3. Formularios
La interfaz
Esta aplicación es bastante más sencilla. Podremos realizar nuestros propios formularios para recoger datos de una forma muy eficaz. Hace poco Google ha rediseñado la interfaz de Formularios. En este curso trabajaremos con la nueva para que esté actualizado el máximo tiempo posible. No obstante, una vez sepas trabajar con la aplicación, las diferencias entre un diseño u otro no son significativas. Por el momento, puedes cambiar de una a otra fácilmente clicando en Probar la nueva versión de Formularios de Google, justo debajo de la barra de herramientas, o clicando en en la esquina inferior izquierda de la nueva interfaz.
- Título del archivo Formulario.
- Acceso a los complementos instalados.
- Cambia la paleta de colores de tu formulario o elige un tema.
- Vista previa. Echa un vistazo a cómo está quedando.
- Configura las opciones básicas.
- Envía tu formulario por correo, comparte un link en tu blog o insértalo. También puedes publicarlo en tus redes sociales.
- Podrás añadir colaboradores, imprimir, dejar rellenos algunos campos y obtener nuevos complementos.
- Crea tu formulario añadiendo preguntas.
- Haz un seguimiento de las respuestas que estás recibiendo.
- Añade una pregunta.
- Añade una etiqueta de texto Título y descripción.
- Añade una imagen, un vídeo o una sección (apartados entre los que se puede redirigir al usuario).
- Título y descripción del cuestionario.
- Ejemplo de pregunta de respuesta corta.
Configura tu formulario
Clicando en la ruleta accederás a las opciones que puedes ver en la siguiente imagen. Piensa bien para qué estás haciendo el cuestionario. Según el propósito del mismo, hay que tener cuidado con las casillas que activas. - ¿Quieres hacerles una prueba sencilla de conocimientos a tus alumnos? Marca la 1ª casilla Solo se puede enviar 1 respuesta. - ¿Quieres utilizar el formulario para rellenarlo las veces que haga falta para recoger datos de una forma cómoda? Añade un link a Enviar otra respuesta al final del cuestionario. - ¿Vas a recoger datos personales de cada encuestado que no deben ser vistos por el resto de participantes? NO marques la casilla Ver un resumen de las respuestas.
Envía y publica tu formulario
Clica en ENVIAR en la zona superior derecha de la pantalla para acceder a las siguientes opciones:
- Compartir por mail: podrás elegir los destinatarios y redactar el mail. Se añadirá un enlace de forma automática en tu mail para que los encuestados accedan a él. También puedes incrustar directamente el formulario en el mail que envías seleccionando Incluir formulario en el correo electrónico.
- Publicar enlace: dicho enlace llevará a tus encuestados hasta el formulario publicado. Podrán entonces rellenarlo y enviarlo. También tienes la opción de acortar la url para compartirla con más facilidad.
- Embeber o incrustar: te genera un iframe con el que puedes incrustar tu formulario en tu página web o blog. Puedes redimensionar aquí mismo el tamaño de dicho iframe.
-
Utiliza también los botones sociales para dar difusión a tu encuesta.
Las preguntas
En este apartado veremos los tipos de preguntas que podemos hacer en un formulario de Google. Clicando sobre el icono de Añadir pregunta aparecerá una nueva pregunta justo debajo de la sección que tengamos seleccionada. Por defecto esta pregunta será de selección múltiple. Clica sobre ella y verás que aparecen más opciones, entre ellas un desplegable para cambiar el tipo de pregunta. Vamos a ver las opciones avanzadas de cada una.
Respuesta corta, párrafo y escala lineal
Veremos estos tres tipos de pregunta juntas porque tienen en general las mismas opciones. Si clicas en los tres puntos verticales puedes elegir si mostrar un Texto de ayuda, para guiar al alumno, o el menú Validación de datos. Imagina que estás pidiendo que introduzcan su mail. Con esta opción puedes evitar que tus encuestados envíen mails sin @ o que no terminen con su tipo de dominio (.com .es...), que envíen respuestas numéricas fuera de rango, etc. ¿Para qué utilizarías estos tres tipos de pregunta?
