Otras configuraciones

Comunicación con las familias

Cómo integrar la comunicación con familias de manera sencilla

Las herramientas de comunicación que acabamos de ver para el alumnado: correo local, chat, foros y videoconferencias, son herramientas que también tenemos disponible para la comunicación con las familias.

Para poder usar estas herramientas dentro del Aeducar de nuestro centro necesitaremos dos cosas:

  1. Crear usuarios para los familiares del alumnado en el Aeducar de nuestro centro

  2. Crear espacios (cursos) en los que incluyamos (matriculemos) de manera organizada a estos familiares

Ambas son tareas que deberá realizar la persona encargada de la gestión de Aeducar en el centro.

Una vez tengamos un espacio (curso) donde tengamos matriculados a los familiares de nuestro alumnado, podremos añadir ahí tanto foros en los que debatir temas de interés para el grupo, como videoconferencias para poder mantener reuniones virtuales.

Sólo en el caso de videoconferencias, podríamos usarlas con personas que no tengan cuenta de usuario en la plataforma, habilitando en su configuración la invitación mediante enlace. Puede sernos útil para la participación de otras personas de la comunidad educativa o expertos en temas de los que se vayan a tratar.

Además podemos enviar mensajes de texto privados a través de la mensajería estándar image.png de Aeducar.

Como veremos en  Tema6 > Uso desde la App Aeducar el correo local no está disponible desde la app por lo que para la comunicación con familias aconsejamos preferiblemente el uso del chat y de los foros,  frente al del correo local, aunque el uso de correo local también generaría sus notificaciones correspondientes en la app que se abrirían en el navegador del dispositivo móvil.

Los foros son unos grandes aliados en esta comunicación, ya que nos permiten añadir tanto imágenes como archivos adjuntos a los mensajes. Además, si necesitamos una comunicación unidireccional (Centro educativo => Familias) podemos hacer uso del foro Avisos del espacio(curso) donde tengamos matriculadas a las familias ya que no permite respuestas y es de suscripción forzosa (todos los participantes del curso recibirán notificación cuando se publique algo nuevo ahí) .

Y ya que tenemos esos espacios creados ¿Por qué no aprovecharlos para compartir en ellos también documentación de interés como normativa, avisos, plantillas de documentos...?

Una posible organización de espacios de comunicación sería la siguiente:

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En la que en el espacio (curso) tendría los siguientes participantes:

Esta posibilidad de articular estos espacios de comunicación, sumado a la posibilidad de su uso desde la app de Aeducar por parte de las Familias, la convierte en una alternativa idónea para la gestión de la comunicación con las familias.

Bloque Acceso Familias.

En Aeducar se ha habilitado el módulo que ofrece el acceso de las familias para la consulta de los avances de sus hijas o hijos. En concreto se ha utilizado el bloque Mentees de moodle.

Se presentará al clicar en Página Principal como un bloque en la zona lateral derecha.

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El acceso a la plataforma para las familias es limitado, pudiendo únicamente consultar información relativa a sus hijas o hijos. Entre la información a la que tendrán acceso está la posibilidad de consultar y/o modificar el perfil de su hija o hijo, así como la consulta de la participación de su hija o hijo en los foros y de sus informes de calificación de las diferentes asignaturas que esté cursando.

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Para que las familias puedan acceder a esta información, es necesario que desde el centro den de alta los usuarios para familiares en la plataforma, que estos usuarios tengan un rol específico (Familiar) y además asociar cada uno de estos usuarios con sus hijos/as.

Esta exhaustiva tarea, unida a la información limitada que con este tipo de acceso se obtiene, hace que sea una opción poco usada desde los centros, sobre todo los de mayor número de alumnado, aunque no está demás conocer que existe esta posibilidad para casos concretos o para centros con menos alumnado.

En este caso, desde el centro educativo se informará a las familias sobre la disponibilidad de esta opción y de los requisitos para el uso de la misma.

No estoy recibiendo notificaciones ¿A qué puede deberse?

Las notificaciones en Aeducar avisan a alumnado, profesorado y otros usuarios de diferentes situaciones como entrega de tareas que deben ser calificadas por el profesorado, avisos al alumnado de modificaciones en actividades, recepción de mensajes o nuevas publicaciones en foro.

