Trabajo Colaborativo Con Google Drive

• 1. Nuestro Drive
• Introducción
• Primeros pasos
• Creación y gestión de archivos
• Compartir y colaborar
• Para ordenador y móvil
• 2. Documentos
• Editando un Documento
• El menú insertar
• El menú herramientas
• Complementos y combinaciones de teclas
• Colaborando con Documentos de Google
• 3. Formularios
• La interfaz
• Las preguntas
• Las respuestas
• 4. Hojas de cálculo
• Introducción a Hojas de Cálculo
• Introduciendo datos
• Editando Hojas de Cálculo de Google Drive
• Dando formato a Hojas de Cálculo en Google Drive
• Fórmulas y funciones
• Ordena, filtra y colabora
• 5. Presentaciones y mucho más
• Creando una presentación
• Exponiendo una presentación
• My Maps
• Dibujos y más
• Anexo: Seguridad y privacidad de la cuenta GSuite
• Créditos

1. Nuestro Drive

Introducción

Qué es Google Drive

Es un servicio que nos permite guardar archivos en Internet gratuitamente, así como crear nuevos documentos, editar y compartirlos de manera sencilla.

Google Drive nos ofrece un espacio, de 15 GB en su versión gratuita, para administrar nuestros archivos y favorecer el trabajo colaborativo, aportando herramientas muy potentes de edición, gestión de permisos sobre archivos y control de versiones. Además, podremos descargar nuestros documentos en múltiples formatos, mantener sincronizado nuestro Drive en todos nuestros dispositivos y publicar nuestro contenido en la web.

Objetivos

En este curso aprenderás a: - Gestionar tus archivos en la nube - Crear, editar y compartir documentos en los siguientes formatos:

• Documentos de texto
• Presentaciones
• Formularios
• Hojas de Cálculo
• Dibujos
• Mapas

En definitiva, serás capaz de gestionar grandes cantidades de documentos, datos e información de una forma increíblemente rápida y eficiente.

En las próximas semanas estudiaremos los productos que Google Drive aporta por defecto para tratar cada tipo de documento.

Primeros pasos

Creando una cuenta de Google

Para tener acceso a Drive es necesario tener abierta una cuenta Google. Para ello tenemos que entrar aquí o escribir en un buscador: crear cuenta en Google. También podríamos hacerlo entrando en www.gmail.com y clicando en "CREAR UNA CUENTA".

En cualquier caso llegaremos a una pantalla como la que ves a la derecha.

Google tiene que verificar la cuenta, así que nos pedirá un número de teléfono móvil (nos mandarán un código) o una cuenta de correo que ya tengamos (nos enviarán un enlace para verificar la cuenta).

Una vez creada, ya tenemos acceso a Gmail y a Google Drive, entre otros servicios. Con nuestra sesión iniciada y estando en www.google.es, por ejemplo, podremos acceder de forma rápida a todas nuestras aplicaciones.

La interfaz de Google Drive

En la siguiente imagen podéis ver los principales botones de la interfaz junto con la descripción de las funciones menos intuitivas.

Una panorámica del entorno de trabajo en Google Drive

1. En este menú podremos seleccionar qué elementos queremos que nos muestre la zona central del aplicación: los guardados en Mi unidad, mis fotos (Google Fotos), el material que he marcado cono Destacado...
2. Cuando tenemos un archivo seleccionado aparece este menú. Podremos compartir un archivo mediante enlace o invitación, revisar el documento con la opción vista previa, guardarlo en Mi unidad y varias opciones más si clicamos sobre los 3 puntos.
3. En la ruleta de este menú podremos configurar nuestro Drive.
4. Esta es la información que se nos muestra si clicamos en "i".
5. Nos dice la ruta en la que está alojado el archivo.

Creación y gestión de archivos

Creando documentos

¡Creemos nuestro primer documento! Clica en Nuevo para escoger qué tipo de archivo quieres crear. También podrás crear una carpeta nueva para organizar tus documentos o subir varios archivos o carpetas de golpe. El archivo aparecerá en una ventana nueva. Le damos un nombre clicando sobre Documento sin título en la esquina superior izquierda y ya podemos comenzar a editarlo. Justo al lado del título del documento podremos seleccionar la carpeta donde queremos guardarlo. Si seleccionamos ninguna, nuestro archivo se guarda automáticamente en "Mi unidad".

Subiendo documentos

También podemos subir nuestros propios documentos creados con otros programas. Una vez subidos podremos organizarlos, compartirlos, acceder desde cualquier sitio y editar muchos de ellos.

No hay límite en el número de archivos que puedes almacenar. Solo se establece una limitación de espacio de 15 GB en total, contando en esta cuota los archivos guardados en Mi unidad, Google Fotos y los mails de Gmail. No ocuparán espacio en tu Drive los archivos Compartidos conmigo que NO hayas añadido a Mi unidad.

Puedes subir tus archivos clicando en Nuevo y Subir archivos o Subir carpeta. Otra opción es arrastrar tus archivos sobre la ventana del navegador donde tengas abierta tu unidad de Drive.

Editando documentos subidos

Google Drive puede abrir documentos realizados con Microsoft Office y suites ofimáticas libres como LibreOffice. Una vez subidos los archivos a nuestro Drive clica con el botón derecho sobre el archivo y posteriormente "Abrir con". Si seleccionas el programa propio de Google -Documentos para .docx y .odt, Hojas de Calculo para .xls y .ods...- podrás editar utilizando todas opciones que proporciona Google. También se puede "Abrir con" desde la previsualización de los archivos.

Cuando ganes experiencia comprobarás que tienes una oferta enorme de aplicaciones para utilizar con los documentos de tu Drive. Explóralas en "Conectar más aplicaciones".

Compartir y colaborar

Veamos el verdadero potencial de Google Drive y sus productos: las herramientas de colaboración. Antes de continuar, conviene tener claro que dentro las aplicaciones de Google Drive suele haber varias formas de realizar una tarea. Veremos solo algunas de ellas para no añadir complejidad al tema.

Cómo compartir un documento

Si quieres compartir tu documento, selecciónalo y clica en el botón para compartir . A continuación aparecerá una ventana en la que podrás añadir los correos de los colaboradores que desees y seleccionar los permisos que otorgas sobre el documento en cuestión: - Puede editar. - Puede comentar. - Puede ver.

Otra opción es compartir un enlace al documento  , seleccionando también los permisos. Es posible dar permisos distintos dependiendo del tipo de acceso -invitación por mail o mediante enlace-.

Si clicas en Avanzada puedes configurar más opciones como Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios.

Compartido conmigo

Justo debajo de Mi unidad tienes la sección Compartido conmigo. Aquí se guardan de forma automática enlaces a todos los documentos y carpetas que hayan compartido contigo. Digo enlaces porque realmente estos documentos no están añadidos a tu unidad y, por lo tanto, no están ocupando tu espacio limitado de 15 GB.

