3. LAS REVISIONES DEL DOCUMENTO
- LAS REVISIONES DEL DOCUMENTO
- Contenidos
- U1. Ortografía, gramática y sinónimos
- La revisión ortográfica
- La revisión gramatical
- División con guiones
- Los sinónimos
- U2. El control de cambios
- Control de cambios en Word
- Control de cambios en OpenOffice Writer
- U3. Trabajando con comentarios
- Ampliación de contenidos
LAS REVISIONES DEL DOCUMENTO
Vas avanzando en el curso, y ahora te toca aprender de qué forma se pueden realizar revisiones a un documento. Para empezar, te proponemos que leas lo que te mostramos en la siguiente figura:
3.1. Extracto de "La mecánica del corazón" de Mathias Malzieu. Captura propia.
¿Qué has podido comprobar en este extracto? ¡¡Efectivamente!! Muchas faltas de ortografía y gramaticales.
A lo largo de este módulo te vamos a enseñar cómo revisar un documento para que estas cosas no ocurran. De la misma forma, te enseñaremos a introducir comentarios en un documento y a trabajar con el control de cambios.
Objetivos
Los objetivos que se pretenden con este módulo son:
- Manejar las revisiones ortográfica y gramatical.
- Utilizar el diccionario de sinónimos.
- Saber utilizar los comentarios.
- Utilizar el control de cambios.
Contenidos
Los contenidos que forman parte de este módulo son:
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Unidad 1: Ortografía, gramática y sinónimos.
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Unidad 2: Trabajando con comentarios.
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Unidad 3: El control de cambios.
U1. Ortografía, gramática y sinónimos
El uso de la revisión ortográfica es una cuestión controvertida: desde el profesorado que piensa que es una ayuda para el aprendizaje de la ortografía, hasta el que prohíbe que se utilice el procesador de textos para evitar que los errores ortográficos se solapen, hay opiniones para todos los gustos.
En cualquier caso, el hecho es que los procesadores de textos ayudan a producir textos y la experiencia personal me permite afirmar que los correctores ortográficos ayudan a la mejora de la ortografía, siempre y cuando se utilicen de una forma pedagógica.
Que el programa detecte automáticamente un error ortográfico es un importante elemento de alerta para quien escribe: le obliga a detenerse, si está configurado para que se haga la revisión mientras se escribe, o a pasar el corrector una vez escrito el texto, si la configuración no permite la revisión inmediata y se ha creado el hábito de corregir.
Y el hábito de corregir se convierte en un segundo elemento a favor del uso de los correctores ortográficos; puede pretextarse que se trata de una corrección de signos, no de significados, pero es un paso dentro del proceso de construir textos, aunque no el primero.
Una metodología de la creación de textos con el procesador podría partir de la flexibilidad que permite el programa y que podríamos dictar así:
- Primero apunta las ideas básicas, cada una en un párrafo, y sin preocuparte del orden.
- Segundo, desarrolla cada párrafo.
- Tercero, pasa el corrector.
- Cuarto, relee y ordena los párrafos, los conceptos.
- Quinto, y último, da lo que Emilia Ferreiro llama la "mise en page", la puesta en escena del escrito, porque un formato final adecuado al contenido implica su comprensión y es preciso comprender un texto para explicarlo bien, pero también para formatearlo bien.
Es en este contexto pedagógico de la escritura donde la corrección ortográfica cobra sentido. Un fallo detectado implica un proceso de alerta, reflexión y decisión. Los procesadores de textos no hacen más que proporcionar una lista de palabras que provoca en quien lo usa la reflexión acerca de la naturaleza del error y la decisión por otra palabra para subsanarlo, mucho más de lo que conseguiríamos con el típico dictado casi automático. Y para el alumnado de niveles altos, que puede utilizar palabras desconocidas por unos diccionarios informáticos tan útiles como insuficientes, el momento de la decisión es mayor cuando les rechaza una palabra y creen que es correcta: añadirla al diccionario electrónico implica la seguridad de que es correcta o la consulta del diccionario libro o del diccionario electrónico (hasta la Real Academia lo publica).
Ante la duda de activar la revisión ortográfica mientras se escribe o desactivarla para utilizar la revisión al final del documento, creo que es mejor la segunda opción en los niveles educativos inferiores, aunque en los avanzados pueden utilizarse ambas de forma indistinta, la fatídica marca roja que señala el error conlleva un riesgo que es preferible no correr: la ruptura del discurso.
Importante
Los procesadores de textos disponen de un diccionario y una serie de procedimientos que nos informan de si las palabras de nuestro documento son correctas o no; o, más exactamente, de si esas palabras concuerdan con alguna del diccionario o no lo hacen. Lógicamente, el que una palabra no concuerde no significa necesariamente que sea un error: puede tratarse de un nombre propio, de una palabra escrita en una lengua distinta a la del diccionario o de una palabra poco común que no se halle en él.