Estas notificaciones podemos recibirlas de las siguientes tres maneras:

Qué revisar si no estoy recibiendo notificaciones de Aeducar

Si no estamos recibiendo notificaciones, revisaremos la configuración de preferencias de notificación de nuestro usuario en Aeducar, donde podemos marcar cómo queremos recibir cada uno de los tipos de notificación. Lo tenemos explicado en la página Configuración de las notificaciones  del curso Comenzamos con nuestra aula en Aeducar v4 de Aularagón.

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Si estamos trabajando desde un dispositivo móvil (tablet o smartphone) además revisaremos la configuración del propio dispositivo para las notificaciones de la app de Aeducar. La ubicación de esta configuración puede cambiar de un dispositivo a otro, pero normalmente la encontraremos en Ajustes del teléfono, en la opción Aplicaciones y notificaciones y allí ya buscamos la app Aeducar en el listado de aplicaciones y comprobamos que tenga las notificaciones activadas. La recepción de estas notificaciones puede tener algún retardo temporal, por lo que a la hora de comprobarlo lo tendremos en cuenta.

Notificaciones interesantes

Entre las notificaciones más útiles encontramos:

Notificaciones de tareas
Cuando un profesor crea o modifica una de las tareas propuestas a su alumnado, a partir de la versión v4 tiene la posibilidad de configurarla para que envíe una notificación a su alumnado.

Igualmente puede configurar la tarea para que el profesorado reciba notificación por cada entrega de sus estudiantes y recíprocamente para que cada estudiante reciba una notificación cuando su tarea sea calificada. Ésto se configura desde la sección Avisos de la configuración de la tarea.
Además, si la tarea tiene establecida unas fechas de entrega, aparecerá un nuevo evento tanto en el Calendario de cada estudiante como en la línea del tiempo de su Área personal.

Como ayuda en estas notificaciones de tareas, además el profesor puede usar el bloque Califícame dentro de su curso, que le mostrará aquellas entregas de tareas que estén pendientes de calificar. Puedes ampliar información aquí.

Notificaciones en comunicaciones
Para las comunicaciones utilizaremos principalmente el foro Avisos, para las comunicaciones unidireccionales profesorado->estudiantes y la mensajería y correo local para las comunicaciones bidireccionales.

Cada una de estas tres alternativas de comunicación generan notificaciones en los usuarios para informar de la llegada de una nueva publicación, en el caso del foro Avisos, o de un nuevo mensaje en el caso de la mensajería o del correo local.

Revisaremos nuestras preferencias de notificación para cada uno de estos tres casos en las secciones correspondientes: Foro, Configuración del mensaje entrante y Correo.

A tener en cuenta en el caso del correo local (icono del sobre) y el uso de dispositivos móviles: desde dispositivos móviles no podemos enviar correos locales al tratarse de una funcionalidad adicional al núcleo de moodle, pero sí recibiremos en la app las notificaciones de correo local entrante con enlace al mismo para poder consultarlo. Nos lo abrirá en el navegador (Chrome, Firefox...) que tengamos en nuestro dispositivo móvil en lugar de desde la app de Aeducar.

Ajustes de la página principal

Diferenciamos entre la página de inicio y la página principal.

Página de inicio

La página de inicio es la que se presenta antes de hacer login en la plataforma:

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En esta página de inicio, podemos modificar la cabecera de la misma para sustituirla por una imagen más representativa de nuestro centro:

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Para ellos realizaremos una solicitud a través de la plataforma de soporte o escribiendo a soporteaeducar@educa.aragon.es enviando una imagen con un tamaño mínimo de 1500px x 540px. Lo mismo para cualquier otra información de la página de inicio.

 

Página Principal

La Página Principal es a la que accedemos al clicar en la siguiente opción del menú principal de la plataforma: 

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Aeducar está configurado inicialmente para que en la página principal muestre el Tablón de anuncios de la página que podemos utilizar para trasladar informaciones a todas las personas usuarias de la plataforma.

