MÓDULO 4: Documentos compartidos en Google Drive

• Unidad 0. Google Drive como herramienta colaborativa
• Unidad 1. Introducción a Google Drive
• Unidad 2. Documentos de Google Drive
• Unidad 3. Formularios de Google
• Unidad 4. Las Hojas de Cálculo
• Unidad 5. Presentaciones de Google
• Unidad 6. Google My Maps
• Unidad 7. Dibujos de Google
• Unidad 8. ¿Quieres más?
• Unidad 9. Llévate tus archivos de Drive a tu nuevo centro
• Unidad 10. Cómo impulsar la accesibilidad a la plataforma y a nuestros recursos didácticos.

Unidad 0. Google Drive como herramienta colaborativa

1. ¿Qué es google Drive?

Google Drive es un servicio que nos permite guardar archivos en “la nube” (Internet) gratuitamente, así como crear nuevos documentos, editar y compartirlos de manera sencilla.

Google Drive nos ofrece un espacio de 15 GB en su versión gratuita (cuentas personales), mientras que para las cuentas de los planes de Google Workspaces para Educación ofrece 100 TB de almacenamiento compartido para todo el centro, para administrar nuestros archivos y favorecer el trabajo colaborativo, aportando herramientas muy potentes de edición, gestión de permisos sobre archivos y control de versiones. Además, podremos descargar nuestros documentos en múltiples formatos, mantener sincronizado nuestro Drive en todos nuestros dispositivos y publicar nuestro contenido en la web.

En definitiva, serás capaz de gestionar grandes cantidades de documentos, datos e información de una forma increíblemente rápida y eficiente.

En las próximas unidades estudiaremos los productos que Google Drive aporta por defecto para tratar cada tipo de documento:

Documentos	Presentaciones	Formularios
Hojas de cálculo	Dibujos	Mapas

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Unidad 1. Introducción a Google Drive

1. Acceso a Google Drive

Una vez accedemos a nuestra cuenta de Google/Gmail, tenemos acceso a Google Drive, entre otros servicios. Podremos abrir de forma rápida a todas nuestras aplicaciones desde cualquier aplicación que estemos utilizando dentro del ecosistema de Google:

Al abrirse la página de Google Drive, tenemos acceso al menú que se representa en la siguiente imagen (la imagen puede variar debido a las constantes actualizaciones que Google realiza de sus servicios). En esta se representan los principales botones de la interfaz junto con la descripción de las funciones menos intuitivas.

1. En este menú podremos seleccionar qué elementos queremos que nos muestre la zona central de la aplicación: los guardados en Mi unidad, mis fotos (Google Fotos), el material que marcado como Destacado, entre otros.
2. Cuando tenemos un archivo seleccionado aparece este menú. Podremos compartir un archivo mediante enlace o invitación, revisar el documento con la opción vista previa, guardarlo en Mi unidad y varias opciones más si clicamos sobre los 3 puntos.
3. A través del icono de Configuración podremos configurar nuestro Drive.
4. Esta es la información que se nos muestra si clicamos en el icono .
5. Nos dice la ruta en la que está alojado el archivo.

2. Creación y gestión de archivos

Para crear un nuevo documento, haz clic en + Nuevo para escoger qué tipo de archivo quieres crear. También podrás crear una carpeta nueva para organizar tus documentos o subir varios archivos o carpetas de golpe. El archivo aparecerá en una ventana nueva. Le damos un nombre clicando sobre Documento sin título en la esquina superior izquierda y ya podemos comenzar a editarlo. Justo al lado del título del documento podremos seleccionar la carpeta donde queremos guardarlo. Si seleccionamos ninguna, nuestro archivo se guardará automáticamente en "Mi unidad".

3. Subiendo documentos

También podemos subir nuestros propios documentos creados con otros programas. Una vez subidos podremos organizarlos, compartirlos, acceder desde cualquier sitio y editar muchos de ellos.

No hay límite en el número de archivos que puedes almacenar. Solo se establece una limitación de espacio de 15 GB en total para cuentas no corporativas y un total de 100 terabytes para las cuentas Fundamentals. En esta cuota cuentan tanto los archivos guardados en "Mi unidad", Google Fotos y los correos electrónicos de Gmail.

IMPORTANTE:

No ocupan espacio en tu Drive: Los documentos creados a través de Drive. Es decir, si creamos un Google doc, un formulario o un archivo excel desde drive, no ocupan espacio en esa cuenta de datos.
Tampoco ocupan aquellos archivos Compartidos conmigo que NO hayamos añadido a Mi unidad.

Puedes subir tus archivos clicando en "Nuevo" > "Subir archivos" o "Subir carpeta". Otra opción es arrastrar tus archivos sobre la ventana del navegador donde tengas abierta tu unidad de Drive.

4. Editando documentos subidos

Google Drive puede abrir documentos realizados con suites ofimáticas como Microsoft Office o LibreOffice, por ejemplo. Una vez subidos los archivos a nuestro Drive clica con el botón derecho sobre el archivo y posteriormente "Abrir con". Si seleccionas el programa propio de Google -Documentos para .docx y .odt, Hojas de Cálculo para .xls y .ods...- podrás editar utilizando todas opciones que proporciona Google. También se puede "Abrir con" desde la previsualización de los archivos.

Asimismo, también es posible abrir un documento en formato .doc, .docx u .odt y convertirlo a formato de Google Documentos. Para ello, una vez en el documento, seleccionamos “Archivo” del menú superior de la aplicación y seleccionamos “Hacer una copia”. Se duplicará el archivo en formato Google documentos.

Cuando ganes experiencia comprobarás que tienes una oferta enorme de aplicaciones para utilizar con los documentos de tu Drive. Puedes explorarlas en "Conectar más aplicaciones".

5. Compartir y colaborar en Google Drive

El verdadero potencial de Google Drive y sus aplicaciones son las herramientas de colaboración. Antes de continuar, conviene tener claro que dentro de las aplicaciones de Google Drive suele haber varias formas de realizar una tarea (dinámica que hemos visto en otras aplicaciones del ecosistema de Google). Veremos sólo algunas de ellas para no añadir complejidad, teniendo presente que este curso es introductorio.

5.1. Cómo compartir un documento

Si quieres compartir tu documento, selecciónalo y haz clic en el botón de Compartir en Google Drive. A continuación aparecerá una ventana en la que podrás añadir los correos de los colaboradores que desees a través del campo “Invitar a personas” y, en la pestaña situada al lado, podemos seleccionar los permisos que otorgas sobre el documento en cuestión:

• Puede editar.
• Puede comentar.
• Puede ver.

Otra opción es compartir un enlace al documento para compartir en Google Drive, configurando también los permisos de acceso. Es posible dar permisos distintos dependiendo del tipo de acceso -invitación por correo electrónico o mediante enlace-.

Si haces clic en la opción “Avanzada” puedes configurar más opciones como, por ejemplo, “Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios”. De esta forma añades una capa más de seguridad y privacidad a tu documento.

5.2. Compartido conmigo

Justo debajo del campo “Mi unidad”, en el menú de la barra lateral izquierda de nuestra pantalla, tenemos la sección “Compartido conmigo”. En este apartado se guardan de forma automática enlaces a todos los documentos y carpetas que cualquier usuario haya compartido con nosotros. Es preciso aclarar que cuando hablamos de enlaces se debe al hecho de que realmente estos documentos no están añadidos a tu unidad y, por lo tanto, no están ocupando tu espacio.

IMPORTANTE:

Tanto si lo dejas en Compartido conmigo, como si lo añades a tu Drive, si el propietario borra el archivo tú también lo perderás. La única forma de conservarlo con seguridad es hacer una copia del mismo. Desde ese momento serán dos archivos con historiales de edición distintos. Haz clic con el botón derecho sobre el archivo que deseas mantener, y luego elige la opción “Hacer una copia”. De esta forma se hará una copia del documento en tu unidad, y éste sí ocupará espacio en el mismo.

Por otro lado, Google nos ofrece aplicaciones nativas para nuestros dispositivos con las que poder sincronizar documentos en la nube. De esta manera, podremos editar o subir un documento desde nuestro ordenador y acceder a él o seguir editándose desde nuestro móvil o tableta.

6. Aplicaciones de Google Drive

6.1. Google Drive para escritorio

Podrás instalar la aplicación descargándola desde la web de Google Drive {.external .text}. Una vez instalada tendrás una nueva carpeta en tu ordenador con el nombre de la aplicación (Drive). Todo lo que guardes en ella, todos los documentos que crees o modificas, siempre que actives el “acceso sin conexión” (ver punto 2.9 de este apartado), se mantendrá sincronizado en la nube siempre que tengas conexión a Internet.

Lamentablemente, el cliente de escritorio está solo disponible para Windows y Mac. Esperemos que próximamente ofrezcan la versión para Linux, como ya lo hacen otras empresas como Dropbox.

A continuación puedes ver el proceso de instalación en imágenes:

6.2. Google Drive para móvil

Como cualquier otra aplicación para Android o iOS, ésta se instala desde la respectiva tienda de aplicaciones: App Store para iOS y Google Play en Android. Bastará con acceder a dichas tiendas desde nuestro dispositivo móvil y darle a instalar. Tendremos entonces acceso a nuestros archivos desde el teléfono, siempre que tengamos conexión a internet. Posteriormente veremos cómo trabajar sin conexión.

Las siguientes imágenes nos dan una idea sobre cómo se ve Drive en nuestro móvil:

7. Trabajando sin conexión

Podremos acceder y editar nuestros Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones incluso cuando no estemos conectados a internet. Tan solo tenemos que activar el acceso sin conexión, eso sí, de este modo hay que activarlo cuando aún estamos conectados.

Para activar el trabajo sin conexión, sigue los siguientes pasos se han de realizar con la aplicación Drive abierta.

7.1. En Android

Podremos tocar y mantener pulsado un archivo durante 1 o 2 segundos y posteriormente extender la selección añadiendo otros archivos. Si todos ellos son del tipo Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones, podremos entonces pulsar en hacerlos accesibles sin conexión. También podremos pulsar en el icono que aparece en la sección inferior derecha de cada archivo, y activar el "Acceso sin conexión".

Para encontrar archivos guardados sin conexión accederemos al menú y pulsaremos en "Sin conexión".

7.2. En iOS

Para activar o desactivar el acceso sin conexión, pulsaremos el icono de Menú que hay junto a cada archivo y después seleccionamos la opción "Descargar y mantener sincronizado".

7.3. En nuestro ordenador

El acceso sin conexión aquí se establece para todos los archivos en conjunto, no para archivos específicos. Esta opción sólo funciona si accedemos a nuestros documentos de Drive a través de Google Chrome. No está disponible en otros navegadores.

• Una vez en tu unidad Drive, hacemos clic en la ruleta de configuración
• Seleccionamos "Configuración".
• Marcamos la casilla "Sincronizar los archivos de Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google con este ordenador para editarlos sin conexión".

Documentos de Google es un procesador de texto que ofrece las opciones medias típicas de cualquier software de este tipo. Destaca, no obstante, en el ámbito colaborativo, ofreciéndonos herramientas muy potentes para el trabajo en equipo con documentos.

