3. Herramientas para gestión de referencias

Los gestores de referencias bibliográficas. Zotero.

3.1. Funcionalidades de un gestor de referencias

Un gestor de referencias bibliográficas es una herramienta informática que se utiliza para crear o recopilar, organizar y exportar las referencias bibliográficas que se hayan obtenido en las búsquedas realizadas en diferentes fuentes de información, o tras la consulta directa de otros documentos.  La toma de los datos de los documentos, y la preparación de referencias en el estilo que se trate, puede llegar a ser complicada y prolija en detalles a los que hay que atender. Por ello, se han desarrollado diferentes aplicaciones que ayudan al usuario con estas tareas, faclitando al captura de datos, su gestión, y la creación de las referencias bibliográficas.

Videotutorial: Biblioteca de la Universidad de Cantabria (2020). Gestores bibliográficos.

El software para gestión de referencias bibliográficas es una herramienta clásica para la elaboración de documentos científicos y técnicos desde la década de 1980. La evolución de este software, junto a las necesidades y requerimientos que se han ido viendo en apartados anteriores, permiten trazar un panorama de las funcionalidades que deben ofrecer los gestores de referencias bibliográficas:

Es importante destacar que un gestor de referencias no captura o almacena referencias; lo que guarda en su base de datos son los datos o metadatos que, posteriormente y aplicando las reglas de los estilos, utilizará para formatear las referencias según las convenciones del estilo que se trate. De ahí se deduce la importancia de introducir o capturar correctamente los datos necesarios para cada documento: los gestores no pueden subsanar las carencias o vacíos en los datos con los que trabajan: eso queda para el usuario que los utiliza.

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3.2. Tipos de gestores de referencias

La revisión de la historia de los gestores de referencias y de sus funcionalidades permite concretar dos etapas diferenciadas en la propia evolución de esta clase de herramientas:

  1. Una primera etapa, hasta 2006, en la que los gestores se entienden como una aplicación de escritorio, de uso personal, con un enfoque tradicional de captura, gestión y producción de bibliografía, orientada a la publicación tradicional. Esto se correspondería con los típicos gestores de referencias para escritorio o desktop, que carecían de prestaciones para publicar y difundir los datos y las referencias en el entorno de internet.

  2. Una segunda etapa, desde 2007, en la que se incorporan progresivamente la utilización de técnicas del web 2.0, el trabajo colaborativo y la difusión de información mediante diferentes tecnologías web. Esto ha llevado, a su vez, a que se puedan diferenciar tres grupos:

    • Gestores de referencias web: aquellas que sólo ofrecían al usuario el acceso a través de un servicio web, sin aplicación de escritorio.
    • Gestores sociales: aquellas herramientas  que incorporaban todas las funcionalidades descritas en el apartado anterior, a las que añadían capacidades para aportar contenido a la nube, y crear grupos de usuarios para trabajo colaborativo.
    • Herramientas web generadores de referencias: aquellas que ofrecen al usuario la posibilidad de crear directamente las referencia en uno o varios estilos, siempre y cuando se tratase de un documento digital disponible en internet, o se facilitase un identificador, como pueda ser un ISBN o un DOI.

En los últimos años han ido apareciendo herramientas que combinan los tres grupos, por lo que la división no es tan clara. Hay gestores de escritorio con funcionalidades sociales colaborativas, herramientas generadoras que además son gestores web... al tiempo que han proliferado servicios comerciales que integran la gestión de referencias en plataformas más amplias para ayudar a la elaboración de trabajos en diferentes niveles educativos.

Videotutorial: Bibliotecas UNED (2021). Principales herramientas para la gestión de referencias bibliográficas.

Los gestores de referencias más relevantes en este momento son:

La evolución del mercado y de las iniciativas del web 2.0 (surgido a comienzos de la década de 2000) ha hecho que servicios web para gestión de referencias hayan desaparecido de internet, dejando a los usuarios sin sus funcionalidades y, en ocasiones, incluso sin sus datos. Cabe citar los desaparecidos Connotea, 2Collab, Citeulike... de ahí la importancia de utilizar herramientas que ofrezcan una sencilla importación y exportación de datos.


3.3. Zotero

Zotero es el gestor de referencias de software libre "de referencia". Ofrece todas las funcionalidades y prestaciones que se han señalado en el apartado dedicado a las funcionalidades de este tipo de aplicaciones. Fue creado y lanzado en 2006 por el Roy Rosenzweig Center for History and New Media de la George Mason University, y desde 2016 su desarrollo se lleva a cabo a través de la Corporation for Digital Scholarship. Su nombre proviene de la palabra albanesa zotëroj que significa "poseer/dominar un aprendizaje".

La curva de aprendizaje de Zotero, en sus funcionalidades básicas, es suave: puede ser abordada sin problemas por cualquier usuario con conocimientos básicos de ofimática, de documentación y elaboración de trabajos, y  de estilos de referencias bibliográficas. Es multiplataforma (ofrece versiones para GNU/Linux, OS X y Windows), y sus prestaciones pueden ampliarse mediante plugins. Para la captura de datos de bases de datos y fuentes de información en internet, es necesario instalar Zotero Connector, que está disponible para los navegadores Firefox, Chrome, Safari y Edge.

Videotutorial: Bibliotecas UNED (2022). Uso de #Zotero para la gestión bibliográfica.

El flujo de trabajo con Zotero es simple: introducción o captura de datos, comprobación, etiquetado y anotación (si es necesario); organización en colecciones o carpetas;, y exportación o cita de las referencias. Para grupos de trabajo es importante conocer el funcionamiento de los grupos de usuarios con listas de referencias compartidas. El web de referencia de Zotero ofrece una Quick Start Guide y una sección Documentation bastante completa, que cubre todas las tareas básicas. Además, incluye un apartado de preguntas y problemas comunes. Para aprender a manejar Zotero, la referencia más actualizada es el manual redactado por Ronconi:

Ronconi, R. (2021). Guía gestor bibliográfico Zotero.

Para desplegar todo el potencial de Zotero es necesario que el usuario tenga los conocimientos básicos de tipos de documentos, su descripción, y las normas y estilos básicos de referencia. Ningún gestor de referencias puede solucionar los problemas derivados de unos datos incorrectos o insuficientes: forman las referencias con los datos que tienen, pero no corrigen los errores derivados de problemas previos.

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