Manual de uso de Redmine para Asesorías

Manual de utilización de la herramienta de herramienta Redmine para la gestión de proyectos, desde el rol de Jefe de Proyecto (Asesorías y mentorías)

Primeros pasos

Acceso a la plataforma

El acceso a la plataforma se realiza entrando con las credenciales que hayas recibido, yendo a:

soportearagon.catedu.es

image-1648545190458.png

Tus credenciales te darán acceso para el Proyecto en el que estés dado de alta. Eso lo puedes ver una vez hayas accedido en el desplegable de proyecto.

En este momento los proyectos disponibles desde esta plataforma son: Aeducar, Catedu, Asesoramiento a Distancia Aragon y Competencia Digital Docente-COFOTAP.  Sin embargo, al soporte de vitalinux se accede desde esta otra web, por eso aquí no te aparecerá en el listado aunque también participes en él.

Si al inicio no entras en ningún proyecto en concreto, o seleccionas en ese menú Todos los proyectos verás una pantalla con las siguientes opciones:

image-1648643085685.png

Esta pantalla te da una panorámica general de todos los proyectos en los que estás implicado, las peticiones abiertas en cada uno, así como las noticias que se han generado en todos los proyectos agrupadas. Puede venir bien para obtener una visión global sin tener que entrar en las páginas de cada proyecto por separado, tal y como vamos a hacer a continuación.

Si seleccionas en Proyectos uno de los que participes (por ejemplo Competencia Digital Docente) nos llevará a esta nueva página:

Aquí puedes distinguir:

Edición de tu perfil

Como siempre que se accede por primera vez a una plataforma, es importante que dediques un breve tiempo a editar tu perfil. Para ello haz clic sobre tu nombre arriba a la derecha y elige Mi cuenta.

image-1648640512428.png

 

Creación de peticiones

Aunque normalmente a la plataforma accederás para hacer seguimiento de peticiones hechas por otras personas, conviene que conozcas y entiendas el proceso a seguir para crear una petición. También puede ser útil para crear tus propias peticiones de tareas para asignarte a ti o entre compañeros/as a modo de recordatorio.

Dependiendo del proyecto, las peticiones se pueden crear de dos formas:

Comenzaremos por el segundo procedimiento, aplicable para todos los proyectos, si bien presupone una cierta formación en el usuario que presenta las peticiones.

Creación de una petición por un usuario registrado

Para ello, primero selecciona el proyecto en el que quieres crear la petición y  luego haz clic en Nueva Petición.

Se abre esta nueva ventana:

Por último, hacemos clic en Crear y ya habremos enviado nuestra primera petición. ¡Enhorabuena!

Tu petición se crea con un número que será su identificador único, de forma que en cualquier otro lugar de la plataforma donde se escriba #esenumero, se creará un enlace a tu petición.  Si has dejado el campo de Asignado a en blanco, te aparecerá el nombre del jefe de proyecto de soporte de primer nivel que canalizará tu petición.

Para saber más

El editor que existe para realizar la Descripción se parece mucho a un editor sencillo pero carece de algunas utilidades que pueden serte de interés (como por ejemplo introducir un enlace asociado a una palabra). Eso es porque utiliza sintaxis MarkDown. Si pulsas en el icono de ayuda, te abre una ventana emergente donde te explica cómo poner esas utilidades.

Creación de una petición desde un correo electrónico

En los proyectos Catedu y Aeducar, (y en Vitalinux, si bien ya vimos que ese soporte se realiza desde otra web) para facilitar la creación de peticiones por parte de usuarios no registrados, se ha habilitado una funcionalidad de Redmine que permite crear una petición a partir de la recepción de un correo electrónico.

En ese caso, la persona que presenta la petición envía un mail a los correos indicados en la web, y ese correo automáticamente abre una incidencia de Tipo Soporte, con Asunto el que haya puesto en el correo (por eso la importancia de remarcarles que el asunto sea identificativo y no genérico) y cuya Descripción será el cuerpo del mensaje.

Y así será la petición que se abrirá automáticamente:

Esa petición se asignará al Proyecto correspondiente y tendrá como valores por defecto los siguientes:

No debemos olvidar marcar la petición como Privada en ese momento si la persona ha introducido datos personales o sensibles en el correo que ha enviado.

 

 

Seguimiento de peticiones

Una vez creada una petición, se inicia lo que llamamos flujo de trabajo asociada esa petición, que analizaremos a continuación.

Chivato en Incidencias del Menú superior

Si nos fijamos en el menú superior se han producido algunos cambios.

image-1648545349183.png

Han aparecido unos números con colores en el apartado incidencia.  Haciendo clic sobre la palabra Incidencias sabremos algo más de ellos.

image-1648545375685.png

Ese menú te informa de los Proyectos en los que participas (en este caso Aeducar y Competencia Digital Docente), y de las peticiones ABIERTAS en las que estás implicada de alguna forma en TODOS TUS PROYECTOS.