Anteriormente hemos tenido una primera toma de contacto con la interfaz. En la siguiente unidad profundizaremos en las opciones propias y características de Documentos de Google.

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Unidad 2. Documentos de Google Drive

En el primer apartado de este módulo ya tuvimos una toma de contacto con la interfaz. A continuación, profundizaremos en las opciones propias y más características de Documentos.

Documentos de Google es una herramienta de la suite ofimática gratuita de Google en la nube, que requiere un navegador y conexión a internet (aunque como veremos podemos trabajar sin conexión) Con Documentos de Google podrás crear tus documentos (textos oficiales -del centro, departamento, etc.-, examenes, apuntes, etcétera). Aunque esta suite ofimática no es tan potente o completa como LibreOffice Writer o Microsoft Word, pero cada vez añade más y más herramientas. Una de las últimas añadidas fue la herramienta de Marca de Agua ("Insertar">"Marca de agua")

Para abrir un nuevo Documento de Google desde nuestro Drive sólo debe hacer clic sobre el botón “Nuevo” y seleccionar del menú desplegable la opción "Documento".

1. Primeros pasos

Hacemos clic en "Archivo"> "Configuración de página". En este menú podrás establecer la orientación, tamaño, color de la página y márgenes. A partir de este momento, podemos empezar a introducir texto como en cualquier procesador de textos. También podremos copiar texto, cortarlo y pegarlo, pero tendremos que utilizar los atajos de teclado que son respectivamente Ctrl+c, Ctrl+x y Ctrl+v. Otra forma de cambiar texto de sitio, es seleccionar la palabra que deseamos cambiar de orden y, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrástrala donde queramos. Le damos formato a esa frase o a todo el texto con los botones de la barra de herramientas.

1.1. Un par de consejos

• Da formato a tu texto: No es recomendable cambiar constantemente la fuente (tipo de letra). En su lugar, intentaremos seleccionar en cada momento el tipo de texto que estemos utilizando (Título, subtítulo, Título 1...). De esta manera tus documentos tendrán un aspecto uniforme y serán más fáciles de leer. Y si no nos gustan los estilos que Documentos trae por defecto, no hay nada de qué preocuparse, podemos crear los nuestros. Seleccionamos el texto que tenga el formato que deseemos conservar como tipo de texto, hacemos clic en la zona derecha de la etiqueta Título, Texto normal,..., y, de nuevo, hacemos clic en la opción "Actualizar \_ para que coincida".
  

  

• Añade tus fuentes: ¿Sabíais que se pueden añadir nuevas fuentes para usarlas en tus documentos? Cuando vayamos a seleccionar la fuente que vayamos a utilizar, en el primer campo veremos la opción “Más fuentes”. Hacemos clic, y seleccionamos la fuente que deseemos de entre todas las disponibles. Recuerda: Elige aquellas que vayas a utilizar, para evitar tener una lista interminable.

• Imprimir: ¿Tenemos ya tu documento escrito? Lo podemos imprimir haciendo clic en el icono correspondiente o en “Archivo" > "Imprimir”. También podemos utilizar el atajo de teclado Ctrl+p. Podremos imprimir, descargar como .PDF o elegir una ubicación dentro de nuestro Drive o el de otra cuenta para guardarlo.

2. El menú insertar

Merece la pena detener nuestra atención en el menú "Insertar" y en todas las posibilidades que nos ofrece. Haz clic sobre él y podrás insertar imágenes, enlaces, ecuaciones y mucho más. Vayamos por partes:

2.1. Las imágenes y sus opciones

Al insertar una imagen, Google nos ofrece múltiples opciones: subir una imagen desde tu dispositivo; hacer una foto con nuestra webcam y poder insertarla en el texto; insertar una imagen desde url (para ello debemos buscar una imagen, copiar la URL y pegarla en el campo para tal fin); añadirla desde tus álbumes guardados en Google Fotos o en tu Drive o la opción de “Búsqueda en la web”, que posibilita encontrar imágenes que pueden reutilizarse con modificaciones para fines comerciales; una licencia libre de las más permisivas (Google hace el filtrado).

Por último, pero no por ello menos importante, existe una opción, relativamente nueva llamada “Explorar”, a la que accedemos a través del icono situado en la parte inferior derecha de nuestra pantalla. Si nos posicionamos sobre este campo, nos ofrecerá la posibilidad de introducir una palabra o serie de palabras para realizar una búsqueda en tus documentos y en la web. Lo más interesante es que nos ofrece una gran variedad de resultados: links a páginas de información, imágenes (libres de derechos) o procedentes de tu Drive.

En el siguiente paso podremos incluso seleccionar el color predominante que queremos en nuestra imagen y el tipo (Cara, Fotografía, dibujo de líneas...).

Hacemos clic sobre la imagen y accedemos a más herramientas de gran utilidad. Observad la imagen de la derecha para ajustar algunos parámetros de la imagen.

2.2. Si no encuentras la imagen que quieres, ¡créala tú!

La herramienta dibujo abre una ventana dentro del propio documento donde crear nuestra imagen desde cero o trabajar sobre imágenes ya existentes. También nos puede servir para introducir leyendas en el pie de una imagen. Para ello, utiliza la opción de “Texto” y escribe el pie de la imagen. Es una herramienta sencilla de utilizar y que os invitamos a probar. En la Unidad 7 de este módulo profundizaremos en su uso.

2.3. Sácale partido a los Caracteres especiales

En Documentos tenemos la posibilidad de utilizar caracteres de todo tipo como parte del texto. La herramienta “Caracteres especiales” ("Insertar">"Caracteres especiales")nos ofrece símbolos, números o caracteres árabes hasta musicales. En caso de no encontrar el que deseamos, lo podemos buscar por palabra clave o dibujarlo para que Google lo reconozca. A continuación ofrecemos un ejemplo.

2.4. Crea tu índice

Como vimos en el punto anterior, es importante seleccionar con cuidado el tipo de texto que se está escribiendo y ordenar correctamente los estilos del mismo. Por ejemplo:

• Título 1: Título de la unidad (1)
• Título 2: Título del primer apartado (1.1)
• Título 3: Para una sección dentro del apartado (1.1.1)

Podemos dar formato a un texto incluyendo estilos y adaptándolos a nuestro gusto en todo tu documento. Podemos generar un índice de forma sencilla y automática. Situamos el cursor en la página donde queremos que se inserte y hacemos clic en "Insertar">"Índice", después elegimos el formato que mejor se adapte a nuestro trabajo.

¡Eso es todo! Podremos acceder a cada apartado de tu documento haciendo clic en el ítem del índice correspondiente.

IMPORTANTE:

Recomendamos utilizar la opción “Ver">"Mostrar el esquema del documento” para:
- Poder ver cómo quedaría el índice antes de incluirlo al inicio del documento, o allí donde deseemos incluirlo. De esta forma podemos revisar si los estilos y la numeración de las unidades o de las partes del texto están correctamente realizadas.
- Nos permite navegar de forma rápida por el texto una vez tenemos, siempre que apliquemos estilos.

3. El menú herramientas

Otro menú muy potente es el de "Herramientas". Desde esta herramienta se puede:

• Comprobar la ortografía de nuestro documento en múltiples idiomas.
• Investigar sobre un concepto o nombre propio sin salir de nuestra ventana.
• Buscar definiciones desde el propio documento.
• Contar las páginas, palabras, caracteres y caracteres sin espacios de nuestro texto.
• Dictarle a Google para que escriba por nosotros.
• Traducir nuestro texto a otro idioma.
• Consultar y editar ciertas sustituciones de texto, por ejemplo (C) por ©.
• Consultar y editar nuestro diccionario personal.

3.1. Ortografía...

Podemos repasar la ortografía de un documento en diferentes idiomas gracias a esta sencilla herramienta. Vamos a "Herramientas">"Ortografía y gramática" y podemos empezar a sustituir palabras por las propuestas por el corrector; ignoramos la sugerencia de corrección o -si está bien escrita- la añadimos a nuestro diccionario para que no la vuelva a dar por mala. Como cualquier otro corrector ortográfico, alguna vez puede interpretar mal una expresión. Cuantas más palabras añadamos, mejor acabará corrigiendo nuestros textos.

3.2. Explorar

En el caso de que deseemos saber más sobre un personaje reseñado en nuestro texto, podemos buscar más información desde nuestro documento sin tener que abrir una nueva pestaña en nuestro navegador. Seleccionamos el texto y hacemos clic en el botón derecho y, seguidamente, elegimos la opción en "Herramientas">"Explorar". A la derecha de la pantalla aparecerá información relacionada con la  búsqueda. Podemos filtrar la búsqueda por imágenes, citas o, incluso, podemos buscar dentro de nuestros documentos personales en Drive.

3.3. Definir

Ya seas estudiante de idiomas o un amante de tu lengua materna ávido de conocimiento, esta herramienta te va a encantar. Selecciona cualquier palabra, haz clic con el botón derecho sobre la misma y selecciona "Herramientas">"Definir". De esta forma podemos buscar en diccionarios en casi cualquier idioma.

3.4. Escritura por voz

Para iniciar la escritura por voz, hacemos clic en “Herramientas">"Escritura por voz”. Para poder utilizar esta opción deberemos permitir a nuestro navegador el acceso al micrófono (Si no lo hemos hecho anteriormente, se nos pedirá ese acceso cuando iniciemos esta herramienta). A continuación nos aparecerá una ventana emergente. Seleccionamos el idioma. Hacemos clic sobre el símbolo del micrófono y... ¡a dictar!

IMPORTANTE:

- La mejor forma de utilizar esta herramienta es con un micrófono que capte bien el sonido. Si tu dispositivo no incluye micrófono, tendrás que hacerte con un micrófono externo.
- Si tu dispositivo tiene micrófono incorporado pero tienes problemas a la hora de aplicar esta herramienta, prueba con unos auriculares con micrófono que capten bien el sonido.
- Presta atención al ruido de tu entorno y al micrófono que utilizas. Es difícil que el programa haga bien su trabajo si tenemos ruido de fondo.
- Necesitas un ambiente silencioso para que esta opción funcione correctamente.
- Además de dictar, hay trucos para mejorar con la escritura por voz. Por ejemplo, para poner punto, decimos al final de la frase “Punto”, o “Coma”, o Punto y aparte”, etcétera. Más comandos de voz en Support.Google.

4. Complementos y combinaciones de teclas

Añade más funcionalidades a tus Documentos de Google obteniendo complementos. Los complementos son extensiones elaboradas por terceras partes que puedes añadir, no sólo a la aplicación Documentos de tu cuenta de Google, también hay complementos específicos para Hojas de Cálculo, Formularios y Presentaciones, siendo algunas de ellas de extremada utilidad.