La revisión ortográfica
consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y, tal y como te hemos indicado anteriormente, existen dos formas básicas de revisar la ortografía: revisarla una vez concluida la introducción del texto o revisarla mientras se va escribiendo el texto.
Para conocer todo lo que puedes hacer con la corrección ortográfica en cada programa, puedes acceder a los siguientes enlaces:
- Revisión ortográfica en Word 2007.
- Revisión ortográfica en OpenOffice Writer.
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Importante
Tal y como te hemos dicho anteriormente, el corrector ortográfico compara las palabras del documento con las del diccionario principal. El diccionario principal contiene la mayoría de las palabras comunes, pero es posible que no incluya nombres propios, términos técnicos, acrónimos, etcétera. Para evitar que el corrector ortográfico pregunte por tales palabras, puedes agregarlas a un diccionario personalizado.
Diccionarios personalizados
Aunque los procesadores de textos vienen todos con su diccionario, puedes crear tus propios diccionarios personalizados. Por ejemplo, puedes crear un diccionario para cada área, materia o módulo, o crear diccionarios específicos para utilizarlos al revisar texto en otros idiomas. Para poder utilizar un diccionario personalizado en la revisión ortográfica, es necesario activarlo.
Para saber cómo se trabaja con los diccionarios personalizados en Word 2007 accede al siguiente enlace:
- Diccionario personalizado con Word 2007.
Si lo que utilizas es OpenOffice, no te preocupes, que también vas a poder crear diccionarios personalizados y su funcionamiento es prácticamente el mismo que el que has podido ver en el enlace anterior de Word. Cuando accedas al cuadro de diálogo de Ortografía, basta con pinchar en el botón Opciones, y desde allí podrás crear tu propio diccionario, tal y como puedes ver en la siguiente imagen.
Actividad
Crea un diccionario personalizado para tu área, materia o módulo en el que incluirás, al menos, veinte palabras específicas; guárdalo y déjalo activo.
La revisión gramatical
trata de corregir los errores en la estructura de las frases. Para realizar esta corrección el procesador de textos debe trasladar a un lenguaje lógico todas las reglas que rigen la gramática castellana y, además, debe ser capaz de realizar todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho más compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto, no es de extrañar que la revisión gramátical realizada por los procesadores de textos no sea tan perfecta como la revisión ortográfica.
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Importante
Dada la complejidad de las explicaciones gramaticales que proporcionan los procesadores de textos, su uso educativo está restringido a niveles de enseñanzas medias y la decisión del uso tiene que tomarla el profesorado, una vez analizado su comportamiento. Conviene, pues, tenerla activada durante un tiempo para analizar su utilidad y su adecuación al nivel.
Has de teber en cuenta que la revisión gramatical no se activa hasta el final de la frase, una vez puesto el punto, realizando una marca de color verde en los posibles errores gramaticales.
Cuando el procesador de textos encuentra algún error gramatical muestra un cuadro de diálogo muy similar al que muestra el corrector ortográfico. En las dos imágenes siguientes puedes ver las opciones que tiene, tanto en Word como en OpenOffice Writer.
Importante
Para que OpenOffice Writer pueda reconocer los errores gramaticales es necesario instalar una extensión. Esta extensión la puedes encontrar en el siguiente enlace:
División con guiones
¿No te has dado cuenta de que al trabajar con un procesador de textos siempre deja las palabras "enteras" en una línea? Aunque esta es la forma habitual de trabajar de un procesador de textos, es posible modificarla, haciendo que separe las palabras por sílabas, y estableciendo un guión al final de la misma, lo que permite que parte de la palabra se quede en la línea original y parte pase a la siguiente línea.
Para que lo veas a través de un ejemplo, fíjate en la siguiente imagen:
Como has podido comprobar hay palabras cuyas sílabas se han dividido al final de la línea. Esto es especialmente útil cuando se escribe en más de dos columnas, aunque no existe ningún inconveniente en hacerlo en cualquier documento.
En los siguientes enlaces te mostramos cómo guionar en los diferentes programas:
- Guionado en Word 2007.
- Guionado en OpenOffice Writer.
Los sinónimos
El uso de los sinónimos provoca parecidos reparos entre el profesorado que los que provoca la ortografía, sin embargo, es innegable que es una buena herramienta para adquirir vocabulario, siempre que se use con un criterio didáctico. De todos modos, la única diferencia existente entre el uso del diccionario de sinónimos tradicional y el electrónico es el formato.
La forma de usar el diccionario de sinónimos es muy sencilla, basta con poner el cursor encima de la palabra deseada, hacer click con el botón derecho del ratón y, en la lista desplegable, nos aparecerá la opción de Sinónimos, tal y como puedes ver en las figuras siguientes.
