1. Nociones básicas

Fundamentos sobre tipos de documentos, fuentes de información y referencias bibliográficas

1.1. La importancia de las referencias bibliográficas

La palabra bibliografía ha sido usada, popularmente, para identificar a una lista de referencias (erróneamente llamadas citas en muchas ocasiones), que aparecen al final de los documentos científicos o técnicos. En realidad, el término es polisémico, y se utliza para identificar a:

  1. La disciplina que dota de apoyatura teórica y metodológica a esta actividad intelectual, relacionada con la búsqueda, selección, representación y organización de información.
  2. Los métodos, técnicas y procedimientos que hacen posible la descripción de documentos.
  3. El producto resultante, que es la recopilación, de acuerdo a unas normas, de las obras intelectuales sobre un tema o materia, o que han sido utilizadas para la elaboración de un trabajo.

El investigador J. Moll definió la bibliografía como la "Búsqueda, identificación y descripción de manuscritos, impresos y otras publicaciones útiles al conocimiento intelectual… entran en la categoría de documentos, entendiendo por documento todo objeto portador de información y que sirve para comunicarla." Hay que tener en cuenta que en muchos ámbitos se ha identificado a la bibliografía con el estudio del libro y de su historia. Sin embargo, y aunque siga siendo común el uso popular del término, en realidad es la Bibliología la disciplina que se ocupa de estudiar el libro, su historia y sus manifestaciones.

Desde la perspectiva de la bibliografía actual, lo que interesa a efectos de la elaboración de documentos académicos, científicos ó técnicos (entre los que se incluyen los educativos), es el conjunto de reglas que rigen la elaboración y presentación de las listas de referencias.

Las referencias bibliográficas se pueden definir como el conjunto mínimo de datos que sirven para identificar y describir un documento. Gracias a las referencias bibliográficas, cualquier trabajo o publicación que pretenda tener unos estándares mínimos de calidad está documentado, frente a la extendida creencia de que la cita de autores reduce o cuestiona la originalidad del mismo. Su uso correcto, acompañado de la inclusión de las referencias bibliográficas mencionadas, no sólo supone una clara manifestación de la honradez intelectual y la ética de la persona a través de ese reconocimiento, sino que además robustece la idea de que se ha documentado profundamente con la lectura de las aportaciones de especialistas en el tema en cuestión.

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Videotutorial: CTED UCLM (2017). Referencias y citas: importancia.

Junto a este factor, existen otros elementos que contribuyen a enfatizar la trascendencia e importancia de las referencias bibliográficas:

1.2. ¿A qué debe responder una referencia bibliográfica?

Las referencias bibliográficas deben contener unos elementos mínimos que permitan afrontar con garantías la resolución de las siguientes cuestiones: ¿quién es el creador o autor?,¿qué ha creado o generado?, ¿Dónde se encuentra?, ¿Cuándo se ha publicado?, ¿Cómo se accede a ese contenido si es posible?

Estos interrogantes se traducen en los siguientes componentes:

Pregunta
Respuesta
¿Quién es el creador o autor? el autor o autores del documento
¿Qué ha creado o generado? el título del documento
¿Dónde se ha publicado?

Depende del tipo de publicación:

  • en un volumen colectivo, en un congreso, en una revista...
  • o en un lugar...
¿Cuándo se ha publicado? fecha o año de publicación
¿Cómo se accede a ese contenido digitalmente si es posible? si existe en digital, mediante un identificador o localizador

Tabla 1: Preguntas que debe responder una referencia bibliográfica.

La forma de presentación de las referencias bibliográficas varía en función del tipo de documento y del formato o estilo elegido para ello (APA, Harvard, Vancouver…), pero en cualquiera de los casos conserva una estructura que incluye los cinco elementos básicos citados, aunque puedan presentar un orden diferente. El conjunto de referencias que se han utilizado para la elaboración de un trabajo suele incluirse en la parte final del documento siguiendo un orden alfabético o de aparición en el texto (numeradas) sin establecer diferencias entre documentos impresos y documentos electrónicos. Los tipos y el  uso de citas y referencias se recogen en el módulo 2.

Videotutorial: Biblioteca UC3M (2022). Referencias: elementos, fuentes de datos y principios para su elaboración.

1.3. Tipos de documentos

La clasificación de los documentos puede seguir diversos criterios, como los que tienen que ver con sus posibilidades de uso, sus medios de transmisión, el soporte, la accesibilidad, o aquellos referidos al nivel de información, mucho más interesantes desde el punto de vista documental. Así, desde una perspectiva clásica, existen tres grupos diferenciados: los documentos primarios, los secundarios y los terciarios, este último con numerosos matices.