4.1. Añadir complemento

Haz clic en “Complementos">"Descargar complementos”. Aparecerá una ventana emergente con todos los complementos disponibles. Pasa el ratón por encima de cada una y verás una breve descripción. Si queremos más información, capturas de pantalla e incluso vídeos sobre su funcionamiento, hacemos clic sobre cada uno de ellos. Cuando decidamos cuál queremos utilizar, lo añadiremos a nuestra colección pulsando en + Gratis (casi todos son gratuitos, pero debes considerar que aún siendo gratuitos algunos requieren registro o cuentas premium).

Una vez añadido podrás acceder siempre que vayas a utilizarlo desde el menú "Complementos". Desde este menú también podrás “Gestionar complementos” de tu colección, eliminando los que ya no te interesen.

4.2. Combinaciones de teclas

Si con el tiempo y las horas de uso te vas convirtiendo en un experto, aprovecha el potencial de los atajos de teclado. Vienen reseñados a la derecha de cada opción en los distintos menús. En sistemas operativos Windows puedes acceder a todas las combinaciones de teclas a través del menú "Ayuda">"Combinaciones de teclas", o también usando Ctrl+/.

Para saber más, o sólo para saber cómo usarlo con otros SO o dispositivos, puedes acudir al apartado de la ayuda de Google “Combinación de teclas para dispositivos Android, ordenadores o IOS”.

5. Colaborando en Documentos

En un apartado anterior de este módulo vimos cómo compartir archivos en Google Drive. También podemos compartir el archivo estando ya dentro del documento. Para ello, hacemos clic en , situado en la esquina superior derecha de nuestra pantalla. El proceso de compartir es similar al descrito, tanto para introducir usuarios como dar permisos para compartir, por lo que no repetiremos el proceso. Recomendamos su consulta.

A continuación profundizaremos en las herramientas de edición colaborativa dentro de Documentos de Google.

5.1. Comentar, sugerir y editar

Una vez se ha compartido el documento y hemos dado los permisos pertinentes, se podrán añadir más usuarios para trabajar en el documento, añadir partes, hacer comentarios y/o sugerencias de revisión. ¿Hay un punto controvertido? Seleccionamos el texto o la imagen y hacemos clic en el icono de “Añadir comentario” o a través del menú principal “Insertar> Comentar”. Los colaboradores podrán responder a la nota que has añadido a la derecha del texto e, incluso, resolverla si procede, eliminando todos los comentarios realizados sobre el ítem en concreto.

¿Queremos realizar un cambio necesario y obvio, pero deseamos contar con la aprobación del autor? Puede sugerir un cambio en la edición. Si los colaboradores están de acuerdo sólo tendrán que aceptarla y nuestro texto sustituirá automáticamente al anterior. Para hacer esto cambiamos de "Modo edición" a "Modo sugerencias", seleccionamos el texto o la imagen en cuestión y comenzamos a escribir nuestra aportación.

Si varias personas están editando un documento al mismo tiempo, los cambios podrán verse en las pantallas de todos los colaboradores en tiempo real. El cursor coloreado identifica a cada colaborador. Podemos, incluso, chatear con ellos haciendo clic sobre sus avatares para tener una comunicación más fluida. Eso sí, siempre que estén accediendo al documento con su cuenta de Google.

5.2. Ver historial de revisión

¿Alguien ha añadido material inadecuado o ha borrado algo importante de nuestro texto? No pasa nada. Accediendo al historial de revisión veremos quién ha editado el documento y qué cambios ha realizado en cada momento. Podremos también restablecer el documento a una versión anterior, recuperando el texto original.

Visita el historial de revisión en “Archivo">"Historial de versiones”. Una vez ahí, podemos ir revisando las distintas versiones. Cuando seleccionemos una, se te mostrará la opción “Restaurar esta revisión”. Si hacemos clic sobre el nombre de cada colaborador, aparecerán coloreadas -con el color que identifica a cada uno- las modificaciones que ha realizado en esa revisión.

5.3. Descarga, publica y comparte

Si el documento ya está listo, podemos descargarlo en multitud de formatos e incluso publicarlo en la web mediante un enlace o embebido en tu blog. También puedes enviarlo como archivo adjunto a un mail desde la propia interfaz de Documentos. Todas estas opciones están disponibles desde el menú “Archivo”.

Y por último, ¿observamos que un compañero está editando en ese momento y queremos decirle algo? Aprovechamos el chat integrado. Haz clic sobre el icono junto a los avatares de los participantes.

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Unidad 3. Formularios de Google

Formularios de Google es una herramienta incluida en la suite ofimática gratuita de Google en la nube, que requiere un navegador y conexión a internet. Con Formularios de Google puedes crear tus Formularios de forma sencilla (Encuestas, actividades de repaso, etcétera).

Para abrir un nuevo Formulario de Google desde nuestro Drive sólo debe hacer clic sobre el botón “Nuevo” y seleccionar del menú desplegable la opción Formulario.

1. Interfaz de Formularios de Google

Formularios es una aplicación sencilla a la hora de crear y configurar, pero que nos proporciona muchas posibilidades de aplicación. Con Formularios podemos realizar nuestros propios cuestionarios y formularios para recolectar datos de una forma muy eficaz o para hacer un examen tipo test, entre otras opciones.

Google en su eterno desarrollo no para de rediseñar la interfaz de Formularios y del resto de sus aplicaciones, aunque en esencia las principales funcionalidades se mantienen. En este apartado vamos a trabajar con la última interfaz para que esté actualizada el máximo tiempo posible. 

1. Título del archivo Formulario.
2. Acceso a los complementos instalados.
3. Cambia la paleta de colores de tu formulario o elige un tema.
4. Vista previa. Echa un vistazo a cómo está quedando.
5. Configura las opciones básicas.
6. Envía tu formulario por correo, comparte un link en tu blog o insertarlo. También puedes publicarlo en tus redes sociales.
7. Podrás añadir colaboradores, imprimir, dejar rellenos algunos campos y obtener nuevos complementos.
8. Crea tu formulario añadiendo preguntas.
9. Haz un seguimiento de las respuestas que estás recibiendo.
10. Añade una pregunta.
11. Añade una etiqueta de texto Título y descripción.
12. Añade una imagen, un vídeo o una sección (apartados entre los que se puede redirigir al usuario).
13. Título y descripción del cuestionario.
14. Ejemplo de pregunta de respuesta corta.

2. Configura tu formulario

Google ha introducido numerosas opciones de configuración en la aplicación de Formularios, añadiendo la posibilidad de convertirlo en un cuestionario. Tan importante ha pasado a ser la configuración que se ha añadido como una pestaña más del menú principal de esta herramienta.

La configuración que establezcamos antes de que los usuarios contesten al formulario determinará la naturaleza de este. Es decir, si habilitamos la opción “Convertir en un cuestionario”, nos ofrecerá una serie de opciones que permitirán, incluso, convertir nuestro formulario en un examen o actividad de repaso. Y si no la activamos, nuestro formulario tendrá unas funciones más clásicas. A continuación vamos a analizar, de forma breve y sencilla, todas estas posibilidades.

2.1. Convertir en un cuestionario

Desde hace unos meses la tarea de hacer cuestionarios con Google Forms se ha simplificado. De hecho esta posibilidad y versatilidad es uno de los beneficios a la hora de realizar tareas de repaso o, incluso, examenes. Su integración con Classroom se ha mejorado notablemente y ha convertido esta opción en una de las más populares en estos últimos meses entre los usuarios de la plataforma Google Workspace for Education.

Para convertir un formulario en un cuestionario, debemos activar la opción “Convertir en un cuestionario” y nos aparecerán las opciones que podemos visualizar en la siguiente captura de pantalla.

Como se observa, las opciones que nos permite modificar (activar o desactivar) están estrechamente relacionadas con el feedback que pueden recibir los usuarios que hagan el cuestionario.

1. Se puede modificar cuándo se publican las calificaciones, pudiendo cambiar la configuración para que no se publiquen hasta que se realice una comprobación manual por parte del docente.
2. Para los centros que utilizan Chromebook en sus aulas, se puede habilitar la opción “Modo bloqueo”, que impide a las personas que realizan el formulario salir del mismo para poder consultar información.
3. En la opción “Ajustes de los usuarios”, la aplicación permite configurar la información que recibirá la persona que hace el formulario en cada momento, pudiendo habilitarse o deshabilitarse dependiendo de nuestras necesidades.
4. También se puede modificar la puntuación que recibe el usuario por cada pregunta. De forma predeterminada se da 1 punto por cuestión.

2.2. Respuestas

Con la posibilidad de crear cuestionarios, se han ampliado las opciones clásicas en las respuestas. Actualmente, tenemos muchas más opciones a configurar. Las opciones más importantes son las siguientes:

1. Podemos habilitar (o no) la opción para “Recopilar direcciones de correo electrónico” de cada usuario que responda al cuestionario. Una vez más, dependerá de la finalidad del cuestionario. Si necesitamos esta información realmente o no. Si la habilitamos en las respuestas individuales de los usuarios se guardará el correo de cada uno con sus respuestas. Si hacemos una encuesta anónima, deberemos desactivarlo.
2. Se puede habilitar la opción de enviar una copia de las respuestas a los usuarios que han realizado el cuestionario (requiere que se habilite la anterior opción)
3. Podemos habilitar la opción para que se puedan modificar las respuestas una vez se han enviado. Dependerá de la naturaleza del cuestionario y la finalidad del mismo.
4. Podemos limitar el uso del cuestionario a nuestra unidad organizativa (nuestro centro) y, por lo tanto, tendrán que loguearse con su cuenta de correo corporativa o del centro. Si deshabilitamos esta opción, el cuestionario será público, podrán contestar aquellas personas que tengan el enlace.
5. El formulario se puede “Limitar a 1 respuesta”, es decir, cuando se conteste y se envíe, no se podrá modificar el cuestionario ni el usuario podrá volver a rellenar el formulario. Esta opción es vital para llevar a cabo encuestas o realizar pruebas de calificación.

2.3. Presentación

Formularios de Google nos permite personalizar cómo se presentarán las respuestas y la estructura del formulario. Entre las opciones que nos permite la aplicación destacan:

1. Formato de presentación del formulario: Podemos elegir entre mostrar o no la barra de progreso (puede ser de ayuda para informar de al usuario del progreso del cuestionario) y si deseamos que la preguntas se muestran en orden aleatorio (cada usuario recibirá un formulario con las preguntas en distinto orden)
2. Después del Envío: Podemos configurar un mensaje personalizado (hacer clic en editar) que se mostrará cuando el usuario finalice el cuestionario. También podemos mostrar el enlace para enviar otra u otras respuestas y habilitar o deshabilitar que los usuarios puedan ver un resumen de las preguntas. Si se trata de un cuestionario de autoevaluación del centro o de la labor docente, es bueno habilitarlo. Si se trata de una prueba o examen, quizá no sea tan pertinente. Dependerá de cada docente.

2.4. Valores predeterminados

Estas opciones se pueden activar o desactivar y afectan a todo el formulario. De tal forma que, si habilitamos la opción de “Marcar las preguntas como obligatorias de manera obligatoria”, todas las preguntas serán obligatorias de forma predefinida y no tendremos que activarlas cuando estemos realizando las preguntas.

