Manual de uso de Redmine para Asesorías
Manual de utilización de la herramienta de herramienta Redmine para la gestión de proyectos, desde el rol de Jefe de Proyecto (Asesorías y mentorías)
Primeros pasos
Acceso a la plataforma
El acceso a la plataforma se realiza entrando con las credenciales que hayas recibido, yendo a:
Tus credenciales te darán acceso para el Proyecto en el que estés dado de alta. Eso lo puedes ver una vez hayas accedido en el desplegable de proyecto.
En este momento los proyectos disponibles desde esta plataforma son: Aeducar, Catedu, Asesoramiento a Distancia Aragon y Competencia Digital Docente-COFOTAP. Sin embargo, al soporte de vitalinux se accede desde esta otra web, por eso aquí no te aparecerá en el listado aunque también participes en él.
Si al inicio no entras en ningún proyecto en concreto, o seleccionas en ese menú Todos los proyectos verás una pantalla con las siguientes opciones:
Esta pantalla te da una panorámica general de todos los proyectos en los que estás implicado, las peticiones abiertas en cada uno, así como las noticias que se han generado en todos los proyectos agrupadas. Puede venir bien para obtener una visión global sin tener que entrar en las páginas de cada proyecto por separado, tal y como vamos a hacer a continuación.
Si seleccionas en Proyectos uno de los que participes (por ejemplo Competencia Digital Docente) nos llevará a esta nueva página:
Aquí puedes distinguir:
- A la derecha hay un listado de Miembros de la plataforma. Hay dos roles posibles: Jefes de proyecto y GestorCentro. Jefes de proyecto son perfiles de asesorías. Son las personas que van a responder a las peticiones. GestorCentro son perfil de usuario, que son quienes van a crear las incidencias, aunque veremos que en algunos proyectos no es necesario que un usuario esté registrado para que pueda crear una petición.
- La barra de menús Vistazo, Actividad, Peticiones...que se encuentra debajo del título. Esa barra es donde se encuentra todo lo relacionado con el Proyecto seleccionado.
- Barra de menús Inicio, Incidencias, Mi Página...arriba del todo. Esta pertenece a la plataforma en general y allí nos aparece información común a todos los proyectos existentes en la misma. De esta lo más interesante es el apartado Incidencias. Posteriormente explicaremos más de ella.
Edición de tu perfil
Como siempre que se accede por primera vez a una plataforma, es importante que dediques un breve tiempo a editar tu perfil. Para ello haz clic sobre tu nombre arriba a la derecha y elige Mi cuenta.
- Comprueba el correo electrónico con el que se te ha dado de alta. Será al que se te envíen las claves de recuperación de contraseña si se te olvidara en algún momento.
- Modifica la contraseña (¡buena práctica siempre!) y añade algún otro correo electrónico si así lo deseas.
- Elige una imagen asociada a tu cuenta. En esta aplicación (que por cierto se llama Redmine y es software libre) las imágenes de perfil no se cargan directamente, sino que las coge de otra aplicación llamada Gravatar donde previamente puedes subir imágenes asociadas a correos electrónicos. De esta forma cada vez que te registres en una aplicación que utilice este sistema con ese correo, tomará la imagen que tengas asociada allí. No obstante, si esto te parece muy complejo, puedes dejar la imagen que viene por defecto y ya está.
- Escoge tu favourite project: si estás registrado en varios proyectos, este será el proyecto que entrará por defecto cuando crees una nueva petición desde el menú Superior. También el primero que saldrá en la pestaña Incidencias del mismo menú.
Creación de peticiones
Aunque normalmente a la plataforma accederás para hacer seguimiento de peticiones hechas por otras personas, conviene que conozcas y entiendas el proceso a seguir para crear una petición. También puede ser útil para crear tus propias peticiones de tareas para asignarte a ti o entre compañeros/as a modo de recordatorio.
Dependiendo del proyecto, las peticiones se pueden crear de dos formas:
- Siendo un usuario registrado y accediendo a la plataforma.
