M3 Gestión de Usuarios en Moodle

Introducción

Fig. Obtenida de Pixabay. Licencia CC0

Uno de los aspectos más importantes de moodle es el que hace referencia a la gestión de los usuarios. Según la propia página de documentación de Moodle en español, "un usuario es un participante que tiene permisos en un sitio Moodle". Moodle permite definir distintos tipos de usuarios, asignarles diferentes roles y permisos con diversos niveles de acceso a nuestro curso. Evidentemente, desde un nivel de administración es posible gestionar en profundidad los usuarios, roles y permisos en Moodle. Pero de momento nos vamos a centrar en lo que un profesor con permisos de edición puede hacer en su curso Moodle.

Además de la documentación que encontraréis a lo largo de estos contenidos, puede ser de utilidad la página de documentación de Moodle en español a la que hacemos referencia más arriba referida a la gestión de usuarios desde el nivel de profesor.

Objetivos

U1. Matriculación

Antes de comentar los distintos métodos de matriculación, conviene recordar que para poder matricularse en los cursos de una plataforma Moodle, primero es necesario registrarse en ella.

Desde la administración de la plataforma se decidirá si se ofrece la posibilidad de que cada usuario se registre de manera autónoma, o si por el contrario, sólo puede realizar el registro el administrador de la plataforma.

Desde CATEDU se gestiona la plataforma Aramoodle, donde el profesorado de Aragón que está en centros en los que no se dispone de Aeducar (plataforma Moodle a nivel de centro) puede solicitar espacio para crear sus propios cursos para la gestión de sus aulas. Aquí cada usuario puede registrarse de manera autónoma, facilitando la incorporación a la plataforma del alumnado de todos los centros cuyo profesorado tenga en ésta un curso.

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Cuando un alumno/a accede a una plataforma Moodle se encuentra con un listado de cursos. Cuando intenta acceder al curso correspondiente puede encontrarse con dos opciones:

a) El alumnado puede matricularse por si mismo.

b) El alumnado debe ser matriculado por el profesor/a.

Vamos a ver que es lo que ocurre en cada uno de estos casos.

El alumno puede matricularse por sí mismo

Opción A: El alumno puede matricularse por si mismo

En las plataformas Moodle es posible mostrar el listado de cursos disponibles en la página principal del mismo. Sin embargo esta opción no es aconsejable para Aramoodle, ya que en este caso es una plataforma compartida por centros educativos diferentes. Por eso, en el caso de que optemos porque el alumnado se automatricule, necesitaremos proporcionarles la dirección web de nuestro curso para que puedan localizarlo así directamente.

Además, a la hora de habilitar la automatricula en nuestro curso, será aconsejable que le configuremos contraseña para que únicamente se puedan matricular en ella quienes conozcan esta matrícula, que también informaremos a nuestro alumnado.

Habilitamos la automatrícula desde la página de Participantes >> Métodos de matriculación clicando en el icono de ojo que aparece a la derecha de éste método. 

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Para la configuración de esta automatrícula para establecer la contraseña, o incluso darle una limitación temporal, lo haremos clicando en el icono de rueda dentada que aparece a la derecha de este método de matriculación:

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Cuando un alumno/a entra a la plataforma Moodle y se dirige a la dirección web de nuestro curso para automatricularse: https://aramoodle.aragon.es/moodle/course/view.php?id=1192 le redirigirá a la página de automatrícula en el mismo, si todavía no lo ha hecho:

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El profesorado matricula a los estudiantes

Opción B: El profesorado matricula a los estudiantes

Otra posibilidad es que sea el profesor/a quien matricule a su alumnado en su curso. Recordamos que Aramoodle es el usuario quien debe registrarse en la plataforma, por lo que matricular a estos usuarios que ya existen en la plataforma consistirá en seleccionar a tus alumnos y alumnas y asignarles el rol de estudiantes en tu curso.

Vamos para ello a abrir un apartado nuevo sobre la asignación de roles en Moodle.

En este videotutorial se habla más de los procesos de matriculación

U2. Roles


IImagen obtenida de Pixabay. Licencia CC0

Los roles permiten definir los distintos niveles de interacción (y control) y acceso que un usuario puede establecer en un contexto Moodle determinado (curso, actividad,...). Los roles llevan asociados permisos y habilidades que se pueden aplicar a diferentes usuarios y contextos. Las capacidades y permisos asociados a un rol determinado se pueden modificar desde un nivel de administrador. La capacidad de configuración de los roles en el nivel de profesor/a está más limitada.