IMPORTANTE:

- ¿Quieres hacer una prueba sencilla de conocimientos a tus alumnos? Marca la casilla: “Limitar a 1 respuesta”.
- ¿Quieres utilizar el formulario para rellenar las veces que haga falta para recoger datos de una forma cómoda? Habilita la opción “Mostrar enlace para enviar otra respuesta”.
- ¿Vas a recoger datos personales de cada encuestado que no deben ser vistos por el resto de participantes? NO marques la casilla “Ver un resumen de las respuestas”.

3. Envía y publica tu formulario

Para enviar y publicar un formulario es necesario hacer clic en el botón en “ENVIAR”, situado en la zona superior derecha de la pantalla. Al hacerlo, se accederá a las siguientes opciones:

• Compartir por correo electrónico: podrás elegir los destinatarios (correo electrónico) y redactar el mail. Se añadirá un enlace de forma automática en tu mail para que los encuestados accedan a él. También puedes incrustar directamente el formulario en el mail que envías seleccionando la casilla “Incluir formulario en el correo electrónico”.
• Publicar enlace: dicho enlace llevará a tus encuestados hasta el formulario publicado. Podrán entonces rellenarlo y enviarlo. También tienes la opción de acortar la url para compartirla con más facilidad.
• Embeber o incrustar: te genera un iframe con el que puedes insertar tu formulario en tu página web o blog. Puedes redimensionar aquí mismo el tamaño de dicho iframe.
• Añadir colaboradores: Como todas las herramientas que hemos visto, y que veremos en este apartado, Google facilita la colaboración a la hora de crear formularios, por lo que existen varias formas de añadir “Colaboradores”. Una de ellas la observamos en el menú de Enviar, en la parte inferior del mismo. Como ya es habitual, al hacer clic en “añadir colaboradores” podremos invitarlos vía correo electrónico y seleccionar los permisos que tendrán.
  Utiliza también los botones sociales para dar difusión a la encuesta en las principales redes sociales.

 

4. Preguntas de Formularios de Google

En este apartado veremos los tipos de preguntas que podemos hacer en un formulario de Google. Para añadir una nueva pregunta, hacemos clic sobre el icono aparecerá una nueva pregunta justo debajo de la sección que tengamos seleccionada. Por defecto el tipo de la pregunta será de “Selección múltiple”. Haz clic sobre ella y verás que aparecen más opciones de configuración, entre ellas un desplegable para cambiar el tipo de pregunta.

A continuación vamos a ver las opciones avanzadas de cada uno de los tipos de pregunta.

4.1. Respuesta corta, párrafo y escala lineal

Vamos a ver estos tres tipos de pregunta de forma conjunta porque tienen, en general, las mismas opciones. Tanto la "Respuesta corta" como el "Párrafo" son tipos de pregunta que requieren una respuesta (corta o más larga) por parte del usuario. Por otra parte, la pregunta “Escala lineal” establece una escala (por ejemplo de 0 a 10), que se suele incluir para que el usuario muestre su grado de acuerdo con la pregunta.

En cuanto a la configuración. Si haces clic en el icono "Menú"puedes elegir si mostrar un "Texto de ayuda", para guiar al alumno o al usuario, o el menú "Validación de datos". Imagina que estás pidiendo que se introduzca su correo electrónico. Con esta opción se evita que los encuestados envíen mails sin @ o que no terminen con su tipo de dominio (.com .es...), que envíen respuestas numéricas fuera de rango, etc. Reflexiona: ¿Para qué utilizarías estos tres tipos de pregunta?

4.2. Selección múltiple y Desplegable

Este tipo de preguntas nos permite seleccionar una sola opción entre varias propuestas. Son preguntas que nos permiten, en este caso, preguntar sobre una cuestión y que el participante seleccione una o varias opciones. Asimismo, también se adapta perfectamente para ejercicios de repaso de tipo test.

Sus opciones avanzadas permiten redirigir a los encuestados a una sección concreta u a otra del formulario dependiendo de la opción que elijan. Además, las respuestas quedarán registradas en la hoja de cálculo escritas exactamente como nosotros queremos. Esto facilitará mucho el tratamiento de estos datos.

Pero, para hacer esos itinerarios de preguntas, es necesario crear secciones. Es decir, lo ideal sería hacer una pregunta y añadir una sección seguidamente. Y así hasta que lo creamos conveniente. ¿Qué es una sección y cómo se añade? Una sección nos permite dividir el formulario en varias páginas, por así decirlo. Podemos estar ante un formulario con 50 preguntas, y podemos hacer 5 sesiones de 10 preguntas cada una. O, en caso de hacer un itinerario, después de cada pregunta podemos añadir una sección. Añadimos una sección haciendo clic en el icono "Añadir una sección" , y seguidamente crearemos otro apartado sobre el que introducir cualquier elemento propio de un formulario. ¿Cómo dirijo a los participantes a una u otra sección? Al final de cada sección, excepto de la última, podremos decir qué camino tomar.

• Ir a la siguiente sección.
• Ir a una sección en concreto.
• Enviar el formulario.

4.3. Casillas de verificación

Las casillas de verificación permiten crear preguntas donde el participante podrá seleccionar más de una opción. En "Validación de datos" dispondrás de las siguientes opciones para limitar las respuestas aceptadas:

• Selecciona por lo menos.
• Selecciona como máximo.
• Selecciona exactamente.

4.5. Cuadrícula de varias opciones

Imagina que quieres evaluar de 1 a 5, siendo 1 "decepcionante" y 5 "apasionante", la experiencia de cada alumno en su visita a las distintas salas del Parque de las Ciencias. Podríamos ir añadiendo filas con el nombre de las salas a medida que rellenamos esta pregunta. En las columnas escribiríamos "decepcionante" ... "apasionante". Pero, cada vez que añado una fila, automáticamente se añade una columna. ¿Cómo hago para tener distinto número de filas y columnas? No te preocupes, una vez hayas rellenado todas las opciones, elimina las que no uses clicando en la X correspondiente.

Puedes exigir una respuesta por fila y limitar a una respuesta por columna para garantizar que las respuestas tengan sentido.

4.6. Títulos, imágenes y vídeos

Si quieres dar título y descripción a una zona del formulario, pero no necesitas las opciones de redireccionamiento que te ofrece la sección, haz clic en icono "Texto". También podrás insertar vídeos  e imágenes .

Presta atención a los botones bajo la edición de cada pregunta

¿Tienes que configurar varias preguntas parecidas con las mismas opciones? Duplica la pregunta modelo y edita la nueva. Si deslizas el botón Obligatorio, nadie podrá enviar un formulario sin contestar a esa pregunta.

¡Eso es todo! Ya podemos crear nuestro propio formulario.

5. Respuestas de Formularios de Google

Todas las respuestas que vayamos recibiendo a través de nuestro formulario se irán almacenando en el mismo, a modo de resumen, y en una hoja de cálculo. Se nos abre pues un sin fin de posibilidades. ¿Quieres saber más?

5.1. Vista resumen, individual... ¿se aceptan respuestas?

En la sección Respuestas (1) podremos ver un resumen (2) de las respuestas recibidas hasta el momento. Éste será el que se muestre a todos los encuestados al enviar el formulario, si en la “Configuración” hemos seleccionado "Ver un resumen de las respuestas".

También podrás ver las respuestas de cada encuestado si hacemos clic en el botón "Individual" . Asimismo, podemos cerrar el cuestionario para no recibir más respuestas deslizando el botón “Se aceptan respuestas”. Si deseamos volverlo a abrir, lo habilitamos desde este mismo botón.

5.2. Ver respuestas en hoja de cálculo

Si hacemos clic en el icono de Hoja de Cálculo , que aparece junto al icono de "Menú" podremos ver las respuestas en una Hoja de cálculo de Google. Ésta se genera de forma automática. Si no hemos seleccionado aún un destino para las respuestas lo podremos hacer ahora. Se creará en nuestro Drive una hoja de cálculo con el mismo título del formulario seguido de (respuestas). A partir de este momento cuentas con la potencia que ofrecen las hojas de cálculo en cuanto a gestión de datos. En la siguiente unidad profundizaremos en este tema.

Más opciones en respuestas

Junto a "ver respuestas en Hoja de Cálculo" ,podemos acceder a más opciones. Éstas son:

• Recibir notificaciones por correo electrónico de respuestas nuevas.
• Seleccionar destino de las respuestas.
• Desenlazar formulario.
• Descargar respuestas (.csv)
• Eliminar todas las respuestas.

6. Para acabar

¿Quieres añadir colaboradores para que editen el formulario, obtener complementos...? 

Haz clic sobre el icono "Menú", esta vez en la esquina superior derecha de la pantalla. Te aparecerá el menú que ves en la imagen, y como puedes comprobar, puedes hacer muchas otras cosas que ya sabemos de otras aplicaciones como “Hacer una copia”, “Mover a la papelera” (lo borra) u “Obtener complementos” para Formularios.

Asimismo, en la parte final, tienes acceso tanto al centro de ayuda como a una visita guiada para ampliar información sobre el uso de esta herramienta.

Idea de uso:

Formularios de Google es una potente herramienta que, como hemos visto, no sólo sirve para realizar encuestas. También se pueden crear cuestionarios o pequeños exámenes en los que se pueda valorar el avance del alumnado. También nos puede servir para crear un formulario de Autoevaluación o para realizar un diagnóstico inicial sobre algunos de los programas o temas que se abordan o trabajan a nivel de centro.

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Unidad 4. Las Hojas de Cálculo

Hojas de Cálculo de Google es una herramienta de la suite ofimática gratuita de Google en la nube, que requiere un navegador y conexión a internet (aunque como veremos podemos trabajar sin conexión) Con Hojas de Cálculo de Google podrás crear tus documentos Excell. Aunque esta suite ofimática no es tan potente o completa como LibreOffice Cal o Microsoft Excell, cada vez añade más y más herramientas y opciones.

Para abrir una nueva Hoja de Cálculo de Google desde nuestro Drive sólo debe hacer clic sobre el botón “Nuevo” y seleccionar del menú desplegable la opción "Hoja de Cálculo".

1. Introducción a Hojas de Cálculo

Si habéis trabajado ya con hojas de cálculo, éste módulo os será fácil. Hojas de Cálculo de Google proporciona herramientas de nivel intermedio para el tratamiento de este tipo de archivos. Como en el resto de productos de Drive, el verdadero potencial está en la capacidad de colaboración que nos ofrece.

Las hojas de cálculo nos permiten gestionar, editar y analizar diferentes tipos de datos. Podrás organizar dichos datos a tu gusto para hacerlos más significativos, filtrarlos, realizar operaciones sobre ellos, aplicar funciones, mostrar gráficos que relacionan grupos de datos, y mucho más.

¿Has deseado alguna vez que tus alumnos pudieran tener acceso a su informe académico actualizado día a día? ¿Y si sus padres también pudieran tener acceso a él? Podría ser algo positivo, pero el trabajo que lleva crearlo y mantenerlo lo hace insostenible. Bueno, pues en este sentido y otros muchos, Hojas de Cálculo nos puede facilitar enormemente la tarea.