Si haces clic encima te llevará a una página resumen de tu actividad ABIERTA en este momento. Más adelante veremos como consultar peticiones pasadas que ya han sido cerradas.

image-1648545500075.pngNotificaciones vía correo electrónico

La plataforma está configurada para que cada vez que crees una petición nueva, o se produzca alguna novedad en las peticiones que tú has creado o tienes asignadas, te llegue un correo electrónico de aviso a la dirección que has puesto en el perfil. En ese correo se hace referencia al número de la petición.

 

image-1648545458031.png

¡¡MUY IMPORTANTE!! Aunque te llegue la notificación al mail, nunca contestes respondiendo a ese correo puesto que es automatizado y solo tiene efectos a fin de notificación. Para contestar a una incidencia hay que hacerlo SIEMPRE a través de la plataforma, tal y como te explicamos a continuación.

Modificar una incidencia

Añadir una respuesta o algún cambio a una petición ya creada, se hace a través de Modificar.

image-1648545575222.png

Accediendo nos aparece esta ventana:

Desde aquí tanto el creador de la petición como la persona a la que se le haya asignado podrán:

Las personas jefes de proyecto podrán también añadir respuestas predefinidas, tal y como veremos al final de esta sección. Esta opción no está disponible para el perfil gestor.

Al terminar, nuevamente se le da a Aceptar, y a partir de ese momento nos aparecerá esa contestación o ese cambio en el hilo asociado a la Incidencia.

image-1648545646748.png

También habremos recibido un correo electrónico informándonos de esa modificación, y se añadirá un número azul en nuestro chivato de incidencias de la plataforma informándonos de la novedad.

Seguimiento de peticiones creadas por correo electrónico

En este caso  el procedimiento es el mismo, pero habremos de tener en cuenta si la modificación introducida en la petición es relevante o no para informar a la persona que la creó. En ese caso dejaremos activada la casilla Checkbox para enviar al usuario de soporte un mail con la modificación. Puede haber ocasiones en los que esto no sea necesario porque la modificación es interna (cambio en la persona asignada, o pasarla a Privada o algún cambio en el Estado...) pero no incluye ninguna respuesta
.
La persona que envió la incidencia recibirá en este caso un correo electrónico en el mismo hilo del que envió con las modificaciones y nuestra respuesta, no siendo necesario para ella en ningún momento tener por qué acceder a la plataforma ni registrarse en ella. ¡¡MUY IMPORTANTE!! Hay que recordarle que para cualquier modificación o respuesta que quiera dar a esa petición tiene que  usar el mismo hilo de correo. De otra forma la plataforma crearía una nueva petición por cada correo diferente que nos enviara, dificultándose muchísimo su seguimiento.

Añadir seguidores a incidencias

Otra de las opciones que nos permite hacer la plataforma con las peticiones es Añadir Seguidores. Un seguidor es alguien a quien le llegan las notificaciones de las modificaciones relacionadas con esa petición, y por supuesto también puede intervenir en el hilo de la misma en el momento que desee. Esa petición va a pasar a formar parte de su menú de incidencias en las que está implicado. Esto puede tener sentido hacerlo cuando tenemos compañeros/as que sabemos que están trabajando en el mismo tema, o a quien lo que allí suceda les puede interesar y les vendría bien estar al tanto.
Para ello hacemos clic en Añadir arriba a la derecha y escogemos el nombre de la persona/personas que queramos involucrar en esa petición. A partir de ese momento recibirán notificaciones en su menú de Incidencias y en su correo de todo lo relacionado con esa incidencia.

Gestión de respuestas predefinidas

En muchas ocasiones las dudas se repiten y la herramienta nos permite crear una serie de respuestas predefinidas que añadir a nuestra respuesta sin necesidad de volverlas a teclear. Para ello, desde cualquier petición dándole a Modificar podremos acceder a la opción Gestión de respuestas predefinidas.

Si hacemos clic allí nos abre la pestaña Configuración de nuestra plataforma, y dentro de ella la subpestaña Respuestas predefinidas.

Allí podremos ver las que ya están y añadir alguna más si la necesitamos.

Ver otras incidencias

Como hemos dicho anteriormente, lo interesante de esta forma de gestionar las incidencias es todo el histórico de incidencias resueltas y por resolver que se va generando y que una persona nueva puede consultar y resolver antes de tener que crear una petición.  Para consultar todas las peticiones, y no solo aquellas en las que estoy implicado, podemos acceder desde el menú Peticiones del Proyecto.

image-1648545917138.pngFiltrado de incidencias

Desde allí accederemos a todas las peticiones NO PRIVADAS que se han realizado en el proyecto y que podremos filtrar de acuerdo a los criterios que más nos interesen. Veamos más detenidamente las opciones de Filtros, que tienen mucho potencial.