- Enviando un correo electrónico. En ese caso no es necesario registro.
Comenzaremos por el segundo procedimiento, aplicable para todos los proyectos, si bien presupone una cierta formación en el usuario que presenta las peticiones.
Creación de una petición por un usuario registrado
Para ello, primero selecciona el proyecto en el que quieres crear la petición y luego haz clic en Nueva Petición.
Se abre esta nueva ventana:
- Tipo: Puedes elegir entre Soporte (un problema de algo que no funciona) o Tarea (imagínate que hay algo que configurar, algo a lo que hacer un seguimiento....). Lo normal será Soporte, que es la que viene por defecto.
- Asunto: Breve resumen del problema planteado. ¡MUY IMPORTANTE! Elige bien las palabras clave que introducir en el asunto. Eso ayuda mucho luego a localizar las incidencias posteriormente.
- Descripción: Explicación del problema que se plantea. Una buena descripción de un problema es la mitad de su solución. ¿En qué equipos pasa? ¿Qué sistema operativo tienen? ¿Desde cuando? ¿Qué ha cambiado ultimamente? ...Si falta información, desde soporte se requerirá posteriormente que se complete, pero todo lo que esté descrito previamente agilizará su solución.
- Estado: describe en qué momento de flujo de trabajo se encuentra una petición. Al crearla por defecto se le asigna Nueva. Veremos en el apartado de seguimiento que esto irá cambiando con el tiempo.
- Prioridad: Se le puede dar una prioridad diferente según la urgencia o no que tenga su resolución. Por defecto es Normal.
- Asignado: si se deja esto en blanco, la petición llegará a un soporte de primer nivel que cada Proyecto tiene asignado y que según lo que hayas puesto te lo resolverá directamente o se lo asignará a otro jefe de proyecto más adecuado. O si tienes claro quien tiene que contestar puedes buscarlo en la lista que te ofrece y asignárselo tú, y le llegará directamente a él o ella.
- Ficheros: Puedes adjuntar algún fichero, alguna captura de pantalla, que ayude a completar y entender mejor la descripción que has hecho.
- Privada: ¡¡MUY IMPORTANTE!! Las peticiones que aquí se crean están configuradas por defecto para que las vea cualquier persona registrada en la plataforma. Se trata de construir conocimiento colectivo y poder consultarlo después. No obstante, según sea la naturaleza de nuestra petición, puede que haya que adjuntar datos personales de algún usuario, o datos sensibles de un centro etc...En ese caso hay que activar el checkbox de Privada, y de esa forma solo será visible para la persona que la ha creado y quien la tiene asignada. Activar esto es fundamental en el caso de que hayas creado la petición de forma interna o como recordatorio.
Por último, hacemos clic en Crear y ya habremos enviado nuestra primera petición. ¡Enhorabuena!
Tu petición se crea con un número que será su identificador único, de forma que en cualquier otro lugar de la plataforma donde se escriba #esenumero, se creará un enlace a tu petición. Si has dejado el campo de Asignado a en blanco, te aparecerá el nombre del jefe de proyecto de soporte de primer nivel que canalizará tu petición.
Para saber más
El editor que existe para realizar la Descripción se parece mucho a un editor sencillo pero carece de algunas utilidades que pueden serte de interés (como por ejemplo introducir un enlace asociado a una palabra). Eso es porque utiliza sintaxis MarkDown. Si pulsas en el icono de ayuda, te abre una ventana emergente donde te explica cómo poner esas utilidades.
Creación de una petición desde un correo electrónico
En los proyectos Catedu y Aeducar, (y en Vitalinux, si bien ya vimos que ese soporte se realiza desde otra web) para facilitar la creación de peticiones por parte de usuarios no registrados, se ha habilitado una funcionalidad de Redmine que permite crear una petición a partir de la recepción de un correo electrónico.