2. La interfaz de Hojas de Cálculo

En la primera unidad de este módulo ya se vieron algunos aspectos de la interfaz que son comunes a todos los productos de Google Drive. A continuación nos centraremos en los aspectos propios de las Hojas de Cálculo.

1. Barra de herramientas de acceso rápido. Aquí encontraremos botones de acceso rápido a las herramientas más utilizadas. Éstas también se pueden encontrar en los distintos apartados del menú superior (Archivo, Editar, Ver...).
2. Barra de fórmulas. Teniendo una celda seleccionada comenzamos a editar sobre ella o haciendo clic sobre esta barra. Puedes introducir texto, datos numéricos, expresiones aritméticas o funciones.
3. Fila. Haciendo clic en uno o varios números seleccionaremos filas completas.
4. Columna. Haciendo clic en una o varias letras seleccionaremos columnas completas.
5. Celdas. Cada intersección entre filas y columnas genera una celda. En estos espacios introduciremos los datos.
6. Barra de hojas. Podemos añadir hojas, gestionarlas o cambiar el orden de las mismas.

3. Introduciendo datos

Como hemos visto anteriormente, para introducir datos basta con seleccionar con el curso una celda y comenzar a escribir. También puedes escribir en la barra de fórmulas. Si queremos editar una celda que ya tiene datos sin borrar el contenido de la misma, hacemos clic sobre ella dos veces. Aparecerá entonces el cursor dentro de la celda y podrás añadir o quitar lo que quieras.

Además de añadir datos mediante el teclado tenemos otras herramientas disponibles. Vamos a verlas someramente.

3.1. Copiar, cortar y pegar

Al igual que en la gran mayoría de aplicaciones de edición, los atajos de teclado para copiar, cortar y pegar son respectivamente Ctrl+c, Ctrl+x y Ctrl+v (En Mac cambiamos el Ctrl por la tecla ⌘). Estás opciones están también disponibles a través del menú Editar. Selecciona una o varias celdas (clica sobre una y arrastra), cópialas o córtalas y sitúa el cursor en las celdas donde quieras ponerlas. Dale a Ctrl+V (⌘+v) y listo.

Merece especial atención la opción “Pegado especial”. Mientras que en Documentos de Google u otras aplicaciones las opciones en este aspecto se limitan a “Pegar” o “Pegar sin formato”, en Hojas de Cálculo de Google las opciones son muchas más. En la siguiente imagen verás las posibilidades que te ofrece.

¿Quieres mover datos de una celda a otra? Otra opción es utilizar la acción que se conoce como “drag and drop”, es decir, arrastrar y soltar. Selecciona una celda y sitúa el cursor en uno de los bordes de la misma. Verás que el cursor se transforma en una mano. Mantén pulsado entonces el botón izquierdo del ratón y arrastra la celda a su nueva posición. Suelta el botón del ratón para dejar fija la celda.

3.2. Rellenar

Si tenemos una serie de datos (en una columna, queremos hacer un listado de 50 alumnos) y queremos extenderla a lo largo de un conjunto de celdas primero debemos seleccionar la celda o celdas ya rellenas. Después nos situamos en la esquina inferior derecha de ese conjunto de celdas, mantenemos pulsado y arrastramos. La siguiente imágen puede aclarar el proceso.

3.3. Referencias

También podemos introducir datos presentes ya en otras celdas haciendo referencia a las mismas. Para hacer referencia a otra celda comenzamos escribiendo el signo igual =. Después añadiremos la celda que queremos mostrar. Es decir, introduciremos en primer lugar la columna (letra) y posteriormente la fila (número). Una referencia a una celda sería por ejemplo =F5. No obstante, bastará con escribir el = y, después, haz clic sobre la celda a la que queremos hacer referencia.

Hay dos tipos de referencias: relativas y absolutas -lo que vas a leer a continuación es algo complejo. Lo entenderás mejor viendo el vídeo o las imágenes-. ¿Qué las diferencia? Por ejemplo, si rellenamos un conjunto de celdas a partir de una referencia relativa, ésta se va incrementando en cada celda. Sin embargo, si hacemos lo mismo basándonos en una referencia absoluta, ésta se mantiene constante. Utilizaremos el signo $ para hacer absoluta una referencia.

¿Sabías que puedes hacer referencia a celdas de otra hoja? ¿Y a celdas de otro documento Hojas de Cálculo?.

4. Editando hojas de cálculo de Google Drive

Podemos modificar las Hojas de Cálculo de Google modificando las celdas tanto en su anchura como su altura, podemos eliminar o añadir filas y columnas o podemos ocultar algunas de ellas. De todo ello hablaremos en esta sección.

4.1. Modificando el ancho y la altura de columnas, filas y celdas

Si pasas el cursor por las letras y números de columnas y filas, verás que cuando te sitúas en el límite entre dos tu cursor se transforma en una doble flecha. Mantén pulsado entonces y arrastra el límite a tu gusto.

En el caso de las columnas, si al ver la doble flecha clicas dos veces, el ancho se ajustará al de los datos contenidos.

¿Quieres dar el mismo tamaño a un grupo de filas o columnas? Selecciona las filas o columnas cuyo tamaño deseas unificar con el cursor. Haz clic con el botón derecho sobre el número de la fila o la letra de la columna. En el submenú que emerge selecciona “Modificar tamaño de fila” o “Modificar tamaño de columna”, según sea el caso. Después introduce un alto o ancho de forma personalizada. Selecciona “Ajustar los datos” y finalmente “Aceptar”.

También puedes aplicar este formato para todo el documento, seleccionando la intersección superior izquierda tal y como se muestra en la siguiente imagen.

4.2. Añade, borra y mueve filas y columnas

Para añadir filas y columnas haz clic sobre una de ellas con el botón derecho y selecciona “Insertar 1...”. Para borrar una, la seleccionamos y pulsamos en “Eliminar... “. También puedes borrar solo el contenido de una fila concreta. Para ello nos posicionamos en el número de la fila, hacemos clic en el botón derecho y selecciona “Borrar datos de la fila”, en el menú contextual de las filas. En el caso de las columnas, elegimos la letra de la columna, hacemos clic en el botón derecho y elegimos la opción “Borrar columna”. Todo el contenido de la columna desaparecerá. Si nos hemos equivocado y nos damos cuenta, podemos hacer clic en el botón deshacer .

¿Quieres insertar más de una a la vez? Selecciona el número de filas/columnas que desees y repite los pasos anteriores.

Mueve las filas/columnas de sitio arrastrándolas. Pasa el cursor sobre sus números/letras y, cuando el cursor se transforme en mano, arrástralas al lugar deseado.

4.3. Ajustando el texto y combinando celdas

Siempre que una celda de texto tenga contenido demasiado largo para ser mostrado al completo tendrás que elegir entre dos opciones: ajustar el texto o combinar varias celdas.

• La opción Ajuste de texto (menú "Formato" > "Ajuste de texto" o ""), modificará automáticamente la altura de la celda, permitiendo que el contenido se muestre en varias líneas.
• La opción Combinar celdas te permite unir celdas adyacentes para que formen una sola. Este proceso se puede revertir clicando en el mismo botón de la barra de la barra de herramientas Icono combinar celdas. Recuerda: para poder utilizar este botón debes seleccionar previamente las celdas a combinar o la celda a separar.

4.4. Inmovilizando filas y columnas

Imagina que tienes que trabajar con una gran cantidad de datos. Quieres revisar los datos de la hoja de cálculo sin perder de vista la primera fila, donde tienes escrito el concepto al que responde cada columna de los datos en los sucesivos registros. En ese caso, tanto en filas como en columnas, debes seleccionar con la opción del menú "Ver">"Inmovilizar".

Selecciona una de la fila o columna que marque el límite del rango que quieres inmovilizar y a continuación haz clic en “Ver>"Inmovilizar">"opción correspondiente”.

5. Dando formato a Hojas de Cálculo en Google Drive

La forma en la que visualizamos los datos es fundamental para que éstos sean significativos, para que nos digan algo de forma sencilla y clara. A continuación veremos cómo cuidar el formato de las hojas de cálculo que edites y hacerlas algo más accesibles y vistosas. El orden y la claridad en la exposición de los datos es vital tanto para trabajar como para presentarlos.

5.1. Formato de la celda

Seleccionar qué tipo de datos está recogiendo cada rango de celdas nos facilitará mucho el posterior manejo de los datos. Para ello, selecciona el rango de celdas (conjunto de celdas) que vayan a contener el mismo tipo de dato -fecha, moneda...- y aplícalo. Puedes acceder a las distintas opciones a través de la barra de herramientas o desde el menú “Formato”.

Otra herramienta extremadamente útil es la de “Formato condicional”. Imagina que tienes una hoja de notas de tu alumnado y quieres resaltar en color verde los aprobados. Seleccionando un rango de celdas, haz clic sobre ellas con el botón derecho y en el submenú resultante puedes establecer ese formato para el fondo de la celda si la nota es igual o superior a 5. Este es solo un ejemplo de las múltiples posibilidades tienes a tu disposición. Puedes indagar más y probar diferentes configuraciones por tu cuenta.

5.2. Fuentes y fondo

Al igual que ocurre en el procesador de textos, a través de la barra de herramientas tienes acceso a las principales opciones de formato para texto y fondo de la celda. Al ser un proceso similar, no vamos a incidir en ello. Prueba diferentes configuraciones y elige la configuración que más se adapte a tu estilo.

5.3. Bordes

Para resaltar los bordes de las celdas, utiliza el botón de la barra de herramientas "Configurar bordes". Su configuración nos ofrece las siguientes opciones:

• Elegir qué lados queremos resaltar (interiores verticales, exteriores, superiores...)
• Elegir el color de la línea.
• Elegir el tipo de trazo.

5.5. Imprimir

Como suele ocurrir, para imprimir podemos hacer clic con nuestro cursos en el icono correspondienteo pulsar Ctrl+P. En el caso de Hojas de Cálculo, nos aparecerá un cuadro específico de configuración de la impresión. Conviene dedicar tiempo a probar las distintas opciones. El problema principal al imprimir hojas de cálculo es que éstas se ajusten al tamaño del papel. Para ello, en el apartado “Diseño”, selecciona la configuración más conveniente.

Si quieres que en la impresión aparezcan solo aquellos bordes que hayas resaltado, no olvides marcar la casilla 'Sin líneas de cuadrícula'.

Una vez configurada la impresión, llegarás al cuadro que ya vimos cuando estuvimos revisando el funcionamiento de Documentos de Google para proceder a su impresión.

6. Fórmulas y funciones en Hojas de Cálculo en Google Drive

Gracias a las fórmulas y funciones podemos manejar los datos de manera eficiente. Sin éstas, nuestras hojas de cálculo serían como documentos de texto. Veamos la definición de cada una:

• Fórmulas: expresiones matemáticas que, escritas en una celda, devuelven el resultado requerido en la propia celda.
• Funciones: Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que la escribas tú mismo. Fuente: www.gcfaprendelibre.org
  A continuación profundizaremos en la utilización de cada una.