Desde la cuenta de gestión es posible publicar en este tablón de anuncios. Simplemente será necesario hacer clic en el botón Añadir un nuevo tema, que aparece sobre el tablón de anuncios y así abrirá la página de redacción del aviso donde indicaremos el asunto y la descripción del mismo y después Enviaremos al foro.

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Esta configuración inicial de la página principal podríamos modificarla desde el menú Configuración que aparece en la misma Página Principal:

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o bien desde el apartado Ajustes de la página principal de la Administración del sitio 

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Dentro de los ajustes que podemos modificar estarán: 

Cuando hayamos establecido los parámetros adecuados en los distintos cambios, hacemos clic en el botón de Guardar cambios para volver a nuestra página principal y ver los cambios realizados.

Cómo añadir bloques en la página principal

Si queremos completar la funcionalidad de la página principal añadiendo algún bloque, como el bloque Texto con contenido extra sobre el centro o la plataforma Aeducar , es posible hacerlo activando la edición en esta página:

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En la configuración inicial de nuestro Aeducar, el único bloque que aparece es el de Acceso para familias que únicamente se muestra a los usuarios que tengan asignado al menos un o una estudiante como hijo o hija, pero que actualmente no se usa desde ningún centro y que seguramente será retirado en próximas actualizaciones por su poca practicidad.

Integración de contenidos digitales de editoriales en Aeducar.

Trabajar con los contenidos digitales de editoriales sin salir de Aeducar es posible gracias a la instalación de un complemento que permite integrar el acceso a los contenidos que ofrecen las editoriales desde nuestras aulas en Aeducar.

Esos contenidos estarán alojados en los servidores de las editoriales, pero podremos acceder a ellos a través de nuestra aula en Aeducar con las credenciales que nos proporcione la propia editorial para nuestro alumnado y profesorado.

Instalación del módulo Contenidos Remotos (Marsupial)

Si en nuestro centro queremos añadir la posibilidad de integrar contenidos proporcionados por alguna editorial, primero tendremos que comprobar que esa editorial trabaja con el estándar Marsupial para la integración de contenidos con plataformas Moodle. La mayoría de ellas sí lo hacen, pero nos aseguraremos antes de dar el primer paso.

Una vez sepamos que la editorial trabaja con este estándar, solicitaremos a CATEDU la instalación del módulo que hace posible esta integración en Aeducar. Para ello mandaremos un correo a soporteaeducar@educa.aragon.es en el que indiquemos que necesitamos ese módulo y la dirección de nuestro Aeducar.

Una vez nos lo hayan instalado, veremos que aparece una nueva opción en el menú Administración del sitio de nuestro Aeducar:

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Clicamos en Recursos remotos y vemos las posibilidades de trabajo con este nuevo módulo:

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Configuración de los datos de la editorial cuyos contenidos queremos integrar

El siguiente paso que daremos será el de solicitar a la editorial con la que queramos trabajar los datos que necesitamos para su configuración. Las editoriales conocen esos datos, así que no hará falta que les especifiquemos, pero no está demás recordarlos, son básicamente los cuatro siguientes:

Una vez nos hayan proporcionado estos datos, ya podemos añadir esta información desde la opción Gestionar proveedores.

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Mucho cuidado con introducir espacios en blanco al inicio o al final de los valores de estos campos ya que nos daría error al guardar.

En el campo Nombre indicaremos el que nosotros elijamos para identificar a la editorial. Es un campo obligatorio y será el que nos aparezca en el listado de proveedores. 

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Una vez añadida la editorial, podemos clicar en ella para consultar qué libros o contenidos y sus credenciales tenemos cargados. De inicio nos aparecerá vacío y recomendamos clicar en Actualizar la estructura de libros, antes de proceder a la carga de credenciales.

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Credenciales para el acceso de alumnado y profesorado a los contenidos de la editorial

Como hemos comentado, para poder hacer uso de los contenidos de la editorial, es necesario que cada alumno/a o profesor/a disponga de las credenciales necesarias para ello. 

Estas credenciales nos las deberá proporcionar la editorial, si es en formato csv mucho mejor.

La persona encargada de la gestión de Aeducar en el centro será quien añada estas credenciales a la plataforma. Si necesita acompañamiento en esta tarea, puede solicitarlo a la asesoría de su Centro de Profesorado de referencia.

