Unidad 4. Herramientas de gestión y comunicación

1. Herramientas de organización del trabajo

Gmail ha incorporado en sus últimas actualizaciones nuevos servicios integrados en su servicio de correo electrónico. Algunas de estas herramientas pueden ser muy útiles. Estas herramientas aparecen en el lado derecho de nuestra pantalla y se trata de Google Task (tareas), Calendario, Contactos y Google Keep (1), teniendo la posibilidad de añadir alguna herramienta más compatible a través del símbolo (+) (2).

Hacemos clic en ese icono y nos aparecerá una ventana emergente con las aplicaciones que se han desarrollado para ser compatibles con el correo electrónico de Gmail. Son muchas, algunas de ellas se verán más adelante. Seleccionamos la aplicación que deseamos incorporar como acceso rápido y la instalamos (1. Revisar si tenemos permisos para instalar estas aplicaciones. 2. Revisar los permisos que nos pide cada aplicación y si queremos dárselos). Nosotros, en el siguiente caso, hemos añadido acceso a Trello (3).image-1643812900589.03.58.png

Un ejemplo de uso es poder utilizar un correo para crear una tarea o un evento en nuestro Calendario de Google. En el caso de la Tarea, abrimos un correo y para incluirlo en una tarea, hacemos clic en el icono de "Tareas" situado en la parte superior del mensaje y creamos y configuramos la tarea sin tener que salir de nuestro Gmail.

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No vamos a insistir mucho más en estas aplicaciones integradas en Gmail, pues Keep, Calendar o Task se verán en el Módulo 2 de forma más extensa y detallada.

2. Herramientas de comunicación a través del correo

Las videoconferencias se han convertido en uno de los elementos más importantes para seguir manteniendo el contacto entre la comunidad educativa, no sólo entre el equipo directivo y el profesorado, también han adquirido en los últimos meses una importancia vital para mantener la comunicación con las familias y para seguir impartiendo docencia de forma virtual en aquellas situaciones que impiden que esta sea presencial en el aula de nuestro centro educativo.

Desde que en marzo de 2019 la videoconferencia se ha convertido en una herramienta más y las grandes empresas tecnológicas pusieron en marcha un gran trabajo para facilitar la tarea de los docentes, abriendo a todo el público el uso de aplicaciones que antes eran privativas, mejorando sus servicios y posibilitando la comunicación en un tiempo en el que nadie podía salir de casa y era vital mantener la comunicación y las clases online.

En este apartado vamos a explorar la integración que se ha llevado a cabo de las plataformas de videoconferencia en la plataforma de correo electrónico Gmail.

2.1. Videoconferencias a través de Gmail

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El servicio de videoconferencia de Google ha cambiado mucho en los últimos años no sólo en sus prestaciones, calidad y aplicaciones integradas, sino también en su denominación. Google Meet (anteriormente Hangouts) es una aplicación de videoconferencias que en la actualidad se encuentra integrada en el correo electrónico de Gmail.

El acceso a las videoconferencias desde nuestro correo es muy sencillo. Nos situamos en el menú de la izquierda de nuestra pantalla y en la parte inferior tenemos acceso al campo “Reunión” (“Meet” en las cuentas gratuitas). Hacemos clic sobre ese campo y se despliega un submenú con dos opciones:

No obstante, el funcionamiento de Google Meet lo veremos más adelante en el Módulo que aborda el tema de videollamadas.

2.3. Mensajería instantánea en Gmail

Hoy más que nunca es necesario un servicio de mensajería instantánea para comunicar con el equipo docente y, en su caso, con las familias. El uso del chat en los servicios de correo electrónico tiene una dilatada historia y se halla integrado desde hace muchos años, aunque cambia de formato y de nombre de vez en cuando.

En Gmail hay distinción en el uso de este servicio, al igual que ocurre con las videoconferencias. En las cuentas gratuitas de Gmail encontramos el chat como “Hangouts” y en las cuentas Workspace (antes Gsuite) nos encontramos con la denominación “Chatear”, campo situado en el menú de la barra lateral izquierda de nuestra pantalla. En Workspace, si hacemos clic en el símbolo (+) (1), nos aparecerá un submenú que nos ofrecerá varias posibilidades. Para iniciar un chat con una o más personas (grupo) seleccionamos “Iniciar una conversación de grupo” (2) y, seguidamente, buscamos o seleccionamos las personas con las que deseamos contactar.

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IMPORTANTE:

Hay que tener presente que a través “Chatear” de las cuentas de Google Workspace para Educación sólo podremos contactar con aquellas personas que pertenezcan a nuestra organización, que pertenezcan a nuestro espacio de Google Workspace. Una situación diferente se da en las cuentas de Gmail gratuitas donde a través de Hangouts puedes establecer grupos y contactar con cualquiera de tus contactos.


Una vez hechos estos pasos, podremos comenzar a chatear sin necesidad de acudir a ninguna otra aplicación de mensajería. Si queremos recibir estas comunicaciones e interactuar con nuestros contactos de forma fluida desde nuestros dispositivos móviles.