6.1. Creando fórmulas

Toda fórmula comienza con el símbolo = seguido de una expresión matemática. En dicha expresión utilizaremos casi siempre números mezclados con referencias a otras celdas para realizar nuestros cálculos. Los operadores matemáticos disponibles son los siguientes:

• Suma +
• Resta -
• Multiplicación *
• División /
• Exponente \^

Por supuesto, la complejidad de las funciones a utilizar puede variar. Si vamos a crear fórmulas más complejas conviene recordar el orden de las operaciones:

• Operaciones limitadas por paréntesis.
• Potencias.
• Multiplicaciones y divisiones.
• Suma y resta.

Recuerda que, ante operaciones del mismo nivel, éstas se realizan de izquierda a derecha.

Vamos con un ejemplo sencillo. En las celdas A1, A2 y A3 tienes los valores 5, 8 y 12 respectivamente. ¿Cuál sería el resultado de la siguiente fórmula escrita en A4? =3*(A2-A1)\^2-A3. Vayamos por partes:

A2-A1 = 3
3\^2 = 9
3*9 = 27
27-A3 = 15

IMPORTANTE:

No hace falta escribir A2 cuando toque ponerla en la función. Haz clic sobre la celda y se incluirá automáticamente. En la imagen anterior puedes ver el ejemplo sobre la propia hoja de cálculo.

6.2. Funciones

Una función, al igual que las fórmulas, debe comenzar con un signo =. Escribe después el nombre de la función y los argumentos, éstos últimos entre paréntesis. De esta forma ¡Habrás creado tu primera función! Los valores o las celdas dentro de los paréntesis van separadas por dos puntos(:) o punto y coma(;).

• Dos puntos: crea una referencia a un rango de celdas. Por ejemplo, =SUM(A1:B3) sumará los datos existentes en las celdas A1,A2,A3,B1,B2 y B3.
• Punto y coma; separa valores individuales, referencias y rangos de celdas. Por ejemplo, =SUM(A1:A3;C1:C3;D4;4)

¿Quieres acceder a las funciones más utilizadas y muchas más? Pulsa en el botón de acceso rápido a las funciones. Si haces clic sobre ellas se introducirán directamente en la celda. En "Más funciones" podrás ver todas las que ofrece Hojas de Cálculo de Google.

¿Sabías que puedes dar nombre a un rango de celdas?. Si lo haces, tu función =AVERAGE(B2:B26) podría quedar así =AVERAGE(Notas) También puedes utilizar funciones dentro de otras funciones, es decir, funciones anidadas. En los enlaces encontrarás más información al respecto para poder profundizar.

7. Ordena, filtra y colabora en Hojas de Cálculo

7.1. Ordenar y filtrar

Podemos ordenar toda una hoja en base a los valores de una columna, o bien podemos acotar la ordenación a un intervalo de celdas.

• Ordenar hoja: Haz clic en la celda que contiene la letra de la columna que quieras ordenar, o en las celdas que desees ordenar. En el menú principal, ve a “Datos”>“Ordenar hoja por columna X…”.
• Ordenar intervalo: Selecciona las celdas que desees ordenar. En el menú principal, ve a “Datos”>“Ordenar hoja por columna X…”.

En el siguiente ejemplo puedes ver cómo los alumnos han quedado ordenados por la nota obtenida en el examen.

Ahora quiero ver sólo al alumnado que ha aprobado. ¿Cómo lo hago? Fácil, filtrando los datos. Para ello sólo tengo que clicar sobre una celda de la columna cuyos datos quiera filtrar y clicar en botón correspondiente. En la primera fila de nuestro conjunto de datos aparecerá una flecha. Podremos entonces filtrar por valor o por condición. Vuelve a hacer clic sobre el icono de filtro para ver de nuevo todos los datos.

7.2. Colaborar.

Una vez vistas las opciones para compartir desde Google Drive y las herramientas de colaboración de Documentos de Google, echemos un ojo a las opciones de Hojas de Cálculo de Google Drive.

Al igual que en Documentos, Hojas de Cálculo permite la inserción de comentarios con las opciones ya conocidas. Eso sí, en este caso los comentarios se insertan en cada celda. Una vez hecho el comentario, queda oculto y la celda marcada en su esquina superior derecha con un pequeño triángulo naranja. Al pasar por encima de ella con el ratón volverán a aparecer los comentarios asociados. Para insertar un comentario haz clic con el botón derecho sobre la celda deseada y selecciona “Insertar comentario” o ve al menú principal>Insertar>Comentarios.

Justo debajo de esta opción encontrarás la opción “Insertar nota”. Se trata de la versión simple de los comentarios. Es decir, no cuenta con las opciones de responder, resolver ni realiza el seguimiento de quién ha escrito qué. Por lo demás funciona igual. Es una forma de dejar notas en nuestro documento, quizá para recordar algún aspecto de la fórmula o del dato. La casilla que contenga una nota mostrará un triángulo en la esquina superior derecha de color gris.

¿Has compartido tu hoja de cálculo para que cada colaborador rellene una parte? Asegúrate de que no trabajen en las celdas u hojas equivocadas. ¡Protégelas! Para acceder a la opción “Hojas e intervalos protegidos”, selecciona el intervalo de celdas y haz clic sobre ellas con el botón derecho. Entre las opciones del menú contextual encontrarás “Ver más acciones de la celda">"Proteger intervalo”. A continuación aparecerá una barra a la derecha como la que ves en la imagen. Puedes “Establecer permisos” para esa hoja o intervalo concreto. Esta es una herramienta muy potente, ¿verdad?

Para proteger una hoja solo tienes que hacer clic con el botón derecho sobre la pestaña y seguir los pasos anteriores.

Recuerda. Como en otras aplicaciones de esta suite ofimática, podemos utilizar el chat para mantener el contacto con otros colaboradores del documento y trabajar de forma colaborativa y fluida.

Idea de uso:

Para acabar, queremos daros algunas ideas sobre la aplicación de Hoja de Cálculo. Son muchas, entre las más habituales en el ámbito educativo van, desde poder hacernos nuestra propia plantilla de notas, por cursos, de tal forma que en un documento tengamos todas las calificaciones. Las aplicaciones tanto en la gestión de un centro educativo (contabilidad, creación de gráficos para documentos oficiales, etc) como en la docencia, pudiendo diseñar actividades que requieran un trabajo colaborativo con datos. No sólo en asignaturas de ciencias, también en las ciencias sociales (estadística, Geografía Humana, etc)

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Unidad 5. Presentaciones de Google

1. Creando una Presentación

Una presentación es un conjunto interactivo de diapositivas que pueden ser enriquecidas con elementos multimedia (imágenes, vídeos, diagramas, etcétera). Con Presentaciones de Google podrás crear tus propios pases de diapositivas tal y como lo haces con LibreOffice Impress o Microsoft PowerPoint.

Para abrir una nueva nueva presentación de Google desde nuestro Drive sólo debe hacer clic sobre el botón “Nuevo” y seleccionar del menú desplegable la opción "Presentaciones".

Una vez abierta la presentación, vamos a ver los aspectos básicos de su funcionamiento y cómo podemos trabajar con esta herramienta.

1.1. Configura y Añade diapositivas

El primer paso para diseñar una diapositiva suele ser elegir un Tema (3) de los que se ofrecen en Presentaciones. Podemos cambiar el "Tema" a nuestro gusto. Por ejemplo, podemos variar el tipo de fuente de letra y podemos cambiar el "Fondo2 (1), estableciendo un color o una imagen. También podemos agregar un logotipo, el nombre de nuestro centro, asignatura o el de la persona que crea la presentación. Añádelo al tema y las próximas diapositivas tendrán un aspecto homogéneo.

Por otro lado, cada diapositiva que añadas puede tener una disposición de elementos distintos. Hacemos clic en “Diseño” (2) y seleccionamos el más adecuado para cada diapositiva. También podemos seleccionar la opción “Vacía” y, de esta forma, podemos diseñar a nuestro gusto utilizando el menú “Insertar”, para añadir elementos o cambiar cualquier otro apartado utilizando los botones oportunos de la barra de herramientas. Este menú se vió con más profundidad en las primeras páginas de este módulo.

1.2. Transiciones y Animaciones

Asimismo, podemos establecer ya Transiciones y Animaciones(4) para nuestra hacer una presentación algo más dinámica. Podemos elegir el tipo de transición que deseamos mostrar, de una lista variada de 7 transiciones, y podemos elegir si queremos que se aplique la misma transición a todo el documento o no.

También podemos animar objetos concretos (una imagen, un título, etc.) Para ello seleccionamos el objeto que deseamos animar dentro de la diapositiva en la que estamos trabajando, establecemos el tipo de animación, cuándo queremos que se inicie la animación (al hacer clic / Después de la anterior / Con la anterior) y configuramos opciones como la velocidad de la transición.

Ahora que has configurado tu presentación, añade diapositivas clicando en el primer icono de la barra de herramientas o pulsando Ctrl+m.

Si deseamos ver cómo queda la presentación sin salir de la pantalla de edición, pulsamos el botón “Reproducir” de la pestaña “Movimiento” y se mostrará una vista preliminar de la misma.

1.3. Añadir notas

Una presentación efectiva no contiene todo lo que se va a decir. La idea es generar un soporte visual que apoye o complemente la idea o ideas que pretendemos transmitir. Pero, ¿qué pasa si la presentación es muy larga y necesitamos un guión más desarrollado para no dejarnos nada en el tintero? La sección “Añadir notas” (7) que podemos ver debajo de la zona de composición de la diapositiva que estamos editando seguro que nos va a ser de gran utilidad.

En esta zona podemos escribir todo aquello que necesitemos recordar en el momento de la presentación. Cuando hagamos la presentación ¡Sólo nosotros podremos ver lo escrito en nuestro ordenador! Ya se utilice un proyector o se presente en una videoconferencia, sólo el presentador podrá ver las notas.

2. Iniciar presentación

El botón “Iniciar presentación” (5) hará que esta se empiece a visualizar a pantalla completa, ya sin menús y sin opciones de edición. Podemos salir del modo presentación en cualquier momento pulsando Escape (Esc). Para avanzar una por una pulsa la tecla espacio del teclado. Si queremos que se reproduzca de forma automática, hacemos clic en la presentación, y tal y como se muestra en la siguiente imagen, hacemos clic en el menú(a). Seguidamente seleccionamos “Reproducción automática” (b). Llegados a este punto podemos seleccionar el tiempo de transición entre diapositivas.

Como vemos en la imagen superior, en este mismo menú tenemos otras opciones como “Activar el puntero láser”, que es útil para realizar una exposición e ir destacando las partes que creemos relevantes en una imagen, por ejemplo. Podemos detener la presentación, salir del modo de pantalla completa o abrir las notas del orador.

2.1. Iniciar presentación con las notas del orador

Al hacer clic en el botón "Iniciar presentación con las notas del orador", éstas se mostrarán en una ventana aparte. Dicha ventana se mantendrá sincronizada con la presentación, mostrando en cada momento las notas de la diapositiva que esté activa y el tiempo de exposición, entre otros controles.