Selección múltiple y Desplegable
Este tipo de preguntas nos permite seleccionar una sola opción entre varias propuestas. Sus opciones avanzadas nos permiten redirigir a los encuestados a una sección concreta del formulario según su respuesta. Además, las respuestas quedarán registradas en la hoja de cálculo escritas exactamente como nosotros queremos. Esto nos facilitará mucho el tratamiento de estos datos.
Pero,¿qué es una sección y como se añade? Clicando sobre el icono "Añadir una sección" crearemos otro apartado sobre el que introducir cualquier elemento propio de un formulario. Al final de cada sección, excepto de la última, podremos decir qué camino tomar.
- Ir a la siguiente sección.
- Ir a una sección en concreto.
- Enviar el formulario.
Casillas de verificación
Aquí los encuestados podrán seleccionar más de una opción. En Validación de datos dispondrás de las siguientes opciones para limitar las respuestas aceptadas:
- Selecciona por lo menos
- Selecciona como máximo
- Selecciona exactamente
Cuadrícula de varias opciones
Imagina que quieres evaluar de 1 a 5, siendo 1 "decepcionante" y 5 "apasionante", la experiencia de cada alumno en su visita a las distintas salas del Parque de las Ciencias. Podríamos ir añadiendo filas con el nombre de las salas a medida que rellenamos esta pregunta. En las columnas escribiríamos "decepcionante" ... "apasionante". Pero, cada vez que añado una fila, automáticamente me añade una columna. ¿Cómo hago para tener distinto número de filas y columnas? No te preocupes, una vez hayas rellenado todas las opciones, elimina las que no uses clicando en la X correspondiente.
Puedes Exigir una respuesta por fila y Limitar a una respuesta por columna para garantizar que las respuestas tengan sentido.
Títulos, imágenes y vídeos
Si quieres dar título y descripción a una zona del formulario, pero no necesitas las opciones de redireccionamiento que te ofrece la sección, clica en 
También podrás insertar vídeos 
e imágenes 
Presta atención a los botones bajo la edición de cada pregunta 
¿Tienes que configurar varias preguntas parecidas con las mismas opciones? Duplica la pregunta modelo y edita la nueva. Si deslizas el botón Obligatorio, nadie podrá enviar un formulario sin contestar a esa pregunta.
¡Nada más! Ya sabes crear tu propio formulario.
Las respuestas
Todas las respuestas que vayamos recibiendo a través de nuestro formulario se irán almacenando en el mismo, a modo de resumen, y en una hoja de cálculo. Se nos abre pues un sin fin de posibilidades. ¿Quieres saber más?
Vista resumen, individual... ¿se aceptan respuestas?
En la sección Respuestas podremos ver un resumen de las respuestas recibidas hasta el momento. Éste será el que se muestre a todos los encuestados al enviar el formulario, si en la configuración hemos seleccionado Ver un resumen de las respuestas.
También podrás ver las respuestas de cada encuestado (individual) y cerrar el cuestionario para no recibir más repuestas deslizando el botón Se aceptan respuestas.
Ver respuestas en hoja de cálculo
En "ver respuestas en Hoja de Cálculo" podrás ver las respuestas en la hoja de cálculo. Si no has seleccionado aún un destino para las respuestas podrás hacerlo ahora. Se creará en tu Drive una hoja de cálculo con el mismo título del formulario seguido de (respuestas). A partir de este momento cuentas con la potencia que ofrecen las hojas de cálculo en cuanto a gestión de datos. En el siguiente módulo profundizaremos en este tema.
Más opciones
Junto a 
puedes acceder a más opciones
. Éstas son:
- Recibir notificaciones por correo electrónico de respuestas nuevas
- Seleccionar destino de las respuestas
- Desenlazar formulario
- Descargar respuestas (.csv)
- Eliminar todas las respuestas
¿Quieres añadir colaboradores para que editen el formulario, obtener complementos...? Clica sobre , esta vez en la esquina superior derecha de la pantalla. Te aparecerá el menú que ves en la imagen de la derecha.