En el ecosistema de Google Workspace se puede realizar desde la aplicación de Gmail. En caso de no disponer de una cuenta de Workspace, de no utilizar esta aplicación como gestor de correo o de disponer de un dispositivo con IOS, se recomienda usar la aplicación “Chats”:

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3. Otras herramientas alternativas de comunicación

Es posible que, en el caso de trabajar con una cuenta de Google Workspace, nuestro centro no disponga de alguna de estas herramientas o no se encuentren activadas. En ese caso el administrador de la consola de Google Workspace deberá activar esas herramientas para poder utilizarlas.

No obstante, queremos, seguidamente, presentar algunas herramientas que pueden ser utilizadas como alternativa en el caso de que no tengamos incluidas en nuestro Workspace a las familias o en cualquier otra circunstancia que se nos pueda presentar en el centro y que debe tener una respuesta.

IMPORTANTE:

Estas son aplicaciones de terceros que nos haría salir del ecosistema de Google Workspace y algunas requieren un registro en estas plataformas, con lo cual tiene un coste en privacidad.


3.1. Videoconferencias a través de la plataforma Jitsi

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N. (2018, 8 agosto). Jitsi Meet [Imagen]. Wikimedia Commons. https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Jitsi_Meet_-_GUI.png

Jitsi es un servicio de videoconferencias libre, gratuito, de código abierto y multiplataforma. Es decir, funciona a través de un navegador web y, si se desea, en el caso de dispositivos móviles, a través de la aplicación Jitsi Meet (Android o IOS).

No es necesario que nos registremos para poder utilizarlo, ni para quien convoca la videollamada ni para quien participa, todo puede hacerse mediante un enlace.

Permite mostrar el escritorio o aplicaciones de cualquiera de las personas participantes, que pueden hacerlo mediante vídeo, audio o chat de texto.

Estas son algunas de las utilidades que, en estos días, le han dado docentes de nuestro entorno:

  1. La aplicación Jitsi está actualmente integrada en la plataforma educativa aragonesa Aeducar, por lo que puede utilizarse para mantener el contacto con el alumnado, convocar reuniones del equipo directivo o con el claustro, todo dentro de la misma plataforma. La ventaja que ofrece al estar integrada en Aeducar es que los participantes están en todo momento identificados con su usuario dentro de esta plataforma.
  2. Conectar con el alumnado mediante una videoconferencia desechable para la que no es necesario registro.
  3. Asambleas en infantil.
  4. Mostrar cualquier aplicación, presentación, pizarra compartida...
  5. Comunicar con las familias y explicarles cualquier cuestión, procedimiento, instalación guiada de una aplicación…
  6. Tutorías personalizadas, apoyos y acompañamiento
  7. Organizar grupos de conversación en idiomas, debates...
  8. Claustros y reuniones virtuales
  9. Actividades formativas para el profesorado
  10. Colaboraciones externas en nuestras aulas virtuales, visitas de expertos, apoyos de otros docentes.
  11. Sesiones de orientación personalizadas con los EOEIP

Dado su carácter abierto y sin registro, conviene crear la sala de videoconferencia con una contraseña, avisar del momento en el que se va a emitir con la suficiente antelación y, quince minutos antes, enviar el enlace.

Puede reutilizarse el mismo nombre de sala para posteriores ocasiones (siempre que esté libre, para lo que recomendamos no usar nombres de sesión excesivamente comunes como prueba, colegio, claustro…), cambiando simplemente la contraseña, que no se guarda.

IMPORTANTE:

Es preciso destacar que, a pesar de las virtudes de esta aplicación, también tiene algún inconveniente. Por ejemplo, no incluye herramientas de moderación y los participantes se identifican con un nombre de usuario que ponen al inicio de la sesión, pudiendo utilizar apodos. Por ese motivo recomendamos el uso de este tipo de herramientas dentro del entorno de Aeducar (donde los participantes serán el alumnado de un grupo o los docentes) o si la utilizamos fuera de Aeducar recomendamos utilizarla para tener reuniones con gente que conozcamos bien (claustros, reuniones de departamentos, grupos de trabajo del centro) y NO para realizar reuniones con el alumnado y familias.


Para saber más sobre esta aplicación, compartimos un manual (incluido un vídeo) para saber manejar adecuadamente esta herramienta:

Enlace al manual de Jitsi, por JR. Olalla

3.2. Telegram. Hay vida más allá de Whatsapp

Seguro que en nuestro centro hay un grupo de Whatsapp para profesorado, ya sea para comunicarnos con nuestro departamento, con la rueda o con equipos de trabajo dentro del centro. El uso de esta aplicación está tan extendido y popularizado, que no insistiremos en ello. No obstante, es necesario hacer hincapié en la idea de que hacer un grupo de mensajería con las familias a través de Whatsapp es un asunto más delicado si nos centramos en la actual legislación sobre privacidad de datos.