¿Necesitas ver las notas más grandes? Clica en +.

IMPORTANTE:

Cuando presentes en un proyector o una pizarra digital, no olvides desactivar en tu ordenador la opción duplicar pantalla. Si no lo haces, la misma pantalla que tú ves será la que vean los asistentes a tu exposición, por lo que si usas las notas ¡se te verá el plumero! (Más información para Linux, Mac y Windows)

Idea de uso::

Las aplicaciones de Presentaciones de Google son muchas, desde una presentación hasta poder hacer composiciones de imágenes. De una forma muy sencilla podemos poner varias imágenes y poner flechas, números u otros objetos para poder iniciar procesos. Luego guardamos la diapositiva en un formato de imagen (png, jpg) y se bajará a nuestro dispositivo esa composición. También podemos hacer pequeños carteles o incluso un Canvas para marcar un proceso de trabajo (incluso podemos compartirlo para crearlo). Estas son sólo algunas aplicaciones prácticas, seguro que se te ocurren muchas más.

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Unidad 6. Google My Maps

Google My Maps es una herramienta más incluida en la suite ofimática gratuita de Google en la nube, que requiere un navegador y conexión a internet (aunque como veremos podemos trabajar sin conexión) Con Google My Maps podremos crear mapas añadiendo únicamente la información que deseemos. ¿Tenemos muchas ubicaciones que añadir? Las podemos añadir todas de golpe importando un archivo CSV, XLSX, KML o GPX. También podemos invitar a más personas para que introduzcan los datos oportunos y realizar, de esta forma, una mapa colaborativo.

Para abrir un nuevo archivo con Google My Maps desde nuestro Drive sólo debe hacer clic sobre el botón “Nuevo” y seleccionar del menú desplegable la opción "My Maps".

1. La interfaz

1. Editamos el nombre del mapa y añade una descripción.
2. Añadimos una capa con datos que compartan algún criterio de homogeneidad. Posteriormente, el usuario podrá elegir si mostrar dichos datos u ocultarlos.
3. Compartimos el mapa tal y como hemos visto en módulos anteriores
4. La línea lateral azul indica que tienes seleccionada esta capa. Sube un archivo o añade manualmente tus localizaciones.
5. Elegimos el estilo del Mapa base. Hay varios modelos. Elegimos el que más se ajuste a los propósitos del mapa.
6. Buscamos una ubicación para añadirla al mapa.
7. Botones deshacer y rehacer.
8. Botón seleccionar.
9. Esta opción permite añadir un marcador en cualquier punto del mapa sobre el que se haga clic.
10. ¿Deseamos delimitar un área en tu mapa? Creamos un polígono con esta herramienta.
11. Medimos la distancia entre varios puntos haciendo clics consecutivos en el mapa.

2. Añadiendo localizaciones manualmente

Para añadir nuevas localizaciones de forma manual a nuestro mapa podemos seguir dos procesos o pasos:

1. Seleccionamos el botóny haz cic después en el punto del mapa que quieras añadir. Quedará añadido en la capa que tengamos seleccionada. Ahora podemos editar los datos de dicho punto (Nombre, descripción, icono y color del mismo y añadir fotos).
2. Buscamos la ubicación y seleccionamos “+ Añadir al mapa”. De esta manera podremos elegir si queremos mostrar además los datos ya registrados en Google Maps.

   

2.1. Añadiendo localizaciones de forma masiva

En una capa que aún no tenga datos, hacemos clic en "Importar". Seleccionamos nuestro archivo .CSV y los subimos. A partir de ese momento contaremos con múltiples opciones para agrupar las localizaciones. Dependiendo de los campos de la tabla que hayamos subido podremos establecer:

• Estilo uniforme: todos los iconos tendrán el mismo aspecto y no se agruparán.
• Secuencia de colores y letras: si seleccionamos un campo numérico, las localizaciones se ordenarán en la lista de capas y sus iconos se colocarán en base a un gradiente.
• Estilos individuales: elegimos un estilo para cada localización de manera independiente.
• Estilo por columna de datos: agrupamos las localizaciones según su nombre, descripción o -si los has subido mediante archivo- elegimos una columna de la tabla. Dicha tabla estará accesible y editable para ser utilizada en todo momento.
  
  

   

Idea de uso:

Las opciones de esta herramienta son múltiples, desde hacer un mapa donde podamos incluir nuestro centro e incorporarlo a nuestra web o blog de centro hasta poder utilizarla con nuestro alumnado para proyectos. En este sentido compartimos un vídeo donde un docente explica a su alumnado cómo utilizar esta herramienta para crear un vídeo (una ruta turística) para un trabajo a realizar en 3º de ESO.

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Unidad 7. Dibujos de Google

Dibujos de Google es una herramienta de la suite ofimática gratuita de Google en la nube, que requiere un navegador y conexión a internet (aunque como veremos podemos trabajar sin conexión) Con Dibujos de Google podrás crear infografías, modificar imágenes y muchas otras acciones más. Un símil de esta aplicación podría ser el clásico editor de imagen Microsoft Paint.

Para abrir un nuevo archivo con Dibujos de Google desde nuestro Drive sólo debe hacer clic sobre el botón “Nuevo” y seleccionar del menú desplegable la opción "Dibujos de Google".

¿Necesitamos crear un cartel? ¿Queremos hacer una infografía sin las limitaciones de tamaño de papel? Con Dibujos de Google podemos hacerlo. Ya vimos algunos de sus principales beneficios a la hora de trabajar en Documentos de Google. En la siguiente imagen se explican los principales aspectos de su menú.

La herramienta, como se puede apreciar, es sencilla en su manejo y está abierta a múltiples posibilidades. Aprender a manejar sus opciones no entraña grandes problemas, y los límites de su aplicación los pone el usuario.

Pero, si hacemos un cartel sin tener en cuenta el tamaño de papel, ¿qué pasa si quiero imprimirlo? Pulsamos Ctrl+p y en la ventana emergente seleccionamos “Ajustar página” en el apartado de “Configuración”.

Idea de uso:

Las opciones de esta herramienta son muchas como ya se ha indicado. Nos permite modificar imágenes, poniendo comentarios sobre las mismas, bocadillos o cualquier otro elemento. Nos permite hacer collages, esquemas visuales, infografías y muchos otros productos ligados a la imagen y a la composición de imagen con otros elementos como texto. Seguro que a medida que se va utilizando y explorando se pueden sacar muchos más usos de los aquí señalados.

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Unidad 8. ¿Quieres más?

En nuestro escritorio de Google Drive, hacemos clic en "Nuevo">"Más">“Conectar más aplicaciones”. Accederemos a Google Workspace Marketplace, una especie de Play Store. Si pasamos el ratón por encima de las distintas aplicaciones ofrecidas, se mostrará una descripción de la aplicación automáticamente. Si queremos saber más, haremos clic sobre ella o, si ya nos has decidido, seleccionaremos la opción “instalar”

La oferta es tan grande que lo mejor será buscar la aplicación idónea cuando surja la necesidad.

IMPORTANTE:

El administrador o administradora de nuestro dominio Google Workspace puede habilitar o deshabilitar que se puedan instalar estas aplicaciones. Si no puedes instalarlas, deberás hablar con él o ella para habilitar la opción.
Si hay aplicaciones que pueden ser interesantes para una mayoría del claustro, la persona encargada de administrar el dominio puede instalarla para todo el dominio de una sola vez.

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Unidad 9. Llévate tus archivos de Drive a tu nuevo centro

En este último apartado queremos mostrar cómo podemos descargar todo el contenido de nuestro drive, para tener una copia de seguridad propia. También vamos a ver los pasos que tenemos que dar para transferir todos los datos de nuestro drive y el correo electrónico desde una cuenta de google Workspace a otra (muy útil para aquellas personas en situación de interinidad)

1. Hacer una copia de nuestro Google Drive y Gmail

En Drive se guardan todos los documentos y archivos que utilizamos. Como hemos visto Drive no sólo es un “disco duro” en la nube, también es un conjunto de herramientas. Asimismo, muchos de los archivos que abrimos desde Gmail podemos guardarlos en Drive.

Sea por el motivo que fuere, queremos guardarnos todos esos documentos y correos en nuestro dispositivo, como copia de seguridad. Hace unos años esta tarea era compleja, pero hoy en día Google nos proporciona una herramienta que nos facilita muchísimo ese proceso. Nos referimos a Google Takeout.

Paso 1. Vamos a la aplicación Google Takeout.
Paso 2. Seleccionamos todos los productos que deseamos exportar. Podemos estar interesados en hacer una copia de Gmail y Classroom únicamente. Si queremos una copia de todos los servicios que tenemos activos (porque los utilizamos), dejamos seleccionados todos los archivos que de forma predefinida marca la aplicación. Al final del listado hacemos clic en el botón “Siguiente paso”
Paso 3. Elegimos la configuración más apropiada y hacemos clic en “Crear exportación”.

• Método de entrega (1): mediante correo electrónico, Drive u otro servicio en la nube como Dropbox
• Frecuencia (2): una vez (ocasional) o una copia cada dos meses (se harán 6 al año)
• Tipo y tamaño de archivo (3): Podemos seleccionar la extensión del archivo (.zip o .tgz), así como el tamaño del mismo (de 1 a 50 gigas).

Seguidamente se iniciará la exportación de datos, que se podrá prolongar minutos u horas, dependiendo del volumen de datos que tengamos almacenado en total.

IMPORTANTE :

Takeout no es una herramienta de Backup/Restore, es decir, nos hace una copia de los archivos deseados y la podemos bajar al ordenador. Los archivos más sencillos de restaurar serán los documentos, archivos, vídeos, entre otros y los tendremos que restaurar seleccionándolos y subiéndolos de forma manual a nuestro drive.
La importación de contactos, calendarios, clases de Classroom u otros servicios similares son complejos, además tienen su propio proceso de transferencia.
Por ese motivo, sólo se recomienda para importar principalmente archivos de Drive.

2. Transferir datos de Gmail y Drive a nuestro nuevo dominio

Empezamos el curso en otro centro donde se trabaja con Google Workspace y quiero aprovechar todo lo que he ido aprendiendo y trabajando en otros centros a través de Drive. Deseo recuperar mis clases y aprovecharlas en el nuevo centro. Son casos que se suelen dar y que en más de una ocasión se han planteado. Ahora hacer ese trasvase de información y de datos es sencillo y no es necesario descargarse en el ordenador absolutamente nada. Vamos a ver este sencillo y útil proceso:

Paso 1. Vamos a la aplicación Transferir tu contenido.
Paso 2. Introduce la dirección de correo electrónico de la cuenta a la que deseamos transferir todo el contenido. Por ejemplo, la cuenta del curso pasado era juan@iescatedu.es y la de este año es juan@iesaularagon.es, porque he cambiado de centro. Pondré ésta última. Una vez se ha completado este campo, hacemos clic en el botón “Enviar código”.
Paso 3. Google nos envía un código al correo electrónico al que vamos a transferir toda la información del drive del curso pasado. Revisamos nuestro correo electrónico (Notificaciones). En el mensaje que nos envía Google, hacemos clic sobre el botón “obtener código de confirmación”. Nos lleva a una pestaña nueva donde aparece ese código. Lo copiamos el código que nos envía Google y lo pegamos en el apartado “Verifica tu cuenta de destino”.
Paso 4. Una vez hecha la verificación, nos pide seleccionar el contenido que debe copiarse y transferirse. Aparecen dos opciones, Drive y Gmail. Si queremos transferir todo, las mantenemos seleccionadas. Si no queremos transferir Drive o Gmail, la desmarcamos. Para acabar, hacemos clic en “Iniciar transferencia” y empezará el proceso. Éste puede prolongarse en el tiempo si tenemos una gran cantidad de datos a transferir.