Con las credenciales que nos envíen desde la editorial prepararemos un fichero csv que tendrá la siguiente estructura:

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Únicamente dos columnas:

De momento esas credenciales no están asignadas todavía a ningún participante específico. Lo haremos más adelante.

Una vez preparado el fichero csv, lo cargaremos en Aeducar desde la opción Proceso de importación de credenciales:

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Una vez cargado el fichero con las credenciales para los contenidos de esta editorial, podemos consultar que se han cargado clicando en Recursos remotos > Contenidos > Nombre de la editorial.

Si se han cargado correctamente veremos algo similar a la siguiente captura de pantalla tomada del Aeducar de un centro:

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Nos fijamos en las columnas Asignadas y Totales. Nada más cargar el fichero csv, en la columna Totales tendremos el número de credenciales que se han cargado para cada uno de los libros, mienstras que en Asignadas tendremos valor 0, ya que la asignación de cada credencial a cada participante, será el siguiente paso a dar.

Asignación de credenciales a usuarios de Aeducar

Para asignar las credenciales a alumnado y/o profesorado concreto, desde la vista anterior clicaremos en el enlace Ver detalles que aparece a la derecha del libro elegido.

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Nos mostrará el listado de todas las credenciales:

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Al final del listado nos aparecerá la lista desplegables de acciones a realizar con las credenciales que seleccionemos, donde elegiremos Asignar:

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Nos llevará a una nueva página donde elegiremos la persona a quien vayamos a asignar la credencial de entre los que aparezcan en el área de la derecha. Nos fijamos en la zona inferior y vemos que tenemos la opción de buscar directamente esa persona por su nombre o bien filtrando por el curso en el que esté matriculada.

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Actividades recomendadas

A la hora de añadir actividades o recursos a un curso, aparece lo que se conoce en Moodle como el selector de actividades:

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Si nos fijamos en esta ventana vemos que aparecen cuatro pestañas:

Podríamos configurar nuestro Aeducar para que además apareciera una nueva pestaña:

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Para ello, la persona encargada de la gestión de Aeducar en el centro marcará esta selección desde Administración del sitio > Cursos > Selector de actividades > Actividades recomendadas.

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Las actividades recomendadas serán las mismas para todos los cursos del Aeducar de nuestro centro.


Creación de informes

Dentro de la gestión de Aeducar, una opción que tenemos habilitada y que puede sernos de ayuda es la creación de informes en base a los datos que tenemos registrados en la plataforma.

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Informes

Existen varios tipos de informes que están preconfigurados de los que destacamos :

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Generador de informes

Además podremos crear nuevos informes adaptados a nuestras necesidades más específicas desde Informes personalizados.

En principio el listado de informes personalizados aparecerá vacío y si queremos crear un nuevo clicaremos en el botón Nuevo reporte que aparece a la derecha de la página:

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Nos aparecerá una nueva ventana para iniciar su configuración indicando el nombre con el que identificar este nuevo reporte, así como la fuente del informe, es decir, qué tipo de información va a mostrar: 

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Veamos por ejemplo la creación de un informe que nos muestre los usuarios que tenemos por cohorte:

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Una vez pulsemos en Guardar nos llevará a la página en la que configurar qué datos queremos que muestre el informe.

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En la zona de la izquierda nos mostrará las entidades relativas a la fuente que hemos elegido (cohortes). Desplegando cada una de estas entidades (Cohorte, Miembro de la cohorte, Usuario) podemos ver los campos disponibles para ser añadidos al informe.

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En la zona de la derecha iremos colocando los campos que queramos que aparezcan en el informe. Nos aparecerá una serie de campos por defecto que podremos mantener o eliminar, según sean nuestras necesidades, hasta tenerlo configurado.

Para añadir campos clicaremos en el + que aparece a la derecha del nombre del campo en el listado de la zona izquierda de la página.

Para eliminar campos del informe clicaremos en el x que aparece a la derecha del nombre del campo en el listado de la zona derecha de la página.