¡Atención! Tanto si lo dejas en Compartido conmigo, como si lo añades a tu Drive  , si el propietario borra el archivo tú también lo perderás. La única forma de conservarlo con seguridad es hacer una copia del mismo. Desde ese momento serán dos archivos con historiales de edición distintos. Clica con el botón derecho sobre el archivo y Hacer una copia.

Para ordenador y móvil

Google nos ofrece aplicaciones nativas para nuestros dispositivos con las que poder sincronizar documentos en la nube. De esta manera, podremos editar o subir un documento desde nuestro ordenador y acceder a él o seguir editándolo desde nuestro móvil o tableta.

Google Drive para escritorio

Podrás instalar la aplicación descargándola desde la web de Google Drive{.external .text}. Una vez instalada tendrás una nueva carpeta en tu ordenador con el nombre de la aplicación (Drive). Todo lo que guardes en ella se mantendrá sincronizado en la nube.

Lamentablemente, el cliente de escritorio está solo disponible para Windows y Mac. Esperemos que próximamente ofrezcan la versión para Linux, como ya lo hacen otras empresas como Dropbox.

A continuación puedes ver el proceso de instalación en imágenes.

Google Drive para móvil

Como cualquier otra aplicación para Android o iOS, ésta se instala desde la respectiva tienda de aplicaciones: App Store para iOS y Google Play en Android. Bastará con acceder a dichas tiendas desde nuestro dispositivo móvil y darle a instalar. Tendremos entonces acceso a nuestros archivos desde el teléfono, siempre que tengamos conexión a internet. Posteriormente veremos cómo trabajar sin conexión.

Las siguientes imágenes nos dan una idea sobre cómo se ve Drive en nuestro móvil.

Trabajando sin conexión

Podremos acceder y editar nuestros Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones incluso cuando no estemos conectados a internet. Tan solo tenemos que activar el acceso sin conexión, eso sí, mientras aún estamos conectados.

Los siguientes pasos se han de realizar con la aplicación Drive abierta.

En Android

Podremos tocar y mantener pulsado un archivo durante 1 o 2 segundos y posteriormente extender la selección añadiendo otros archivos. Si todos ellos son del tipo Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones, podremos entonces pulsar en hacerlos accesibles sin conexión. También podremos pulsar en el icono que aparece en la sección inferior derecha de cada archivo, y activar el "Acceso sin conexión".

Para encontrar archivos guardados sin conexión accederemos al menú  y pulsaremos en " Sin conexión".

En iOS

Para activar o desactivar el acceso sin conexión, pulsaremos el iconoque hay junto a cada archivo y después "Descargar y mantener sincronizado".

En Ordenador

El acceso sin conexión aquí se establece para todos los archivos en conjunto, no para archivos específicos. Esta opción sólo funciona si accedemos a nuestros documentos de Drive a través de Google Chrome. No está disponible en otros navegadores.

• Una vez en tu unidad Drive, clica en la ruleta de configuración 

  

• Selecciona "Configuración".
• Marca la casilla "Sincronizar los archivos de Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google con este ordenador para editarlos sin conexión".

2. Documentos

Editando un Documento

Documentos de Google es un procesador de texto que ofrece las opciones medias típicas de cualquier software de este tipo. Destaca, no obstante, en el ámbito colaborativo, ofreciéndonos herramientas muy potentes para el trabajo en equipo con documentos.

En el primer módulo ya tuvimos una toma de contacto con la interfaz. A continuación, profundizaremos en las opciones propias y más características de Documentos.

Primeros pasos

Clica en Archivo - Configuración de página. En este menú podrás establecer la orientación, tamaño, color de la página y márgenes. Comienza a introducir texto como en cualquier procesador. También podrás copiar texto, cortarlo y pegarlo, pero tendrás que utilizar los atajos de teclado si no te has descargado la aplicación Documentos, que son respectivamente Ctrl+c, Ctrl+x y Ctrl+v. ¿Crees que podrías haber escrito una frase en otro sitio? Selecciónala y, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrástrala donde quieras. Dale formato a esa frase o a todo el texto si quieres utilizando los botones de la barra de herramientas.

Un par de consejos

No cambies constantemente la fuente (tipo de letra). En su lugar, trata de seleccionar en cada momento el tipo de texto que estás añadiendo (Título, subtítulo, Título 1...). De esta manera tus documentos tendrán un aspecto uniforme y serán más fáciles de leer. Y si no te gustan los estilos que Documentos trae por defecto, no te preocupes, puedes crear los tuyos. Selecciona el texto que tenga el formato que quieras conservar como tipo de texto, clica en la zona derecha de la etiqueta Título, texto normal... y dale a "Actualizar __ para que coincida". ¿Sabías que puedes añadir nuevas fuentes para usarlas en tus documentos? Cuando vayas a seleccionar la fuente que desees, baja hasta el final de la lista y clica en Más fuentes.

Imagen - Asignando formato para los títulos

Imprimir

¿Tienes ya tu documento escrito? Imprímelo clciando en el icono correspondiente o en Archivo - Imprimir. También puedes utilizar el atajo de teclado Ctrl+p. Podrás imprimir, descargar como .pdf o elegir una ubicación dentro de tu Drive o el de otra cuenta para guardarlo.

El menú insertar

Merece especial atención el menú insertar y todas las posibilidades que nos ofrece. Clicando sobre él podrás insertar imágenes, enlaces, ecuaciones... y mucho más. Vayamos por partes:

Las imagenes y sus opciones

Al insertar una imagen, Google nos ofrece múltiples opciones: subir una imagen, hacer una foto con nuestra webcam, insertar desde url o añadirla desde tus álbumes guardados en Google Fotos o en tu Drive. Otra opción muy interesante es la de Búsqueda, que nos ofrece directamente imágenes que pueden reutilizarse con modificaciones para fines comerciales; una licencia libre de las más permisivas. En el siguiente paso podremos incluso seleccionar el color predominante que queremos en nuestra imagen y el tipo (Cara, Fotografía, dibujo de líneas...).

 

Clica sobre la imagen y accede a más herramientas de gran utilidad. Echa un ojo a la imagen de la derecha.

Si no encuentras la imagen que quieres, ¡créala tú!

La herramienta dibujo nos abre una ventana dentro del propio documento donde crear nuestra imagen desde cero o trabajar sobre imágenes ya existentes.

Sácale partido a los Caracteres especiales

En tus Documentos tienes la posibilidad de utilizar caracteres de todo tipo como parte del texto. La herramienta Caracteres especiales nos ofrece desde caracteres árabes hasta musicales de todas las épocas y culturas. ¿No encuentras el que quieres? Búscalo por palabra clave o dibújalo para Google lo reconozca. A continuación tienes unos cuantos ejemplos.