En ese caso, la persona que presenta la petición envía un mail a los correos indicados en la web, y ese correo automáticamente abre una incidencia de Tipo Soporte, con Asunto el que haya puesto en el correo (por eso la importancia de remarcarles que el asunto sea identificativo y no genérico) y cuya Descripción será el cuerpo del mensaje.
Y así será la petición que se abrirá automáticamente:
Esa petición se asignará al Proyecto correspondiente y tendrá como valores por defecto los siguientes:
- Estado: Nueva.
- Prioridad: Normal.
- Asignado a: el usuario/grupo de usuarios que se haya predefinido en ese Proyecto.
- Owner-email: el mail desde el que se ha enviado la petición.
No debemos olvidar marcar la petición como Privada en ese momento si la persona ha introducido datos personales o sensibles en el correo que ha enviado.
Seguimiento de peticiones
Una vez creada una petición, se inicia lo que llamamos flujo de trabajo asociada esa petición, que analizaremos a continuación.
Chivato en Incidencias del Menú superior
Si nos fijamos en el menú superior se han producido algunos cambios.
Han aparecido unos números con colores en el apartado incidencia. Haciendo clic sobre la palabra Incidencias sabremos algo más de ellos.
Ese menú te informa de los Proyectos en los que participas (en este caso Aeducar y Competencia Digital Docente), y de las peticiones ABIERTAS en las que estás implicada de alguna forma en TODOS TUS PROYECTOS.
- El número del circulo verde te dice el total de peticiones que tienes abiertas (sin resolver) e incluirían las de los dos proyectos, Aeducar y Competencia Digital Docente.
- El número del círculo azul te informa de las novedades en tus peticiones donde aún no te has metido. En este caso como la has creado nueva, aunque hayas sido tu, te la marca también como novedad.
Si haces clic encima te llevará a una página resumen de tu actividad ABIERTA en este momento. Más adelante veremos como consultar peticiones pasadas que ya han sido cerradas.
Notificaciones vía correo electrónico
¡¡MUY IMPORTANTE!! Aunque te llegue la notificación al mail, nunca contestes respondiendo a ese correo puesto que es automatizado y solo tiene efectos a fin de notificación. Para contestar a una incidencia hay que hacerlo SIEMPRE a través de la plataforma, tal y como te explicamos a continuación.
Modificar una incidencia
Accediendo nos aparece esta ventana:
Desde aquí tanto el creador de la petición como la persona a la que se le haya asignado podrán:
- Cambiar el estado de la petición: Las opciones son
- Nueva: se asigna por defecto al crearse la petición.
- Esperando Respuesta : tiene sentido cuando se hace una pregunta al soporte y se está esperando una contestación de la otra parte, se entiende que durante el transcurso de la incidencia.
- Cerrada. Cuando ya está resuelta, para que deje de constarnos como activa.
- Cambiar la Prioridad: si en el transcurso así lo requiriera.
- Cambiar la persona asignada: reasignando la petición a la persona más indicada.
- Añadir alguna respuesta, pregunta, aclaración sobre la petición en el apartado Notas.
- Si l o que queremos hacer es dejar constancia de alguna observación o comentario asociado a la petición, pero que permanezca de forma solo visible para nosotros, podemos hacer clic en Notas privadas
- Adjuntar algún fichero adicional.
- Modificar la incidencia a Privada, si en cualquier momento la naturaleza de los datos que aparecen en la misma así lo requiriera.
Las personas jefes de proyecto podrán también añadir respuestas predefinidas, tal y como veremos al final de esta sección. Esta opción no está disponible para el perfil gestor.
Al terminar, nuevamente se le da a Aceptar, y a partir de ese momento nos aparecerá esa contestación o ese cambio en el hilo asociado a la Incidencia.
También habremos recibido un correo electrónico informándonos de esa modificación, y se añadirá un número azul en nuestro chivato de incidencias de la plataforma informándonos de la novedad.