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Telegram. (2021). [Logotipo de Telegram]. web.telegram.com. https://web.telegram.com

Por eso, proponemos el uso de la aplicación Telegram, ya que es un servicio similar a Whatsapp, pero permite ocultar el número de teléfono de las personas que participan. Es importante saber que esta aplicación ya utilizaba cifrado de Extremo a Extremo cuando WhatsApp todavía no lo había implementado. Además de su seguridad, ofrece múltiples herramientas (creación de Canal, Grupos, envío de encuestas, etc) que la convierte en una alternativa muy potente y mucho más dinámica que la herramienta de Meta (antes Facebook)

MANUAL: Obtén más información sobre Telegram y sus configuraciones a través de este manual.

Descárgate la aplicación en los siguientes enlaces si deseas probarla:

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3.3. Remind. Una aplicación para trabajar con nuestro alumnado

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Remind. (sf). [Logotipo de Remind]. remind.com. https://remind.com

Remind es una herramienta de comunicación que ha sido diseñada para su uso en ambientes educativos, por lo que permite mantener el contacto con nuestro alumnado de una forma fácil, segura y directa. La aplicación es multiplataforma, desde su versión web, hasta sus versiones para escritorio (Windows o IOS) y su versión móvil (Android / IOS). Su integración con Classroom y otras herramientas amplían mucho sus posibilidades y usabilidad. La aplicación es gratuita, pero tiene unos límites. Podemos crear hasta 10 clases y en cada clase puede haber hasta 150 miembros. Si necesitamos más clases, sería necesario contratar un paquete de pago para el centro. Antes de explicar su operatividad, vemos conveniente explicar en 6 puntos la utilidad de Remind.

6 Razones para utilizar Remind en Clase

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Remind. (sf.). [comunícate más rápidamente con Remind]. remind.com. https://remind.com

Remind: una experiencia en el aula

La experiencia con Remind puede llegar a ser muy positiva. Pero antes de empezar a utilizarla, hay que explicar al alumnado por qué utilizamos esta herramienta, qué objetivos se persigue, y su utilidad.

Para ello hay que dedicarle unos 10 minutos a explicar la app y su usabilidad. Una vez hecho eso, es necesario hacerles llegar el código de la clase, o clases, a las que se tiene que apuntar. Para ordenar las clases, lo mejor es poner primero el curso y luego la asignatura (2º ESO. Ciencias Sociales).

¿Para qué se puede utilizar Remind?

Aquí se comparten algunas ideas:

Remind cumple con lo que promete en su web, y no tiene más pretensiones que convertirse en una aplicación útil y sencilla para conectar profesores, alumnado y padres y madres.

Desde luego, es una herramienta básica pero muy útil y depende de cómo enfoques tus clases. Para cuestiones más complejas, para eso tenemos Classroom o Edmodo.

Para acabar, compartimos una presentación en la se explica todo el proceso de registro y uso de esta aplicación. Deberéis consultarlo para aprender a utilizar Remind.

Descárgate la aplicación en los siguientes enlaces si deseas probarla:

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3.4. Discord: Chat de voz

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[Página oficial Discord]. (s. f.). Página web Discord. https://discord.com/

La existencia de servicios de videoconferencia, ha relegado a los chat de voz a un segundo plano. Sin embargo, adquieren sentido si el vídeo de los interlocutores pierde protagonismo en favor de mostrar entornos de trabajo colaborativo, como puede ser una pizarra virtual para explicar o colaborar.

En este sentido, hoy en día existen algunas buenas herramientas de pizarra virtual, que nos permite disponer de un espacio para presentar y explicar contenidos. Dentro del ecosistema de Google Workspace disponemos de la pizarra Jamboard, cuyo uso se explicará más adelante.

Un buen acompañamiento para una sesión de Jamboard puede ser un chat de voz como el que proporciona Discord. Esta aplicación es multiplataforma y podemos utilizarla a través de nuestro navegador, aunque dispone de una versión de escritorio y de app para dispositivos móviles.

Para comenzar a utilizar esta aplicación debemos registrarnos (darnos de alta en el servicio) para poder crear un “servidor” (1). Cuando creamos un servidor nos da la opción de generar uno a nuestro gusto o a partir de una serie de plantillas. Esta aplicación en origen está orientada a jugadores de videojuegos, de ahí la estética.

Una vez hemos creado nuestro servidor, podemos empezar a utilizar la aplicación. Vamos a dar una serie de indicaciones básica para poder trabajar con esta plataforma, sin pretender llegar a crear un manual, sobre el uso de Discord:

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A día de hoy es una alternativa más, privativa, encaminada a los jugadores de videojuegos, pero que no queremos dejar de resaltar por su versatilidad y por la buena calidad del servicio que ofrece.

También tiene versión para descargar en Windows, Linux, Mac e IOS.


Descárgate la aplicación en los siguientes enlaces si deseas probarla:


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Financiado por el Ministerio de Educación y Formación Profesional y por la Unión Europea - NextGenerationEU

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Revision #13
Created 2 February 2022 14:38:17 by Iván Heredia
Updated 17 January 2023 16:01:42 by Equipo CATEDU