Crea tu índice

Como vimos en el punto anterior, es importante que selecciones con cuidado que tipo de texto estás escribiendo (Título 1, subtítulo...). Si has hecho esto en todo tu documento, podrás generar un índice de forma automática. Sitúa el cursor donde quieras que se inserte y clica en Índice. ¡Listo! Podrás acceder a cada apartado de tu documento clicando en el item del índice correspondiente.

El menú herramientas

Otro menú muy potente es el de Herramientas. Desde él podremos:

• Comprobar la ortografía de nuestro documento en múltiples idiomas.
• Investigar sobre un concepto o nombre propio sin salir de nuestra ventana.
• Buscar definiciones desde el propio documento.
• Contar las páginas, palabras, caracteres y caracteres sin espacios de nuestro texto.
• Dictarle a Google para que escriba por nosotros.
• Traducir nuestro texto a otro idioma.
• Consultar y editar ciertas sustituciones de texto, por ejemplo (C) por ©.
• Consultar y editar nuestro diccionario personal.

Ortografía...

Repasa la ortografía de tu documento en diferentes idiomas gracias a esta sencilla herramienta. Sustituye las palabras por las propuestas por el corrector, ignora la sugerencia de corrección o -si está bien escrita- añádela a tu diccionario para que no la vuelva a dar por mala.

Investigar

¿Quieres saber más sobre un personaje reseñado en tu texto? No pierdas el tiempo abriendo otra pestaña para iniciar una búsqueda. Selecciona el texto y clica en Investigar (Ctrl+Alt+Mayus+I). A la derecha aparecerá información relacionada con tu búsqueda. Filtra además tu búsqueda por imágenes, citas o busca dentro de tus documentos personales.

Definir

Ya seas estudiante de idiomas o un amante de tu lengua materna ávido de conocimiento, esta herramienta te va a encantar. Selecciona cualquier palabra y clica en Definir (Ctrl+Mayus+Y). Podrás buscar en diccionarios de casi cualquier idioma.

Escritura por voz

Para poder utilizar esta opción deberemos permitir a nuestro navegador el acceso al micrófono. A continuación nos aparecerá una ventana emergente. Clicamos sobre el símbolo del micrófono y... ¡a dictar! Presta atención al ruido de tu entorno y al micrófono que utilizas. Necesitas un ambiente silencioso para que esta opción funcione correctamente.

Complementos y combinaciones de teclas

Añade más funcionalidades a tus Documentos de Google obteniendo complementos. Los complementos son extensiones elaboradas por terceras partes que puedes añadir a tus aplicaciones Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios y Presentaciones, siendo algunas de ellas de extremada utilidad.

Añadir complemento

Clica en Obtener complementos... y verás una ventana con con todos los complementos disponibles. Pasa el ratón por encima de cada una y verás una breve descripción. Si quieres más información, capturas de pantalla e incluso vídeos sobre su funcionamiento, clica sobre la imagen. ¿Te gusta? Añádelo a tu colección pulsando en + Gratis (casi todos son gratuitos).

Una vez añadido podrás acceder a él desde el menú Complementos. También podrás administrar tu colección, eliminando los que ya no te interesen.

Combinaciones de teclas

Si con el tiempo y las horas de uso te vas convirtiendo en un experto, aprovecha el potencial de los atajos de teclado. Vienen reseñados a la derecha de cada opción en los distintos menús, pero puedes acceder a todas las combinaciones de teclas a través del menú Ayuda - Combinaciones de teclas, o también usando Ctrl+/.

Colaborando con Documentos de Google

En el primer módulo del curso vimos cómo compartir archivos en Google Drive. También puedes compartir el archivo estando ya dentro del documento, clicando en situado en la esquina superior derecha. A continuación profundizaremos en las herramientas de edición colaborativa dentro de Documentos.

Comentar, sugerir y editar

Una vez compartido el documento podremos practicar con los comentarios y sugerencias de revisión. ¿Hay un punto controvertido? Selecciona el texto o la imagen y clica en el icono de comentario. Los colaboradores podrán responder a la nota que has añadido a la derecha del texto, e incluso resolverla si procede, eliminando todos los comentarios realizados sobre el item en concreto.

¿Vas a realizar un cambio necesario y obvio, pero quieres contar con la aprobación del autor? Puede sugerir una edición. Si los colaboradores están de acuerdo sólo tendrán que aceptarla y tu texto sustituirá automáticamente al anterior. Para hacer esto cambia de modo edición a modo sugerencias, selecciona el texto o la imagen en cuestión y comienza a escribir tu aportación.

Si varias personas están editando un documento al mismo tiempo, los cambios podrán verse en las pantallas de todos los colaboradores en tiempo real. El cursor coloreado identifica a cada colaborador. Podrás chatear con ellos clicando sobre sus avatares para un comunicación más fluida.

Ver historial de revisión

¿Alguien ha añadido material inadecuado o ha borrado algo importante de nuestro texto? No pasa nada. Accediendo al historial de revisión verás quién ha editado el documento y qué cambios ha realizado en cada momento. Podrás también reestablecer el documento a una versión anterior, recuperando tu texto y la calma.

Visita el historial de revisión en Archivo-Ver historial de revisión. Una vez ahí puedes ir clicando en las distintas versiones. Se te mostrará la opción Restaurar esta revisión. Si clicas sobre el nombre de cada colaborador, aparecerán coloreadas -con el color que identifica a cada uno- las modificaciones que ha realizado en esa revisión.

Descarga, publica y comparte

Si el documento ya está listo, puedes descargarlo en multitud de formatos e incluso publicarlo en la web mediante un enlace o embebido en tu blog. También puedes enviarlo como archivo adjunto a un mail desde la propia interfaz de Documentos. Todas estas opciones están disponibles desde el menú Archivo.

Y por último, ¿ves que tu compañero está editando en ese momento y quieres decirle algo? Aprovecha el chat integrado. Clica sobre el icono   junto a los avatares de los participantes.

¡Has llegado al final de este módulo! No olvides tomarte un merecido descanso.

3. Formularios

La interfaz

Esta aplicación es bastante más sencilla. Podremos realizar nuestros propios formularios para recoger datos de una forma muy eficaz. Hace poco Google ha rediseñado la interfaz de Formularios. En este curso trabajaremos con la nueva para que esté actualizado el máximo tiempo posible. No obstante, una vez sepas trabajar con la aplicación, las diferencias entre un diseño u otro no son significativas. Por el momento, puedes cambiar de una a otra fácilmente clicando en Probar la nueva versión de Formularios de Google, justo debajo de la barra de herramientas, o clicando en en la esquina inferior izquierda de la nueva interfaz.