Los roles más comunes en Moodle son los que aparecen en la imagen siguiente, siendo el 1 Guest el que menos privilegios tiene y el 6 Administrador el que mayor dominio tiene del curso.

Aunque como profesores sólo podemos asignar algunos de ellos, como luego veremos, vamos a explicar muy rápidamente las características de cada uno de ellos.


 ROL DESCRIPCIÓN
1 INVITADO (Guest) Apenas tiene privilegios. Puede acceder a los cursos (si los configuramos para que puedan hacerlo) y ver los contenidos y las actividades. Pero no están matriculados y, por tanto, no pueden acceder a cuestionarios, calificador, correo, foros,...
2 ESTUDIANTE Los estudiantes pueden manejar todo lo que se les ofrece en un curso (para eso están), comunicarse con su profesor, participar en foros y chat, consultar recursos, hacer actividades,... pero no pueden modificar nada del curso.
3 PROFESOR-NO EDITOR (En nuestra imagen tutor) Pueden enseñar, calificar a los estudiantes, emitir informes, titularlos, comunicarse con los estudiantes por todos los medios, pero no pueden editar ni modificar el curso.
4 PROFESOR Puede hacer lo mismo que el tutor, pero además puede editar un curso, aunque no crearlo. Puede asignar algunos roles, mostrar u ocultar tareas o contenidos, etc.
5 AUTOR Puede también crear un curso.
6 ADMINISTRADOR Puede hacer de todo. Puede eliminar o crear un curso, administrar roles y asignar permisos y privilegios, editar, modificar, establecer escalas de calificación,... Hay dos niveles de Administrador: a nivel de curso (tiene todos los privilegios sobre un curso) o a nivel de Plataforma. Pero este es un tema para un nivel de formación posterior.

Matriculación y Roles

Cuando el alumnado ya está registrado en la plataforma (y tienen por tanto adjudicado un usuario y una contraseña), es relativamente sencillo matricularles en nuestro curso, si no habilitamos la opción de que se matriculen por sí mismos.

En la ventana de Participantes del menú principal del curso, nos llevará por defecto a la página Usuarios Matriculados, entre las opciones de la lista desplegable que aparece en la parte superior. Junto a esta lsta desplegable encontramos el botón para Matricular usuarios:

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En la ventana que se nos abrirá podremos añadir los usuarios que nos interesen de forma sencilla (tienen que estar ya dados de alta en el moodle):

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En el cuadro de tecto para la búsqueda de usuarios empezaremos a escribir el nombre del alumno/a a matricular y al ser un cuadro de texto de escritura predictiva nos irá filtrando entre aquellos usuarios de la plataforma cuyo nombre vaya coincidiendo con lo que vamos escribiendo en este cuadro.Lo seleccionamos, nos aseguramos de que tenemos elegido el rol Estudiante y clicamos en Matricular usuarios.

Si ampliamos las opciones desde Mostrar más... podríamos establecer por ejemplo el periodo de vigencia de la matrícula, que oscila entre sin límites y 365 días. Lo normal es que dejes la opción sin límites. También establecer la Fecha en que comienza la matrícula. Por defecto aparece el día actual, pero puedes establecer una fecha diferente si, por ejemplo, te interesa que los estudiantes no puedan acceder al curso hasta una fecha concreta, mientras preparas los materiales, actividades, …

Volveremos a la página de Participantes desde donde podemos consultar la relación de usuarios que hay matriculados en nuestro curso con la opción de cambiarles el rol. Desde aquí podemos también quitar a un usuario del curso o cambiar las condiciones de su matrícula:

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Roles por módulos

Además de asignar roles de manera global en un curso, Moodle nos permite también configurar roles por cada uno de los recursos o actividades. Lo que puede interesarnos por ejemplo cuando queremos elevar el perfil de algún usuario en alguna actividad concreta, por ejemplo, si queremos que puedan ser algunos estudiantes concretos quienes moderen un foro, entonces les asignaríamos localmente rol de profesor únicamente en dicho foro.