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Como vemos en la imagen anterior, también podremos definir Condiciones y Filtros sobre la selección de estos datos. Para ampliar información al respecto podéis consultar la documentación oficial de moodle en https://docs.moodle.org/all/es/Reportes_personalizados

Calificaciones

Las configuraciones de calificación son diversas y pueden modificarse de acuerdo a las necesidades de un centro. No obstante, en Aeducar se ofrece un amplio listado de ajustes para adecuar la configuración de las calificaciones a las necesidades de cada centro.

Es importante saber que lo que hagamos en este apartado, influirá en todos los cursos de nuestro centro, por ese motivo, es preciso tener muy presente cómo se califica en nuestro centro.

Para acceder a estas configuraciones iremos a Administración del sitio >> Calificaciones:

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A continuación veremos algunas de los ajustes más utilizados de entre todas las opciones que nos ofrece esta pestaña Calificaciones. 

Desde las Ajustes generales podremos elegir por ejemplo:


Desde Ajustes de categoría de calificación:

En nuestro caso tendremos seleccionados por defecto los tres tipos más utilizados: Media, Media ponderada simple y Suma de calificaciones.

Desde Escalas podremos ver las escalas de calificación existentes, modificarlas y crear otras nuevas. Tendremos en cuenta que estas escalas estarán disponibles para todos los cursos de nuestra plataforma Aeducar y que también el profesorado podrá crear sus propias escalas de calificación.

Las escalas son una forma de evaluar o valorar el trabajo del alumnado a nivel individual utilizando nombres de calificaciones (apto/no apto) en lugar de puntuaciones numéricas.

Para crear una nueva escala, accederemos a la página Escalas y allí haremos click en el botón Agregar una nueva escala donde veremos los apartados:

Cuando hayamos completado estos campos, hacemos clic en Guardar cambios.

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Ideas de uso: el uso de escalas es muy útil a la hora de evaluar determinadas actividades o trabajos, utilizando términos más motivadores o con mayor refuerzo emocional que una puntuación numérica: (Necesitas más trabajo, Vas por buen camino, Bien trabajado, Excelente).

Política de privacidad del sitio

Aeducar es una plataforma con una ética amigable de datos, que cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y aprovecha las funcionalidades de moodle para ofrecer de una manera sencilla el acceso y aceptación de la política de privacidad del sitio por parte de sus usuarios, así como las herramientas para que puedan ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de nuestros datos.

Desde la cuenta de gestión, desde Administración del sitio >> Usuarios >> Privacidad y Políticas >> Gestionar políticas es posible definir diferentes políticas de uso, entre ellas la Política de Privacidad.

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En nuestro caso esta configuración viene predefinida al tratarse de unas condiciones comunes a todas las plataformas Aeducar. Se define como una política de obligada aceptación para el uso de la plataforma. Se mostrará a cada una de las personas usuarias en su primer acceso y una vez aceptada no volverá a mostrarse, pero sí estará disponible para su consulta.

Desde Acciones podríamos editarla, consultarla, pasarla a estado inactivo y ver versiones anteriores.

Una vez configuradas las políticas que consideremos para nuestra plataforma, desde Administración del sitio >> Usuarios >> Privacidad y Políticas >> Acuerdos de usuario podremos consultar quiénes han aceptado las políticas establecidas.

Solicitudes de datos en relación con el RGPD

En el RGPD se establecen nuestros derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de nuestros datos.

Para ello, desde el perfil de cada usuario existen las opciones que permiten realizar la solicitud de estas acciones sobre nuestros datos.

Desde la cuenta de gestión vamos a poder atender estas solicitudes de datos. Únicamente tenemos que dirigirnos de nuevo a Administración del sitio >> Usuarios >> Privacidad y Políticas y allí hacer click en la opción Solicitudes de datos. 

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Nos aparecerá un listado de las solicitudes que se hayan realizado por parte de las personas usuarias de Aeducar y a la derecha de cada una la opción Acciones:

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Si desplegamos el menú Acciones veremos que podremos elegir entre ver la solicitud, aprobarla o denegarla. 

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Una vez aprobada la solicitud, en el caso de exportación de datos, el usuario recibirá una notificación con un enlace desde el que proceder con la descarga de sus datos. No es un proceso inmediato, por lo que a veces deberemos esperar un poco a que la notificación sea enviada.