1. Título del archivo Formulario.
2. Acceso a los complementos instalados.
3. Cambia la paleta de colores de tu formulario o elige un tema.
4. Vista previa. Echa un vistazo a cómo está quedando.
5. Configura las opciones básicas.
6. Envía tu formulario por correo, comparte un link en tu blog o insértalo. También puedes publicarlo en tus redes sociales.
7. Podrás añadir colaboradores, imprimir, dejar rellenos algunos campos y obtener nuevos complementos.
8. Crea tu formulario añadiendo preguntas.
9. Haz un seguimiento de las respuestas que estás recibiendo.
10. Añade una pregunta.
11. Añade una etiqueta de texto Título y descripción.
12. Añade una imagen, un vídeo o una sección (apartados entre los que se puede redirigir al usuario).
13. Título y descripción del cuestionario.
14. Ejemplo de pregunta de respuesta corta.

Configura tu formulario 

Clicando en la ruleta accederás a las opciones que puedes ver en la siguiente imagen. Piensa bien para qué estás haciendo el cuestionario. Según el propósito del mismo, hay que tener cuidado con las casillas que activas. - ¿Quieres hacerles una prueba sencilla de conocimientos a tus alumnos? Marca la 1ª casilla Solo se puede enviar 1 respuesta. - ¿Quieres utilizar el formulario para rellenarlo las veces que haga falta para recoger datos de una forma cómoda? Añade un link a Enviar otra respuesta al final del cuestionario. - ¿Vas a recoger datos personales de cada encuestado que no deben ser vistos por el resto de participantes? NO marques la casilla Ver un resumen de las respuestas.

Envía y publica tu formulario

Clica en ENVIAR en la zona superior derecha de la pantalla para acceder a las siguientes opciones:

• Compartir por mail: podrás elegir los destinatarios y redactar el mail. Se añadirá un enlace de forma automática en tu mail para que los encuestados accedan a él. También puedes incrustar directamente el formulario en el mail que envías seleccionando Incluir formulario en el correo electrónico.
• Publicar enlace: dicho enlace llevará a tus encuestados hasta el formulario publicado. Podrán entonces rellenarlo y enviarlo. También tienes la opción de acortar la url para compartirla con más facilidad.
• Embeber o incrustar: te genera un iframe con el que puedes incrustar tu formulario en tu página web o blog. Puedes redimensionar aquí mismo el tamaño de dicho iframe.

• Utiliza también los botones sociales para dar difusión a tu encuesta.

  

  

  

Las preguntas

En este apartado veremos los tipos de preguntas que podemos hacer en un formulario de Google. Clicando sobre el icono de Añadir pregunta aparecerá una nueva pregunta justo debajo de la sección que tengamos seleccionada. Por defecto esta pregunta será de selección múltiple. Clica sobre ella y verás que aparecen más opciones, entre ellas un desplegable para cambiar el tipo de pregunta. Vamos a ver las opciones avanzadas de cada una.

Respuesta corta, párrafo y escala lineal

Veremos estos tres tipos de pregunta juntas porque tienen en general las mismas opciones. Si clicas en los tres puntos verticales puedes elegir si mostrar un Texto de ayuda, para guiar al alumno, o el menú Validación de datos. Imagina que estás pidiendo que introduzcan su mail. Con esta opción puedes evitar que tus encuestados envíen mails sin @ o que no terminen con su tipo de dominio (.com .es...), que envíen respuestas numéricas fuera de rango, etc. ¿Para qué utilizarías estos tres tipos de pregunta?

Selección múltiple y Desplegable

Este tipo de preguntas nos permite seleccionar una sola opción entre varias propuestas. Sus opciones avanzadas nos permiten redirigir a los encuestados a una sección concreta del formulario según su respuesta. Además, las respuestas quedarán registradas en la hoja de cálculo escritas exactamente como nosotros queremos. Esto nos facilitará mucho el tratamiento de estos datos.

Pero,¿qué es una sección y como se añade? Clicando sobre el icono "Añadir una sección" crearemos otro apartado sobre el que introducir cualquier elemento propio de un formulario. Al final de cada sección, excepto de la última, podremos decir qué camino tomar.

• Ir a la siguiente sección.
• Ir a una sección en concreto.
• Enviar el formulario.

Casillas de verificación

Aquí los encuestados podrán seleccionar más de una opción. En Validación de datos dispondrás de las siguientes opciones para limitar las respuestas aceptadas:

• Selecciona por lo menos
• Selecciona como máximo
• Selecciona exactamente

Cuadrícula de varias opciones

Imagina que quieres evaluar de 1 a 5, siendo 1 "decepcionante" y 5 "apasionante", la experiencia de cada alumno en su visita a las distintas salas del Parque de las Ciencias. Podríamos ir añadiendo filas con el nombre de las salas a medida que rellenamos esta pregunta. En las columnas escribiríamos "decepcionante" ... "apasionante". Pero, cada vez que añado una fila, automáticamente me añade una columna. ¿Cómo hago para tener distinto número de filas y columnas? No te preocupes, una vez hayas rellenado todas las opciones, elimina las que no uses clicando en la X correspondiente.

Puedes Exigir una respuesta por fila y Limitar a una respuesta por columna para garantizar que las respuestas tengan sentido.

Títulos, imágenes y vídeos

Si quieres dar título y descripción a una zona del formulario, pero no necesitas las opciones de redireccionamiento que te ofrece la sección, clica en También podrás insertar vídeos e imágenes 

Presta atención a los botones bajo la edición de cada pregunta ¿Tienes que configurar varias preguntas parecidas con las mismas opciones? Duplica la pregunta modelo y edita la nueva. Si deslizas el botón Obligatorio, nadie podrá enviar un formulario sin contestar a esa pregunta.

¡Nada más! Ya sabes crear tu propio formulario.

Las respuestas

Todas las respuestas que vayamos recibiendo a través de nuestro formulario se irán almacenando en el mismo, a modo de resumen, y en una hoja de cálculo. Se nos abre pues un sin fin de posibilidades. ¿Quieres saber más?

Vista resumen, individual... ¿se aceptan respuestas?

En la sección Respuestas podremos ver un resumen de las respuestas recibidas hasta el momento. Éste será el que se muestre a todos los encuestados al enviar el formulario, si en la configuración hemos seleccionado Ver un resumen de las respuestas.

También podrás ver las respuestas de cada encuestado (individual) y cerrar el cuestionario para no recibir más repuestas deslizando el botón Se aceptan respuestas.

Ver respuestas en hoja de cálculo

En "ver respuestas en Hoja de Cálculo" podrás ver las respuestas en la hoja de cálculo. Si no has seleccionado aún un destino para las respuestas podrás hacerlo ahora. Se creará en tu Drive una hoja de cálculo con el mismo título del formulario seguido de (respuestas). A partir de este momento cuentas con la potencia que ofrecen las hojas de cálculo en cuanto a gestión de datos. En el siguiente módulo profundizaremos en este tema.

Más opciones

Junto a puedes acceder a más opciones. Éstas son:

• Recibir notificaciones por correo electrónico de respuestas nuevas
• Seleccionar destino de las respuestas
• Desenlazar formulario
• Descargar respuestas (.csv)
• Eliminar todas las respuestas

¿Quieres añadir colaboradores para que editen el formulario, obtener complementos...? Clica sobre , esta vez en la esquina superior derecha de la pantalla. Te aparecerá el menú que ves en la imagen de la derecha.