Para ello tendríamos que activar el Modo edición del curso y desde eel menú de tres puntos verticales que aparece a la derecha de cada actividad elegir la opción Asignar roles:

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Nos aparecerá la ventana con la lista de roles disponibles y cuántos hay asignados en este momento:

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Pinchando en cada uno de ellos podremos asignar, sólo para esta actividad, un rol distinto a los usuarios matriculados en nuestro curso:

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Otros Roles


Imagen obtenida de Pixabay. Licencia CC0

Atendiendo al listado de roles que hemos presentado más arriba y a la jerarquía de privilegios establecida en ella, desde el invitado al administrador, deberíais poder adivinar cuáles son los roles que el profesor/a puede asignar en un curso.

En efecto: profesor-no editor (que antes hemos llamado también tutor), estudiante e invitado. Ya hemos visto como asignar el rol de estudiante, pero podemos preguntarnos para que puede interesarnos asignar otros roles como el de invitado (guest).

La única ventaja que podría tener asignar a alguien el rol de invitado (en la ventana de matriculación asignando el rol que llama "ninguno"), sería dar acceso a nuestro curso a alguien registrado en la Plataforma sin que pueda intervenir en él. Por ejemplo, otro docente o un alumno/a de otro curso. Para ello, en cualquier caso, deberíamos permitir el acceso de invitados en nuestro curso, lo que no siempre es recomendable.

Más interesante es el rol de profesor-no editor, pues nos permite tener un profesor que puede hacer todas las funciones del mismo, pero sin poder editar los contenidos o tareas del curso.

Esto nos interesaría si, por ejemplo, varios docentes se reparten la edición de cursos en distintos niveles (uno hace el de 1º de ESO, otro el de 2º,...) pero imparten los mismos cursos en los distintos grupos de un nivel. Así, sólo un profesor/a editaría el curso Moodle de 1º ESO, pero tres podrían impartir el mismo curso en los distintos grupos de 1º. Por otra parte, los alumnos/as de 1º ESO de una determinada asignatura, podrían estar matriculados en varios cursos, cada uno con su profesor/a, o bien en un único curso, pero constituidos en grupos cada uno de los cuales tendría un profesor-no editor (su profesor/a de la asignatura).

Un poco más adelante volveremos con detalle sobre este tema de los grupos, pues es una de las opciones más delicadas de Moodle, pero antes de llegar ahí, tenemos que retomar la cuestión del panel de participantes. Vamos allá.

U3. Panel de participantes

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El panel de participantes es el que nos permite gestionar a todos los participantes que tenemos en un curso. Cuando son pocos, no hay ningún problema, pero si tenemos un número elevado de estudiantes, repartidos en grupos, hay algunas funciones que nos interesa conocer para filtrar la información.

Podemos considerar el panel dividido en tres zonas: superior, listado e inferior. Vamos a ver que encontramos en cada una de ellas.

Panel superior

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Lo primero que vemos en la zona superior es una lista desplegable en la que podemos elegir entre diferentes opciones y cada una de estas opciones cargará la página de configuración correspondiente. Nos centramos ahora en la opción Usuarios matriculados.

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En el panel superior de esta página aparece en primer lugar una lista desplegable, desde donde podemos elegir distintos criterios por los que filtrar:

Podemos seleccionar, consecutivamente, varios criterios de filtrado, que irán apareciendo como vemos en la siguiente imagen y aplicándose sobre el listado. En cualquier momento podemos anular cualquiera de ellos, pulsando sobre la "x" de ese criterio.

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Por último, podemos seleccionar a las personas participantes según la inicial de su nombre, de su apellido o combinar ambas.

Listado

En el listado veremos a nuestros participantes según los filtros que hayamos establecido con las opciones mencionadas. Por defecto, Moodle ordena la lista por el tiempo pasado desde el último acceso pero podemos cambiar esto haciendo clic en los conceptos que aparecen en la parte superior de la lista:

Podemos ordenar la lista según el nombre y apellidos, la dirección de correo o el último acceso. También es posible ocultar/mostrar cualquiera de las columnas del listado, simplemente pulsando en el icono (- para ocultar / + para expandir)

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Si queremos ver los detalles de alguna de las personas participantes, podremos hacerlo haciendo clic sobre su nombre y nos aparecerán la siguiente vista:

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Desde aquí también podremos añadirle a nuestros contactos para facilitar la mensajería.