IMPORTANTE:

Una vez completado el proceso:
- Se creará una etiqueta en nuestro correo electrónico nuevo con la dirección del correo electrónico del anterior centro. En esa etiqueta se almacenarán/ordenarán todos los correos electrónicos que hemos importado o transferido de la anterior cuenta.
- Se creará una carpeta en nuestro nuevo drive (Mi unidad) con todos los archivos de la cuenta del anterior centro. Ten presente que si cambias a una cuenta .gmail.com, éstas tienen una limitación de espacio de 15 gigas.
- Este proceso es, sin duda, mucho más sencillo que el abordado en el apartado 10.1. Además, requiere menos trabajo por parte del usuario, por lo que recomendamos su aplicación.

Nota final: El uso de otras aplicaciones del ecosistema de google para educación supera las pretensiones de este curso que pretende introducir a los usuarios en el manejo de esta plataforma. Para ampliar nuestro conocimiento sobre google classroom, recomendamos hacer el curso de Aularagón.

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Unidad 10. Cómo impulsar la accesibilidad a la plataforma y a nuestros recursos didácticos.

La accesibilidad a una plataforma educativa es uno de los elementos más esenciales para garantizar la inclusión, la equidad y una educación de calidad. La accesibilidad no sólo se mide en la calidad de la red de acceso a la plataforma (fibra, ADSL, etc.) ni en que una plataforma o herramienta sea multiplataforma (pueda utilizarse indistintamente en un ordenador, Tablet o smartphone y sincronizarse), también se ha de tener presente la adaptación de una página web, de un blog, de una herramienta o de una plataforma, por poner algunos ejemplos, a las necesidades específicas de aquellas personas que tienen una limitación física o mental para poder acceder y consultar el contenido de esos espacios.

En este último y breve apartado no vamos a tratar la accesibilidad en entornos digitales, pues por sí solo éste ya es un tema que daría para más de un curso de formación, pero sí vamos a compartir algunas reflexiones y recursos que pueden ayudarte a orientar al alumnado con necesidades específicas para que pueda utilizar su dispositivo con las herramientas de Google Workspace y, por otro lado, os dejaremos algunas indicaciones para que podáis hacer vuestros materiales (documentos, presentaciones, entre otros) más accesibles y, en consecuencia, se favorezca la inclusión y la igualdad de oportunidades en el aula.

1. La importancia de la accesibilidad

La proliferación del uso de dispositivos y su presencia ya habitual en nuestras vidas requiere que se deba garantizar que las personas con discapacidades o enfermedades raras puedan acceder a las Tecnologías de la Información y el Conocimiento (TIC) y a Tecnologías del Aprendizaje y el Conocimiento (TAC), por derecho propio y sin ningún tipo de restricciones. De esta forma, estaremos garantizando la igualdad de oportunidades entre los individuos. 

En el ámbito educativo, garantizar la accesibilidad digital es trascendental para que se respete el derecho que tienen todos los niños y niñas a participar en un mundo interconectado. Asimismo, permite impulsar la inclusión digital del alumnado indistintamente sea su capacidad, sexo, edad o el lugar donde resida.

En el medio virtual, un diseño de una página web, una aplicación o una plataforma, por poner algunos ejemplos, que no atiende a la accesibilidad se constituye por sí mismo en un obstáculo, especialmente para aquellas personas que tengan una discapacidad. Por el contrario, cumplir con los estándares reconocidos de accesibilidad guarda una estrecha vinculación con la usabilidad general del sitio o de la plataforma. Es necesario entender esa “usabilidad” como la efectividad, eficiencia y satisfacción de su uso para alcanzar objetivos específicos. No obstante, existe una falta de información en torno a la accesibilidad en el diseño web, que da lugar a barreras digitales con resultados de exclusión de ciudadanos y potenciales clientes.

En términos generales, en la actualidad cada vez más se está atendiendo a establecer un diseño amigable que garantice la accesibilidad al contenido de la plataforma, la herramienta o la página web. Asimismo, las herramientas más comunes que hoy en día tienden a favorecer la accesibilidad son la conversión de voz a texto (subtitulado), los subtítulos automáticos, el lenguaje de signos para personas sordas o con problemas auditivos, así como la configuración del tamaño de la letra.

Las empresas privadas puede incluir voluntariamente características de accesibilidad en sus productos y servicios. No obstante, es labor de los gobiernos regular legislativamente para que se favorezcan la accesibilidad de esos productos y servicios, así como velar para que se regulen las normas técnicas necesarias para que la accesibilidad se tenga en cuenta en el diseño de productos y servicios tecnológicos.

2. La accesibilidad en el entorno de Google Workspace

Google for Education ha trabajado en los últimos años, a medida que crecía el número de usuarios y de centros educativos que se adherían al programa, para mejorar sus herramientas, dotarlas de una mayor operatividad e interactividad. En ese proceso de innovación también han atendido a las demandas que puede plantear el alumnado con necesidades educativas especiales. De acuerdo a la información que recoge en su página web de educación, las herramientas de Google Workspace para educación “están diseñadas para que puedan usarlas sin limitaciones la mayor cantidad posible de alumnado, también aquellos que tienen una discapacidad física o sensorial, o dificultades de aprendizaje específicas”.

Las funciones que están disponibles en las diferentes herramientas que están incluidas dentro del paquete Google Workspace for Education se detallan en la siguiente tabla:

Tabla de accesibilidad en Google Workspace. (2022, 15 mayo). [Imagen]. Google. https://edu.google.com/intl/ALL_es/why-google/accessibility/google-workspace-for-education-accessibility/

A este listado habría que añadir las funciones de accesibilidad incorporadas recientemente en Google Meet, que incluye, por ejemplo, la inclusión de subtítulos en tiempo real.

No obstante, para obtener más información sobre el proyecto de Google sobre accesibilidad se recomienda visitar la página web Accesibilidad de Google. En esta página encontrarás un listado de extensiones que se pueden instalar en el navegador Chrome, entre las que destacan aquellas destinadas para navegar por cursor de texto, para ajustar el color durante la navegación web, ajustar el contraste o para descripciones largas en el menú contextual, por poner algunos ejemplos. Asimismo, se pueden encontrar diversas aplicaciones que añaden funcionalidades para favorecer la accesibilidad a través de los móviles o tablets (en el SO Android) o guías para adaptar las funcionalidades y operatividad de las herramientas de Workspace a las necesidades específicas del usuario. 

En la página de desarrollo de aplicaciones y herramientas para potenciar la accesibilidad de Google podrás encontrar algunas herramientas más en desarrollo y que pueden ayudar de forma específica a tu alumnado.

3. Creación de documentos accesibles

A lo largo de este curso hemos trabajado con diversas herramientas que tienen, en su mayoría, una finalidad clara: crear contenido. Por sí misma la plataforma de Google Workspace y sus diferentes herramientas, como hemos podido comprobar, han sido diseñadas y adaptadas para facilitar su utilización y favorecer la accesibilidad a las mismas por aquellas personas con discapacidad o enfermedades raras. No obstante, ese avance técnico no excluye de la obligación del docente de adaptar los materiales que crea para el alumnado para que sean igualmente accesibles. De nada sirve trabajar en una plataforma diseñada para garantizar la accesibilidad de sus usuarios si los docentes no amplían esa filosofía a sus documentos y los materiales que preparan para enseñar al alumnado.

Importante

Algunas universidades han elaborado una guía de accesibilidad TIC que puede servir de documento base y de orientación para que los docentes podamos adaptar nuestros materiales y hacerlos más accesibles. La mayoría de las acciones son pequeños cambios que pueden ayudar notablemente a la inclusión del alumnado con discapacidad o enfermedades raras. Accediendo a la “Guía de accesibilidad TIC” podréis consultar cómo poder crear documentos y presentaciones accesibles, con imágenes, tablets y otros elementos que puedan ser consultados por todo el alumnado. Compartimos dos guías, aunque existen más en otras páginas.

• La primera de ellas es la “Guía de accesibilidad TIC” de la Universidad de Alicante, que es de las más completas y que contiene una serie de manuales online muy bien elaborados para todo tipo de usuarios. Los apartados que contempla esta guía son los siguientes:

• Texto e idioma

• Estructura y semántica de un documento

• Imágenes y elementos no textuales

• Tablas

• Gráficas

• Enlaces

• Uso del color

• Formularios

• Documentos PDF

• Comprobación de accesibilidad

• Presentaciones PowerPoint

• Documentos multimedia

• La otra guía que deseamos compartir es la que está a disposición de los usuarios de la Universidad de Zaragoza y que contempla los siguientes apartados:

• TEXTO E IDIOMA

• ESTRUCTURA Y SEMÁNTICA DE UN DOCUMENTO

• IMÁGENES Y ELEMENTOS NO TEXTUALES

• TABLAS

• GRÁFICAS

• ENLACES

• USO DEL COLOR

• CREACIÓN DE PDFs ACCESIBLES

• DOCUMENTOS MULTIMEDIA

En la universidad de Zaragoza han incorporado, asimismo, una serie de videotutoriales que pueden ayudara mejorar la accesibilidad en algunos de los apartados propuestos anteriormente y que os invitamos a ver para completar la información o acceder a la misma a través de otros recursos.

Para finalizar, los avances realizados en accesibilidad en Google han sido en gran medida posible gracias a la extensa comunidad de personas que, teniendo o no necesidades específicas, aportan retroalimentación a las novedades que introduce Google en su plataforma Workspace (y en otros muchos productos) y ofrecen muchas ideas para mejorar los productos y servicios de esta compañía. Este grupo que se reúne en torno a lo que se conoce como “Programa de verificadores de confianza de Accesibilidad”, y en el que pueden participar personas de todo el mundo, prueban las herramientas que están siendo utilizadas por Google para comprobar su fiabilidad, usabilidad y accesibilidad. 

Gracias principalmente a ese trabajo entre Google y sus usuarios se han podido elaborar los dos últimos recursos que deseamos compartir con vosotros. Por un lado, la “Guía de accesibilidad para usuarios de Google Workspace” y la “Guía de Google Workspace sobre accesibilidad para administradores”.

Confiamos que todos los recursos que se han compartido en este breve apartado ayuden a los docentes a crear materiales más accesibles y que favorezcan la inclusión y la equidad en el proceso de enseñanza y aprendizaje.

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