4. Hojas de cálculo

Introducción a Hojas de Cálculo

Si habéis trabajado ya con hojas de cálculo, éste módulo os será fácil. Hojas de Cálculo de Google proporciona herramientas de nivel intermedio para el tratamiento de este tipo de archivos. Como en el resto de productos de Drive, el verdadero potencial está en la capacidad de colaboración que nos ofrece.

Las hojas de cálculo nos permiten gestionar, editar y analizar diferentes tipos de datos. Podrás organizar dichos datos a tu gusto para hacerlos más significativos, filtrarlos, realizar operaciones sobre ellos, aplicar funciones, mostrar gráficos que relacionen grupos de datos... y mucho más.

¿Has deseado alguna vez que tus alumnos pudieran tener acceso a su informe académico actualizado día a día? ¿y sí sus padres también pudieran tener acceso a él? Podría ser algo positivo, pero el trabajo que lleva detrás lo hace insostenible. Bueno, pues en este sentido y otros muchos, Hojas de Cálculo nos puede facilitar enormemente la tarea.

La interfaz de Hojas de Cálculo

En el primer módulo ya vimos algunos aspectos de la interfaz que son comunes a todos los productos de Google Drive. A continuación nos centraremos en los aspectos propios de Hojas de Cálculo.

1. Barra de herramientas de acceso rápido. Aquí encontraremos botones de acceso rápido a las herramientas más utilizadas. Éstas también se pueden encontrar en los distintos apartados del menú superior (Archivo, Editar, Ver...).
2. Barra de fórmulas. Teniendo una celda seleccionada comenzamos a editar sobre ella o clicando sobre esta barra. Puedes introducir texto, datos numéricos, expresiones aritméticas o funciones.
3. Fila. Clicando en uno o varios números seleccionaremos filas completas.
4. Columna. Clicando en una o varias letras seleccionaremos columnas completas.
5. Celdas. Cada intersección entre filas y columnas genera una celda. En estos espacios introduciremos los datos.
6. Barra de hojas. Puedes añadir hojas, gestionarlas o cambiar el orden de las mismas.

Introduciendo datos

Como ya hemos visto anteriormente, para introducir datos basta con clicar en una celda y comenzar a escribir. También puedes escribir en la barra de fórmulas. Si queremos editar una celda que ya tiene datos sin borrar el contenido de la misma, clica sobre ella dos veces. Aparecerá entonces el cursor dentro de la celda y podrás añadir o quitar lo que quieras.

Además de añadir datos mediante el teclado tenemos otras herramientas disponibles. Vamos a verlas.

Copiar, cortar y pegar

Al igual que en la gran mayoría de aplicaciones de edición, los atajos de teclado para copiar, cortar y pegar son respectivamente Ctrl+c, Ctrl+x y Ctrl+v. Estás opciones están también disponibles a través del menú Editar. Selecciona una o varias celdas (clica sobre una y arrastra), cópialas o córtalas y sitúa el cursor donde quieras pegarlas. Dale a Ctrl+V y listo.

Merece especial atención la opción Pegado especial. En la siguiente imagen verás las posibilidades que te ofrece.

¿Quieres mover datos de una celda a otra? Otra opción es hacer lo que se conoce como drag and drop, es decir, arrastrar y soltar. Selecciona una celda y sitúa el cursor en uno de los bordes de la misma. Verás que tu cursor se transforma en una mano. Mantén pulsado entonces el botón izquierdo del ratón y arrastra la celda a su nueva posición. Suelta el botón del ratón para dejar fija la celda.

Rellenar

Si tenemos una serie y queremos extenderla a lo largo de un conjunto de celdas primero debemos seleccionar la celda o celdas ya rellenas. Después nos situamos en la esquina inferior derecha de ese conjunto de celdas, mantenemos pulsado y arrastramos. Las siguientes imágenes pueden aclarar el proceso.

Referencias

También podemos introducir datos presentes ya en otras celdas haciendo referencia a las mismas. Para hacer referencia a otra celda comenzamos escribiendo el signo igual =. Después añadiremos la celda que queremos mostrar. Es decir, introduciremos en primer lugar la columna (letra) y posteriormente la fila (número). Una referencia a una celda sería por ejemplo =F5. No obstante, bastará con escribir el = y después clicar sobre la celda a la que queremos hacer referencia.

Hay dos tipos de referencias: relativas y absolutas -lo que vas a leer a continuación es algo complejo. Lo entenderás mejor viendo el vídeo o las imágenes-. ¿Qué las diferencia? Por ejemplo, si rellenamos un conjunto de celdas a partir de una referencia relativa, ésta se va incrementando en cada celda. Sin embargo, si hacemos lo mismo a basándonos en una referencia absoluta, ésta se mantiene constante. Utilizaremos el signo \$ para hacer absoluta una referencia.

¿Sabías que puedes hacer referencia a celdas de otra hoja? ¿Y a celdas de otro documento Hojas de Cálculo?

Editando Hojas de Cálculo de Google Drive

Modificando el ancho y la altura de columnas, filas y celdas

Si pasas el cursor por las letras y números de columnas y filas, verás que cuando te sitúas en el límite entre dos tu cursor se transforma en una doble flecha. Mantén pulsado entonces y arrastra el límite a tu gusto.

En el caso de las columnas, si al ver la doble flecha clicas dos veces, el ancho se ajustará al de los datos contenidos.

¿Quieres dar el mismo tamaño a un grupo de filas o columnas? Selecciónalas clicando y arrastrando sobre sus números/letras correspondientes. Después sigue el procedimiento descrito anteriormente y el ancho/alto seleccionado se replicará en todos. Puedes también hacer esto para todo el documento seleccionando la intersección superior izquierda tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Añade, borra y mueve filas y columnas

Para añadir filas y columnas clica sobre una de ellas con el botón derecho y selecciona Insertar 1. Para borrar una, selecciónala y pulsa en Eliminar.... También puedes borrar solo el contenido de la fila o columna. Para ello clica en Borrar datos de la fila, en el menú contextual de las filas, o en Borrar columna para la opción vertical.

¿Quieres insertar más de una a la vez? Selecciona el número de filas/columnas que desees y repite los pasos anteriores.

Mueve las filas/columnas de sitio arrastrándolas. Pasa el cursor sobre sus números/letras y, cuando el cursor se transforme en mano, arrástralas al lugar deseado.

Ajustando el texto y combinando celdas

Siempre que una celda de texto tenga contenido demasiado largo para ser mostrado al completo tendrás que elegir entre dos opciones: ajustar el texto o combinar varias celdas. La opción Ajuste de texto (menú Formato - Ajuste de texto o modificará automáticamente la altura de la celda, permitiendo que el contenido se muestre en varias líneas. La opción Combinar celdas te permite unir celdas adyacentes para que formen una sola. Este proceso se puede revertir clicando en el mismo botón de la barra de la barra de herramientas . Recuerda que para poder utilizar este botón debes seleccionar previamente las celdas a combinar o la celda a separar.