Panel Inferior

En esta zona inferior encontramos algunas funciones más, como puedes ver en la siguiente imagen.

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Con los usuarios seleccionados podremos:

En resumen y como has podido ver, el panel de participantes es una herramienta muy potente para conocer y gestionar la información de nuestros estudiantes y su actividad en el curso. Por ejemplo, con los distintos informes que Moodle nos proporciona podemos conocer cuándo, cómo, cuánto y desde dónde (dirección IP) está entrando un participante en nuestro curso, lo cual puede ser información relevante a la hora de valorar el grado de motivación, implicación e interés de nuestro alumnado. Volveremos sobre esta cuestión en el perfil personal.

Además tanto en la parte superior de la página, como en la parte inferior, encontraremos el botón Matricular usuarios, que nos permitirá realizar matriculaciones de manera manual.

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U4. Perfil personal

El perfil personal es un elemento muy importante, tanto para el profesorado como para los usuarios y estudiantes de un curso. En él aparece la información personal que vamos a compartir con los demás usuarios del curso. Ahora veremos que podemos controlar la información que compartimos.

Por defecto, parece recomendable que, cuanto más abierto este nuestro curso, (si permitimos por ejemplo el acceso a invitados) más cuidadosos seamos con la información que proporcionamos a otros usuarios. En el caso de que los estudiantes de nuestro curso sean menores de edad, debemos procurar que sean más cuidadosos todavía, pues podemos incluso encontrarnos con problemas legales. En este caso deberíamos probablemente contar con el consentimiento familiar para que los estudiantes puedan participar en el curso con todas sus consecuencias. Especialmente sensible será el tema de la fotografía y el de la dirección de correo electrónico.

Acceso al perfil personal

Moodle permite acceder al perfil desde la foto de perfil que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.

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Lo importante es controlar la información que se ofrece en nuestro perfil y el de nuestro alumnado. Para ello debemos prestar un cuidado especial en la configuración del perfil de usuario.

Configurar Perfil

Para configurar la información que muestra nuestro perfil personal, la mayor parte de las cuestiones se resuelven mediante la opción Editar Perfil:

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En la ventana que se abre a continuación encontraremos las siguientes opciones ( te las vamos a mostrar en varias imágenes que muestran los distintos bloques):

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Como se puede ver, los campos marcados en rojo, son lo que Moodle solicita para activar a un usuario y son, por lo tanto, imprescindibles. Vemos también que desde la opción "Mostrar correo" podemos elegir ocultarlo, pero no podemos quitar este dato. Los demás datos no son obligatorios. Y, sin embargo, algunos datos son fundamentales, tanto para los estudiantes como para el profesorado.

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Importante

Aunque consideramos muy interesante que cada usuario del curso se identifique con una imagen, ya que nos ayuda a aliviar la "soledad del navegante" y la frialdad de los cursos a distancia, tenemos que reiterar las necesarias precauciones que hay que tomar en el caso de imágenes de menores en Internet (es imprescindible el permiso paterno) y, si se usan imágenes que no son propias de cada uno, las referentes a la propiedad intelectual.

Informes de actividad

Podemos ver de forma detallada la actividad en el curso de cada uno de los usuarios matriculados, profesores y alumnos. 

No tenemos más que elegir, en el tablón de participantes, al alumno sobre el que queremos el informe, pulsando sobre él y nos llevará a la vista de detalles de este usuario.

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En esta vista de detalle, observamos que hay una sección Informes. Especialmente interesante es el informe completo que muestra toda la actividad del estudiante.

Para saber más.

Si quieres saber más sobre los informes de curso, puedes ver este videotutorial que lo explica:

U5. Configuración grupos

Como ya hemos visto anteriormente, en el panel de participantes, podemos organizar a los participantes de nuestro curso en varios grupos. Esta función es muy útil tanto para matricular a distintos grupos del mismo nivel en un mismo curso (Ciencias Sociales6. Grupos A, B y C), asignándole a cada uno un profesor/a distinto, como para organizar grupos dentro de un mismo curso para realizar determinadas actividades.