Los documentos primarios contienen información nueva y original, resultado de un trabajo intelectual, y que no ha sido tratada documentalmente, mientras que los documentos secundarios son producto de la reelaboración de los anteriores mediante técnicas de análisis documental (descripción documental, indización, resumen analítico), que dan como resultado información organizada y elaborada.

En cuanto a los terciarios, su propia existencia genera alguna polémica. Consistirían en generar nuevos documentos bien a través de la refundición de varios secundarios, de mezclar primarios con secundarios o de presentar información original a partir de la estructura de los secundarios. Son las bibliografías de bibliografías, las bibliografías críticas selectivas o los tesauros por ejemplo. En realidad, se trataría de una subvariante de documentos secundarios.

Por otra parte, se puede considerar como un grupo distinto a los dos anteriores a las obras de referencia o consulta. Son documentos que presentan información autónoma y precisa sobre cualquier aspecto del conocimiento. No son primarias ya que no ofrecen información nueva ni original, sino recopilada y estructurada a partir de diversas fuertes, pero tampoco secundarias, ya que intervienen procesos documentales específicos que condicionan la presentación y el acceso. Se trata de una variante extremadamente útil cuando se desconoce absolutamente todo de un tema.

Documentos primarios

Monografías

Publicaciones periódicas

Actas de Congresos

Programas de radio, televisión, películas

Normas y patentes

Tesis doctorales
Documentos secundarios

Bases de datos generales o especializadas

Listados de referencias bibliográficas (guías, repertorios ...)

Bibliografías

Índices

Catálogos de sitios web
Obras de referencia

Enciclopedias

Diccionarios

Directorios

Anuarios

Cronologías

Tabla 2: tipología clásica de documentos y fuentes de información.

1.4. Identificar tipos de documentos

La formulación de las referencias bibliográficas debe atender a responder las preguntas que se han señalado en el apartado 1.2. En el apartado 1.3. se han explicado los tipos de documentos más comunes, de los cuales se crean referencias bibliográficas, para reflejar el uso de esos documentos o fuentes en los trabajos que se elaboren en cada caso. Sin embargo, el problema surge cuando en numerosas ocasiones el usuario se encuentra ante un documento y no sabe identificar con claridad a qué tipo pertenece. Este problema es mayor en la actualidad, cuando en muchas ocasiones se accede a la información a través de un navegador web, después de una búsqueda, y el documento al que se llega carece de un contexto claro que permita identificar su tipo. En consecuencia, es difícil poder identificar con claridad los datos que son necesarios para formular la referencia bibliográfica.

Esto sucede especialmente cuando se trata de publicaciones científicas, como artículos, capítulos, monografías, actas de congresos...donde es necesario tomar los datos adecuados,  que pueden ser específicos en algunos de ellos, y que es necesario identificar correctamente. La tabla 3 presenta un resumen de criterios para identificar los tipos de publicaciones científicas.

Tipo de publicación
Características
Monografías
  • Obras intelectuales elaboradas por uno o varios autores, con una autoría conjunta (no se diferencian autores por capítulos o partes).
  • Trata un tema específico o particular, con un nivel de tratamiento que puede ser desde científico hasta divulgativo.
  • Son argumentativas e informativas.
Obras colectivas
  • Tienen uno o varios editores o coordinadores, que definen la iniciativa y organizan la estructura del trabajo.
  • Formada por partes o capítulos, de diferentes autores, sobre aspectos específicos del tema tratado.
  • Se diferencia la autoría o responsabilidad de cada una de las partes (autores de capítulo).
Actas de congresos, conferencias, jornadas, seminarios...
  • Recopilación de trabajos presentados en reuniones científicas.
  • Cada trabajo individual suele recibir, en español, el nombre de "comunicación".
  • Se diferencia la autoría de cada una de las comunicaciones
  • Suelen estar editadas bajo responsabilidad: editores, coordinadores, sociedades científicas...
  • Pueden estar compuestas de textos de conferencias plenarias y de comunicaciones.
Revistas científicas
  • Publicación que aparece periódicamente o formando una serie.
  • Se organizan en volúmenes y/o números, que se suceden en orden numérico y/o cronológico.
  • Publican artículos (papers) científicos o de divulgación sobre campos científicos determinados.
  • Se diferencia claramente la autoría en cada uno de los artículos.

Tabla 3: Características de las publicaciones científicas y técnicas.

En cambio, otros documentos más comunes en la actualidad no plantean tantos problemas de identificación. Cualquier usuario sabe qué es un mensaje en redes sociales, qué es un video en línea, qué es una entrada de blog, o qué es una noticia en un periódico digital. Identificar los datos necesarios en cada uno de ellos para formular correctamente las referencias es entonces ya una cuestión de análisis y práctica. Además, la mayor parte de los estilos de referencias bibliográfica tienen guías con ejemplos que ayudan a su formulación, como se recoge en el bloque 2 de este texto.

Material complementario