Inmovilizando filas y columnas

Imagina que tienes una gran cantidad de datos. Quieres avanzar por la hoja de cálculo sin perder de vista la primera fila, donde tienes escrito el concepto al que responde cada dato en los sucesivos registros. Pues bien, pues hacer esto tanto en filas como en columnas con la opción del menú Ver-Inmovilizar.

Selecciona una de la fila o columna que marque el límite del rango que quieres inmovilizar y a continuación clica en Ver-Inmovilizar-opción correspondiente.

Dando formato a Hojas de Cálculo en Google Drive

La forma en la que visualizamos los datos es fundamental para que éstos sean significativos, para que nos digan algo de forma sencilla y clara. A continuación verás cómo cuidar el formato de las hojas de cálculo que edites.

Formato de la celda

Seleccionar qué tipo de dato está recogiendo cada rango de celdas nos facilitará mucho el posterior manejo de los datos. Para ello, selecciona el rango de celdas (conjunto de celdas) que vayan a contener el mismo tipo de dato -fecha, moneda...- y aplícalo. Puedes acceder a las distintas opciones a través de la barra de herramientas o desde el menú Formato.

Otra herramienta extremadamente útil es la de Formato condicional. Imagina que tienes un hoja de notas de tus alumnos y quieres que se resalten en color verde los aprobados. Seleccionando un rango de celdas y clicando sobre ellas con el botón derecho, puedes establecer ese formato para el fondo de la celda si la nota es igual o superior a 5. Esto es solo un ejemplo de las múltiples posibilidades tienes a tu disposición.

Fuentes y fondo

Al igual que ocurre en el procesador de textos, a través de la barra de herramientas tienes acceso a las principales opciones de formato para texto y fondo de la celda.

Bordes

Para resaltar los bordes de las celdas, el botón de la barra de herramientas    nos ofrece las siguientes opciones:

• Elegir qué lados queremos resaltar (interiores verticales, exteriores, superiores...)
• Elegir el color de la línea.
• Elegir el tipo de trazo.

Imprimir

Como suele ocurrir, para imprimir podemos clicar en el icono correspondiente o pulsar Ctrl+p. En el caso de Hojas de Cálculo, nos aparecerá un cuadro específico de configuración de la impresión. Conviene dedicar tiempo a probar las distintas opciones. El problema principal al imprimir hojas de cálculo es que éstas se ajusten al tamaño del papel. Para ello, en el apartado Diseño, selecciona las opciones más convenientes.

Si quieres que en la impresión aparezcan solo aquellos bordes que hayas resaltado, no olvides marcar la casilla 'Sin lineas de cuadrícula'.

Una vez configurada la impresión, llegarás al cuadro que ya vimos en el segundo módulo

Fórmulas y funciones

Gracias a las fórmulas y funciones podemos manejar los datos de manera eficiente. Sin éstas, nuestras hojas de cálculo serían como documentos de texto. Veamos la definición de cada una:

• Fórmulas: expresiones matemáticas que, escritas en una celda, devuelven el resultado requerido en la propia celda.
• Funciones: Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que la escribas tú mismo. Fuente: www.gcfaprendelibre.org

A continuación profundizaremos en la utilización de cada una.

Creando fórmulas

Toda fórmula comienza con el símbolo = seguido de una expresión matemática. En dicha expresión utilizaremos casi siempre números mezclados con referencias a otras celdas para realizar nuestros cálculos. Los operadores matemáticos disponibles son los siguientes: - Suma + - Resta - - Multiplicación * - División / - Exponente \^

Por supuesto, la complejidad de las funciones a utilizar puede variar. Si vamos a crear fórmulas más complejas conviene recordar el orden de las operaciones:

1. Operaciones limitadas por paréntesis.
2. Potencias.
3. Multiplicaciones y divisiones.
4. Suma y resta.

Recuerda que, ante operaciones del mismo nivel, éstas se realizan de izquierda a derecha.

Vamos con un ejemplo sencillo. En las celdas A1, A2 y A3 tienes losvalores 5 8 y 12 respectivamente. ¿Cuál sería el resultado de la siguiente fórmula escrita en A4? =3*(A2-A1)\^2-A3. Vayamos por partes: - A2-A1 = 3 - 3\^2 = 9 - 3*9 = 27 - 27-A3 = 15

Un consejo: no hace falta que escribas A2 cuando te toque ponerla en la función; clica sobre la celda y se incluirá automáticamente. En la imagen de la derecha puedes ver el ejemplo sobre la propia hoja de cálculo.

Funciones

Una función, al igual que las fórmulas, debe empezar con un signo =. Escribe después el nombre de la función y los argumentos, éstos últimos entre paréntesis. ¡Habrás creado tu primera función! Los valores o las celdas dentro de los paréntesis van separadas por dos puntos(:) o punto y coma(;).

• Dos puntos crea una referencia a un rango de celdas. Por ejemplo, =SUM(A1:B3) sumará los datos existentes en las celdas A1,A2,A3,B1,B2 y B3.
• Punto y coma separa valores individuales, referencias y rangos de celdas. Por ejemplo, =SUM(A1:A3;C1:C3;D4;4)

¿Quieres acceder a las funciones más utilizadas y muchas más? Pulsa en el botón de acceso rápido a las funcione . Clicando sobre ellas las introducirás directamente en la celda. En Más funciones podrás ver todas las que ofrece Hojas de Cálculo de Google..

¿Sabías que puedes dar nombre a un rango deceldas. Si lo haces tu función =AVERAGE(B2:B26) podría quedar así =AVERAGE(Notas) También puedes utilizar funciones dentro de otras funciones, es decir, funciones anidadas

Ordena, filtra y colabora

Ordenar y filtrar

Podemos ordenar toda una hoja en base a los valores de una columna, o bien podemos acotar la ordenación a un intervalo de celdas. - Ordenar hoja: clica en una celda de la columna que quieras ordenar. Selecciona Ordenar hoja por columna X... en el menú datos. - Ordenar intervalo: selecciona el intervalo de celdas que quieras ordenar, clica sobre la selección con el botón derecho y después en Ordenar intervalo...

En el siguiente ejemplo puedes ver cómo los alumnos han quedado ordenados por la nota obtenida en el examen.

Ahora quiero ver sólo los alumnos aprobados, ¿cómo lo hago? Fácil, filtrando los datos. Para ello sólo tengo que clicar sobre una celda de la columna cuyos datos quiera filtrar y clicar en botón correspondiente. En la primera fila de nuestro conjunto de datos aparecerá una flecha. Podremos entonces filtrar por valor o por condición. Vuelve a clicar sobre el icono de filtro para ver de nuevo todos los datos.