Dependiendo de como configuremos los grupos, se establecerán distintos grados de visibilidad en el curso: por ejemplo, que cada profesor/a pueda ver sólo lo que hace su grupo, permitiendo que el grupo sepa perfectamente quien es su profesor y que el estudiante vea sólo lo que hacen sus compañeros/as (y no los de otros grupos) si esto es lo que nos interesa.

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Moodle nos ofrece dos modos para crear los grupos (manual y automático), tres maneras de organizar un curso en cuanto a los grupos: No hay grupos, Grupos separados y grupos visibles y dos opciones para su configuración, general y por tareas. Vamos a ver primero como crear los grupos y luego como configurar nuestro curso en este sentido.

Creación de grupos

Para acceder al panel de configuración de grupos lo haremos eligiendo esa opción en el desplegable que aparece en la parte superior de la página de Participantes:

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En la página de Grupos veremos las siguientes opciones. Nos fijamos en los botones de la parte inferior:

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Si queremos crear un nuevo grupo lo haríamos pulsando el Crear grupo. En la pantalla que se abrirá a continuación, podrás definir las características de cada grupo. Si queremos modificarlo una vez creado, tendremos que seleccionar el grupo y después pulsar el botón Editar ajustes de grupo.

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En esta pantalla podemos:

  1. Dar nombre al grupo, por ejemplo, Grupo A.
  2. Incluir una pequeña descripción del mismo.
  3. Clave de matriculación, en el caso de que deseemos que nuestros estudiantes tengan que conocer una clave para entrar en el grupo. Recuerda marcar la casilla "desenmascarar" para asegurarte de que escribes bien la clave.
  4. Mensajes de grupo: permite habilitar la opción de poder definir mensajes grupales.
  5. Por último, podemos identificar cada uno de nuestros grupos con una imagen, para lo que tendremos que arrastrarla hasta el selector de archivos y dejar la opción ocultar imagen como no. Esto es muy útil cuando, por ejemplo, en un foro, permitimos que participen varios grupos, pero queremos que los profesores puedan identificar rápidamente a los participantes de su curso.

No olvides, al finalizar este proceso, pulsar el botón Guardar cambios si estás conforme con lo que has hecho, o Cancelar si no quieres guardar los cambios.

Ahora, en nuestra pantalla inicial, aparecerá el grupo o grupos que hayamos ido creando en el cuadro de la izquierda, pero, inicialmente no tendrán usuarios asignados. Para asignar a cada grupo el profesor/a y los estudiantes que correspondan, deberemos pulsar el botón Agregar/quitar usuarios de la zona de la derecha.

El procedimiento para agregar es el mismo que el que hemos visto para asignar roles: tenemos una casilla para buscar participantes y dos botones, uno para agregar usuarios y otro para quitarlos en el caso de que nos hayamos equivocado. No olvides agregar también al profesor/a. Una vez que pulses el botón Regresar a los grupos encontrarás cada uno de los grupos que hayas creado, con el profesor/a y los estudiantes que hayas incluido en ese grupo.

Si ahora vas al panel de participantes verás que vas a poder filtrar también por grupos y además en el listado aparecerá una nueva columna en la que se indique el grupo al que pertenece cada participante, o si no pertenece a ningún grupo.

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Grupos automáticos

Otra opción que nos brinda Moodle es generar los grupos de manera automática. Para ello debes pulsar el botón Crear grupos automáticamente en la página de Grupos.

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En el panel que se abre a continuación podremos establecer los criterios de agrupamiento en función de los siguientes parámetros:

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  1. Esquema de denominación: Con este esquema aplicará a cada grupo un nombre según es esquema especificado. Así, con el esquema "Grupo @" obtendremos los nombres: Grupo A, Grupo B, Grupo C,... y para el esquema "Grupo #" obtendremos nombres así: Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3,...

  2. Creación automática basada en: Se puede elegir Número de grupos, para especificar cuántos grupos queremos, o Miembros por grupo, para especificar el tamaño de los grupos.

  3. Seleccionar los miembros a partir del rol: Puedes elegir entre profesor, estudiante o todos. Tendrá en cuenta para los agrupamientos a los usuarios matriculados que tengan el perfil indicado

  4. Nombre del agrupamiento: Aquí especificamos el nombre del agrupamiento, si tenemos creados agrupamientos en nuestro curso. Un agrupamiento es un conjunto de grupos.