Por defecto nos aparece activado el Filtro por Estado y con valor abierta, es decir, nos muestra las peticiones en curso en este momento en el proyecto. Podemos acceder desde allí también a las cerradas, a todas, o a aquellas que presenten un estado en particular (Esperando respuesta...)

image-1648545978362.png

Cada vez que hacemos una modificación en el filtro tenemos que recordar darle a Aceptar para que nos muestre el resultado del filtrado. Si queremos realizar un nuevo filtrado podemos darle a Anular.

image-1648545999835.png

El filtrado por Estado es sólo uno de los posibles criterios que la herramienta nos ofrece. Podemos añadir muchos más desde el desplegable Añadir el filtro, como los asociados a un autor, a una persona asignada, conteniendo un texto en el asunto, en la descripción. Si existe una combinación de filtros que utilizas habitualmente , la herramienta te permite Guardar esa combinación añadiéndole más parámetros de configuración.

image-1648641842924.png

Lo que nos abre una nueva ventana desde la que configurar nuestra consulta personalizada.

image-1648641677756.png

 

Una vez guardada, aparecerá a la derecha bajo el epígrafe de Consultas personalizadas.

image-1648641745995.png

Te invitamos a que vayas experimentando con todas las posibilidades que te dan, de cara a buscar incidencias relacionadas con un tema, abiertas o cerradas, para familiarizarte con sus posibilidades.

image-1648546022140.png

Monitorización de incidencias

Una vez localizada una petición que no es tuya pero que te resulta interesante por el motivo que sea, la herramienta también te permite monitorizarla. Para ello haces clic en el Asunto de la petición que te interese,

image-1648546055246.png

y activas Monitorizar arriba a la derecha.

image-1648546099584.png

A partir de ese momento esa petición pasará a formar parte de tu menú de Incidencias Implicado y recibirás notificación de los cambios que se produzcan en ella .También podrás modificarla por si quieres añadir alguna opinión o consulta al respecto.

image-1648546148581.pngEn cualquier momento puedes dejar de monitorizarla, procediendo de forma similar.

image-1648546175921.png

Como habrás deducido fácilmente, monitorizar una incidencia es equivalente a añadirte como Seguidor/a de esa incidencia.

Otros menús interesantes

Noticias

En este menú se cuelgan noticias por parte de los Jefes de Proyecto donde se dan informaciones que se consideran de interés general para todos los centros educativos. Pueden ser relativos a incidencias que se estén repitiendo , o a cambios de infraestructuras o en la propia herramienta.

Cada vez que cualquier persona jefe de proyecto cree una nueva Noticia llegará una notificación al correo electrónico de todos los usuarios registrados en la Plataforma. Recordad que como con el resto de las notificaciones no hay que responder a ese correo puesto que es automatizado.

Las noticias no permiten creación por parte del perfil GestorCentro. Están concebidas como un canal de información unidireccional.  Lo único que puede hacer un GestorCentro es Monitorizar una noticia y dejar un comentario. Para una mayor interacción se utiliza el Menú Foros, que describimos a continuación.

Foros

Esta pestaña está concebida para crear un espacio de reflexión y ayuda mutua sobre temas que interesen a todos y todas los participantes de ese Proyecto.

image-1648622633088.png

Aquí sí que se pueden crear nuevos temas de debate por parte de los GestoresCentro, así como monitorizar aquellos que interesen especialmente.

Ayuda y Soporte

Esta pestaña está concebida como un repositorio de FAQ para el proyecto.

image-1648622721634.pngMuy importante no confundir con el menú Preguntas Frecuentes de la parte superior, que es común para todos los proyectos incluidos en la misma plataforma (Aeducar, Aularagon...)

image-1648622813609.pngConfiguración

Por último, en el caso de tener perfil Jefe de Departamento aparece un último menú llamado Configuración que nos va a permitir conocer y en algún caso modificar las opciones de configuración de nuestro Proyecto.image-1648216242059.png

Aquí se puede encontrar información como a qué persona se le asignan las peticiones por defecto, un listado de miembros más detallado, opciones de suscripción de los Foros, o la gestión de las Respuestas predefinidas, tal y como hemos visto anteriormente.

Te invitamos a que explores sus posibilidades para conocerlas, si bien antes de realizar ningún cambio aquí es recomendable consultar con el resto de jefes de proyecto y sobre todo con la persona administradora de la plataforma para valorar su pertinencia.