Seguimiento de peticiones creadas por correo electrónico
Añadir seguidores a incidencias
Gestión de respuestas predefinidas
En muchas ocasiones las dudas se repiten y la herramienta nos permite crear una serie de respuestas predefinidas que añadir a nuestra respuesta sin necesidad de volverlas a teclear. Para ello, desde cualquier petición dándole a Modificar podremos acceder a la opción Gestión de respuestas predefinidas.
Si hacemos clic allí nos abre la pestaña Configuración de nuestra plataforma, y dentro de ella la subpestaña Respuestas predefinidas.
Allí podremos ver las que ya están y añadir alguna más si la necesitamos.
Ver otras incidencias
Filtrado de incidencias
Desde allí accederemos a todas las peticiones NO PRIVADAS que se han realizado en el proyecto y que podremos filtrar de acuerdo a los criterios que más nos interesen. Veamos más detenidamente las opciones de Filtros, que tienen mucho potencial.
Cada vez que hacemos una modificación en el filtro tenemos que recordar darle a Aceptar para que nos muestre el resultado del filtrado. Si queremos realizar un nuevo filtrado podemos darle a Anular.
El filtrado por Estado es sólo uno de los posibles criterios que la herramienta nos ofrece. Podemos añadir muchos más desde el desplegable Añadir el filtro, como los asociados a un autor, a una persona asignada, conteniendo un texto en el asunto, en la descripción. Si existe una combinación de filtros que utilizas habitualmente , la herramienta te permite Guardar esa combinación añadiéndole más parámetros de configuración.
Lo que nos abre una nueva ventana desde la que configurar nuestra consulta personalizada.
Una vez guardada, aparecerá a la derecha bajo el epígrafe de Consultas personalizadas.
Te invitamos a que vayas experimentando con todas las posibilidades que te dan, de cara a buscar incidencias relacionadas con un tema, abiertas o cerradas, para familiarizarte con sus posibilidades.
Monitorización de incidencias
y activas Monitorizar arriba a la derecha.
A partir de ese momento esa petición pasará a formar parte de tu menú de Incidencias Implicado y recibirás notificación de los cambios que se produzcan en ella .También podrás modificarla por si quieres añadir alguna opinión o consulta al respecto.
En cualquier momento puedes dejar de monitorizarla, procediendo de forma similar.
Como habrás deducido fácilmente, monitorizar una incidencia es equivalente a añadirte como Seguidor/a de esa incidencia.
Otros menús interesantes
Noticias
Cada vez que cualquier persona jefe de proyecto cree una nueva Noticia llegará una notificación al correo electrónico de todos los usuarios registrados en la Plataforma. Recordad que como con el resto de las notificaciones no hay que responder a ese correo puesto que es automatizado.
Las noticias no permiten creación por parte del perfil GestorCentro. Están concebidas como un canal de información unidireccional. Lo único que puede hacer un GestorCentro es Monitorizar una noticia y dejar un comentario. Para una mayor interacción se utiliza el Menú Foros, que describimos a continuación.
Foros
Aquí sí que se pueden crear nuevos temas de debate por parte de los GestoresCentro, así como monitorizar aquellos que interesen especialmente.
Ayuda y Soporte
Esta pestaña está concebida como un repositorio de FAQ para el proyecto.
Muy importante no confundir con el menú Preguntas Frecuentes de la parte superior, que es común para todos los proyectos incluidos en la misma plataforma (Aeducar, Aularagon...)
Configuración
Por último, en el caso de tener perfil Jefe de Departamento aparece un último menú llamado Configuración que nos va a permitir conocer y en algún caso modificar las opciones de configuración de nuestro Proyecto.
Aquí se puede encontrar información como a qué persona se le asignan las peticiones por defecto, un listado de miembros más detallado, opciones de suscripción de los Foros, o la gestión de las Respuestas predefinidas, tal y como hemos visto anteriormente.
Te invitamos a que explores sus posibilidades para conocerlas, si bien antes de realizar ningún cambio aquí es recomendable consultar con el resto de jefes de proyecto y sobre todo con la persona administradora de la plataforma para valorar su pertinencia.