Colaborar

Una vez vistas las opciones para compartir desde Google Drive y las herramientas de colaboración de Documentos, echemos un ojo a las opciones de Hojas de Cálculo de Google Drive.

Al igual que en Documentos, Hojas de Cálculo permite la inserción de Comentarios con las opciones ya conocidas. Eso sí, en este caso los comentarios se insertan en cada celda. Una vez hecho el comentario, queda oculto y la celda marcada en su esquina superior derecha con un pequeño triángulo naranja. Al pasar por encima de ella con el ratón volverán a aparecer los comentarios asociados. Para insertar un comentario clica con el botón derecho sobre la celda deseada y selecciona Insertar comentario.

Justo debajo de esta opción encontrarás la de Insertar nota. Se trata de la versión simple de los comentarios. Es decir, no cuenta con las opciones de responder, resolver ni realiza el seguimiento de quién ha escrito qué. Por lo demás funciona igual. La casilla que contenta notas quedará marcada en negro esta vez.

¿Has compartido tu hoja de cálculo para que cada colaborador rellene una parte? Asegúrate de que no trabajen en las celdas u hojas equivocadas. Protégelas! Para acceder a la opción Hojas e intervalos progetidos selecciona el intervalo de celdas y clica sobre ellas con el botón derecho. Entre las opciones del menú contextual encontrarás Proteger intervalo. A continuación aparecerá una barra a la derecha como la que ves en la imagen. Pues Establecer permisos para esa hoja o intevalo concreto. Una herramienta muy potente, ¿verdad?

Para proteger una hoja solo tienes que clicar con el botón derecho sobre la pestaña de la hoja a proteger y seguir los pasos anteriores.

No olvides utilizar el chat.

¡Has llegado al final de este módulo! No olvides tomarte un merecido descanso.

5. Presentaciones y mucho más

Creando una presentación

Como ya sabes, en el contexto que nos ocupa, una presentación es un conjunto interactivo de diapositivas enriquecidas con elementos multimedia. Con Presentaciones de Google podrás crear tus propios pases de diapositivas tal y como lo haces con LibreOffice Impress o Microsoft PowerPoint. Vamos a ver cómo funciona.

Configura y Añade diapositivas

Una vez seleccionado el tema, puedes cambiarle el fondo estableciendo un color o una imagen. Añádelo al tema y las próximas diapositivas tendrán un aspecto homogéneo.

Por otro lado, cada diapositiva que añadas puede tener una disposición de elementos distintos. Clica en Diseño y selecciona el más adecuado para cada diapositiva. También puedes clicar en vacía y diseñarla a tu gusto utilizando el menú insertar o los botones oportunos de la barra de herramientas. Este menú lo vimos con más profundidad en el módulo 1.

Ya que has configurado tu presentación, añade diapositivas clicando en el primer icono de la barra de herramientas (+) o pulsanco Ctrl+m.

Transiciones y animaciones

Puedes hacer que el paso de una diapositiva a otra sea visualmente atractivo (transición).También puedes animar la aparición de cada elemento dentro de una diaositiva (animación).

• Para añadir un efecto de transición clica sobre la diapositiva en cuestión y después sobre el botón transición. Puedes seleccionar el tipo de transición, la velocidad e incluso aplicar esa transición a todas las diapositivas. Ahorrarás mucho tiempo.
• Para añadir una animación animación, con el menú Animaciones activo, clica sobreel elemento concreto de la diapositiva y después en + Añadir animación.

¿Quieres ver como queda sin salir de la pantalla de edición? Reproducir te mostrará una vista preliminar.

Añadir notas

Cuando haces una presentación, no se trata de escribir en ella todo lo que vas a decir, sino de dar un soporte visual a lo que queremos transmitir. Pero, ¿qué pasa si la presentación es muy larga y necesitamos un guión más desarrollado para no dejarnos nada en el tintero? La sección Añadir notas que ves debajo de la diapositiva que estás editando seguro que te va a encantar.

Escribe en ella lo que necesites recordar en el momento de la presentación. ¡Solo tú podrás verlo!

Exponiendo una presentación

Iniciar presentación

El botón Iniciar presentación hará que esta se visualice a pantalla completa ya sin opciones de edición. Podemos salir del modo presentación en cualquier momento pulsando Escape (Esc). Para avanzar pulsa la tecla espacio del teclado, el botón izquierdo del ratón y dale al botón play y olvídate (en las opciones de la esquina inferior-izquierda.

Iniciar presentación con las notas del orador

Clica en iniciar presentación con las notas del orador y éstas se mostrarán en una ventana a parte. Dicha ventana se mantendrá sincronizada con la presentación, mostrando en cada momento las notas de la diapositiva que esté activa.

¿Necesitas ver las notas más grandes? Clica en +. ¡Atención! No olvides desactivar en tu ordenador la opción duplicar pantalla. Si no lo haces se te verá el plumero. (Más información para Linux, Mac y Windows)

My Maps

Con Google puedes crear tus propios mapas añadiendo únicamente la información que desees. ¿Tienes muchas ubicaciones que añadir? Súbelas todas de golpe importando un archivoCSV, XLSX, KML o GPX. También puedes invitar a más personas para que introduzcan los datosoportunos.

La interfaz

• Edita el nombre del mapa y añade una descripción.
• Añade una capa con datos que compartan algún criterio de homogeneidad. Posteriormente,el usuario podrá elegir si mostrar dichos datos u ocultarlos.
• Comparte tu mapa tal y como hemos visto en módulos anteriores
• La línea lateral azul indica que tienes seleccionada esta capa. Sube un archivo o añade manualmente tus localizaciones.
• Elige el estilo de tu Mapa base.
• Busca una ubicación para añadirla a tu mapa.
• Botones deshacer y rehacer.
• Botón seleccionar.
• Esta opción te permite añadir un marcador en cualquier punto del mapa sobre el que cliques.
• ¿Quieres delimitar un área en tu mapa? Crea un polígono con esta herramienta.
• Mide la distancia entre varios puntos haciendo clics consecutivos en el mapa.

Añadiendo localizaciones manualmente

Tenemos dos opciones:

• Selecciona el botón y clica después en el punto del mapa que quieras añadir. Quedará añadido en la capa que tengas seleccionada. Ahora puedes editar los datos de dicho punto (Nombre, descripción, icono y color del mismo y añadir fotos).

• Busca la ubicación y selecciona + Añadir al mapa. De esta manera podrás elegir si quieres mostrar además los datos ya registrados en Google Maps.

Añadiendo localizaciones de forma masiva

En una capa que aún no tenga datos clica en Importar. Selcciona tu archivo .csv y súbelo. A partir de ese momento contarás con múltiples opciones para agrupar tus localizaciones dependiendo de los campos de la tabla que hayas subido. Podrás establecer:

• Estilo uniforme: todos los iconos tendrán el mismo aspecto y no se agruparán.
• Secuencia de colores y letras: si seleccionas un campo numérico, las localizaciones seordenarán en tu lista de capa y sus iconos se colorearán en base a un gradiente.
• Estilos individuales: elige un estilo para cada localización de manera independiente.
• Estilo por columna de datos: agrupa tus localizaciones según su nombre, descripción o -si los has subido mediante archivo- elige una columna de tu tabla. Dicha tabla estará accesible y editable para ti en todo momento.