  5. Número de grupos o miembros por grupo: Aquí se especifica el valor deseado para el parámetro indicado en el punto 2 de este listado.

  6. Asignar miembros permite elegir el método por el que se asignarán los miembros.

  7. Evitar el último grupo pequeño reparte los últimos usuarios en grupos ya existentes para evitar un tamaño demasiado pequeño.

  8. Ignorar usuarios en grupos: para no asignar a nuevos grupos a usuarios que ya pertenezcan a alguno
  9. Incluir únicamente matrículas activas.

Por último, puedes pulsar el botón vista previa para ver el resultado antes de dar al botón enviar, por si necesitas cambiar algo antes de generar los grupos.

Configuración modo grupos

En los cursos Moodle es posible definir si se va a trabajar en modo grupos. Trabajar en modo grupos va más allá de tener creados grupos en el curso (podríamos tener cursos creados y no trabajar en modo grupos). Trabajar en modo grupos quiere decir que vamos a tener la posibilidad de crear recursos y actividades en los que podamos aplicar dichos grupos, bien como una forma de preparar contenidos específicos para diferentes grupos de alumnado, o bien simplemente como una forma de organizar y distribuir alumnado en  dichos grupos.

Para aplicar el modo grupos en un curso, debemos clicar en la opción Configuración del menú del curso y ahí en la sección Grupos.

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Los modo de grupo que pueden elegirse son los siguientes:

En la opción Forzar el modo grupo elegiremos entre:

Los agrupamientos por defecto permite elegir el agrupamiento que interese para todos los módulos del curso salvo que en alguno de ellos se especifiquen otros grupos o agrupamientos.

También podemos configurar estas opciones en cada uno de los módulos que configuran nuestro curso, aunque entonces no nos aparecerá la opción Forzar.

U6. Mensajería

Imagen obtenida de Pixabay. Licencia CC0

La Mensajería interna de Moodle es una de las herramientas que tenemos a nuestra disposición para comunicarnos con los usuarios o participantes de un curso. Combina las características de los programas de mensajería instantánea y el correo electrónico. Sin embargo, en principio no necesitamos una cuenta de correo electrónico para poder enviar mensajes a través de la mensajería y nos proporciona una lista de contactos potenciales que incluye a todos los participantes del curso.

Además de la información que encontraréis en este apartado, podéis también consultar el artículo de Moodle docs dedicado a la Mensajería interna.

Como usar la Mensajería

En la zona superior derecha, junto al icono con nuestra foto de perfil, encontraremos los iconos tanto de las notificaciones como del acceso a la mensajería.

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Si tuviéramos mensajes pendientes de leer, por recibirlos cuando no estábamos en línea, en el icono de mensajería aparecería en rojo el número de mensajes pendientes. Lo mismo pasaría con las notificaciones.

Una vez accedamos a la zona de mensajería, encontraremos:

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En primer lugar aparece un cuadro de búsqueda, que nos ayudará cuando queramos localizar los mensajes de un usuario concreto o bien que contengan alguna palabra o texto concreto.

A la derecha del cuadro de texto aparece el icono de configuración, que al pulsarlo nos mostrará las siguientes opciones, para la restricción o no de la recepción de mensajes y el tipo de notificación preferida:

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Bajo el cuadro de texto, tenemos el enlace directo a los Contactos, desde donde podemos consultar tanto nuestros contactos, como aceptar las solicitudes de contacto que tengamos pendientes:

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Por último, bajo el enlace de contactos, ya nos aparece la zona con los mensajes, organizados por tres categorías: en primer lugar, los que hayamos marcado como destacados, después los mensajes grupales (recordamos que es necesario habilitar, en la definición de nuestros grupos de usuarios, la opción Mensajes de grupo) y por último los mensajes privados.

Además es posible enviar un mensaje a un usuario, desde el enlace al mismo en el bloque Usuarios en línea, así como desde el panel de participantes. En este caso, podríamos enviar a un usuario concreto, o bien seleccionar un conjunto de participantes y desde la lista desplegable de tareas masivas que aparece al pie del listado de participantes, elegir Enviar mensaje.