Dibujos y más

¿Necesitas crear un cartel? ¿Quieres hacer una infografía sin las limitaciones de tamaño de papel? Con Dibujos de Google puedes hacerlo. Ya vimos sus principales herramientas en segundo módulo. Puedes aprender a manejar el resto de opciones explorando por tu cuenta.

Pero, si hago un cartel sin tener en cuenta el tamaño de papel, ¿qué pasa si quiero imprimirlo? Muy fácil. Pulsa Ctrl+p y en la ventana emergente selecciona Ajustar a página en elapartado de Configuración.

¿Quieres más?

En tu escritorio de Google Drive, clica en Nuevo - Más - + Conectar más aplicaciones. Una especie de Play Store se abrirá. Pasa el ratón sobre las distintas aplicaciones ofrecidas. Una descripción se mostrará automáticamente. Si quieres saber más clica sobre ella o, si ya te has decidido, selecciona + conectar+.

La oferta es tan grande que lo mejor será que busques la aplicación idónea cuando te surjala necesidad.

Has llegado al final de este curso de Trabajo Colaborativo con Google Drive

¡Enhorabuena! Espero que disfrutes del tiempo que vas a ahorrar sabiendo utilizar estas herramientas.

Anexo: Seguridad y privacidad de la cuenta GSuite

Seguridad y privacidad de la cuenta GSuite

INTRODUCCIÓN

GUSITE for Education es un paquete de herramientas diseñadas el ámbito educativo. Esto permite utilizar los servicios de Google bajo un mismo dominio, el de tu centro educativo, y proporcionar cuentas al profesorado y alumnado con diferentes perfiles según las necesidades de cada tipo de cuenta.

Para que un centro educativo disponga de GSUITE es necesario un registro previo, será necesario decidir dentro del centro el uso que se haga de esta herramienta, así nos encontramos con varios modelos organizativos según las necesidades de cada Centro:

• Centros suscritos a GSUITE y que lo utilizan exclusivamente para la organización docente. Estos centros solo dan cuenta GSUITE al profesorado pero no al alumnado.

• Centros suscritos a GSUITE y que lo utilizan para organización docente y crean cuentas solo a determinados grupos de alumnos en función del profesorado que lo vaya a utilizar.

• Centros suscritos a GSUITE y que utilizan de manera generalizada con su alumnado. En este caso todo el profesorado y alumnado dispone de cuenta GSUITE.

Sea cual sea el modelo de centro que tengamos, lo aconsejable es que las cuentas del alumnado estén configuradas de tal manera que solo accedan a los servicios GSUITE que exclusivamente vayan a utilizar. Por ejemplo, si en un centro el alumnado solo va a necesitar crear Blogs, las cuentas deberán permitir el acceso exclusivamente a Blogger, al resto de servicios ( Gmail, Calendar, Drive, YouTube…), su cuenta no les permitirá acceder. En todo caso, esta tarea depende de la persona que administre los usuarios del Centro y de las decisiones que se hayan tomado desde los propios claustros sobre cuáles van a ser los servicios necesarios para el alumnado.

ACCESO A LA CUENTA GSUITE

Es importante que distingamos que una cuenta GSUITE es mucho más que una cuenta de correo electrónico, en realidad es una cuenta de acceso a los servicios que el administrador nos haya habilitado, por lo general correo, calendario, drive, hangouts,…

La primera vez que accedemos a nuestra cuenta GSUITE aparecerá este mensaje, es importante que leas este mensaje para que sepas como se va a gestionar esta cuenta y los datos que guardes en ella. Ten en cuenta que es una cuenta profesional dentro del ámbito educativo, por lo que es muy aconsejable que los correos de tu ámbito personal los trates desde otra cuenta de correo electrónico.

Posteriormente te solicitará que crees una nueva contraseña para tu cuenta, recuerda poner contraseñas complejas, al menos 8 caracteres que incluyan alguna mayúscula, algún número y algún carácter especial. Anótala en un lugar seguro y recuerda cambiarla con cierta periodicidad.

CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA

Antes de trabajar con cualquiera de los servicios que nos ofrece nuestra cuenta, accederemos a configurar las opciones de privacidad y seguridad, para ello, sigue los pasos 1 y 2 de la imagen.

accederás a tu información personal, configuración de privacidad y seguridad.

En la pestaña de Información personal, incluye los datos que creas son relevantes para el entorno educativo y evita dar más información de la necesaria. Configura además lo que quieres que otros usuarios vean sobre ti.

Accede a la pestaña de datos y personalización para hacer una revisión de la privacidad sobre la actividad de tu cuenta. Ten en cuenta que según la configuración de tu Centro, puedes ver unas opciones u otras, por ejemplo el administrador puede configurar que no gestiones desde esta cuenta pagos y suscripciones, opción recomendada sobre todo en el caso del alumnado.

Puedes pausar que quede registrada tu actividad en la web o el historial de Youtube. Por lo general, y como recomendación, cuanto más restrictivos seamos con la información que deseamos que se guarde, mejor.

Seleccionamos después la opción Seguridad. Desde aquí podemos cambiar nuestra contraseña, poner un correo electrónico de recuperación ( mejor que el número de teléfono)... Dedica un tiempo a leer estas opciones y configurarlas.

En contactos e información compartida, puedes decidir si guardas la información de los contactos desde el momento en que interactúas con ellos o no, si decides compartir tu ubicación,...

Finalmente, es muy importante que dediques un tiempo a revisar todos los apartados de la configuración de tu cuenta, no dar más información de la necesaria y revisar periódicamente esta configuración así como la modificación de tu contraseña.

RECURSOS SOBRE CIUDADANÍA DIGITAL

Cuando trabajes con tu alumnado, es necesario enseñarles a proteger su privacidad y seguridad. Aunque la persona administradora del entorno puede bloquear el acceso a muchos servicios de GSUITE, como youtube, classroom, google play, desactivar su historial de búsqueda,...es importante que incidas en la necesidad de que deben ser precavidos y cuidar su identidad digital a la hora de trabajar con herramientas, plataformas y distintas RRSS en internet. Aunque no es objeto de este curso, en estas páginas encontrarás multitud de recursos para trabajar entre otros temas la seguridad, privacidad, reputación y alfabetización digital necesarios de cara a trabajar con cualquier tipo de plataforma en Internet.

https://www.is4k.es/

https://intef.es/aseguratic/

Créditos

Autoría

• Rosa Garza Torrijo
• Luz Mª Cuartielles Celma
• Jesús López de Leyva

ISBN: 978-84-16501-31-1

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