U2. El control de cambios
Imagina la siguiente situación:
Estas trabajando en una empresa y tienes que realizar un informe mensual sobre los recursos humanos. Este informe va a un consultor externo, el cual le realiza las correcciones que considera adecuadas. A su vez, este consultor envía el informe al director de recursos humanos para que éste pueda aprobar (o no) las correcciones realizadas y revise el documento para darlo por válido.
Este escenario es común a muchos procesos que se dan, incluso dentro de un Centro de enseñanza y para llevarlo a cabo se utiliza el control de cambios.
Importante
Una de las funciones más interesantes, y menos usadas en educación, es la posibilidad de realizar trabajos en grupo; la posibilidad de controlar los cambios que distintos usuarios han producido en un documento y el poder realizar comentarios o sugerencias nos ocuparán esta unidad y la siguiente.
Control de cambios en Word
Cuando varias personas revisan y modifican un documento, se pueden controlar los cambios usando una característica llamada marcas de revisión o simplemente cambios. Permiten deshacer o capturar las modificaciones de varios revisores, controlar los comentarios de cada uno de ellos... El documento original se conserva hasta el momento de aceptar o rechazar los cambios.
Fíjate en la siguiente imagen:
Como puedes comprobar, se marcan las modificaciones que se han realizado sobre el texto original. Si estos cambios se realizan en el formato, se muestran con un globo en el margen derecho.
Pero, ¿cómo se puede activar el control de cambios? Tienes que entrar en el grupo Revisar, y hacer clic en la opción Control de cambios.
Llegados a este punto solamente nos queda decidir si se aceptan o se rechazan los cambios. Para ello, hacemos click encima de la palabra o palabras sobre la que queremos trabajar y nos aparecerán las opciones de aceptar y rechazar cambios, tal y como puedes ver en la siguiente figura.
En el siguiente enlace puedes ampliar información relacionada con el control de cambios:
- Control de cambios con Word 2007.
Además, puedes acceder al siguiente videotutorial si tienes alguna duda:
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Importante
Word nos permite personalizar la forma en la que se mostrarán los cambios. Para ello debemos pinchar en el triángulo invertido que aparece en la opción Control de cambios y seleccionar Cambiar opciones de seguimiento, tal y como puedes ver en la siguiente figura:
Este te llevará al cuadro de diálogo que puedes ver en la siguiente imagen, desde el cual podrás seleccionar las opciones deseadas.
Actividad
Vas a practicar ahora con el control de cambios. Para ello, abre el archivo organizacion y lleva a cabo las siguientes tareas:
- Activa el control de cambios (acuérdate de que si trabajas en Word se realiza desde la ficha Revisar; si trabajas con OpenOffice Writer tienes que acceder al menú Editar, opción Cambios y activar Registro.).
- Elimina el primer párrafo de texto "La situación física de los ordenadores..." Observa que el texto no se ha borrado, sino que se aplica la marca seleccionada para eliminar texto.
- Ponte en el punto "4.1. Sala de ordenadores" y cambia el tipo de letra, aplicándole la letra Bookman Old Style. Comprueba que, en las líneas que soportan cambios, va apareciendo una línea vertical, que nos muestra que se ha realizado un cambio sobre esa línea.
- Pasa al punto 4.1.3. y cambia el texto "Nos conviene trazarnos unas estrategias" por "Conviene que tracemos unas estrategias". Observa aquí que se ha tachado el texto eliminado.
- Mediante arrastrar y colocar, pon el punto 4.4.1. después del punto 4.4.2.
Como has podido comprobar, cada modificación que se ha realizado sobre el documento, el procesador de textos te lo ha ido marcando.
Control de cambios en OpenOffice Writer
Cuando varias personas revisan y modifican un documento, se pueden controlar los cambios usando una característica llamada marcas de revisión o simplemente cambios. Permiten deshacer o capturar las modificaciones de varios revisores, controlar los comentarios de cada uno de ellos... El documento original se conserva hasta el momento de aceptar o rechazar los cambios.
Fíjate en la siguiente imagen:
Como puedes comprobar, se marcan las modificaciones que se han realizado sobre el texto original, indicando que se ha realizado un cambio pero no muestra qué cambio se ha realizado.
Pero, ¿cómo se puede activar el control de cambios? Tienes que entrar en el menú Editar, opción Cambios y seleccionar Registro.
Llegados a este punto solamente nos queda decidir si se aceptan o se rechazan los cambios. Para ello, hacemos click encima de la palabra o palabras sobre la que queremos trabajar y nos aparecerán las opciones de aceptar y rechazar cambios, tal y como puedes ver en la siguiente figura.
En el siguiente enlace puedes ampliar información relacionada con el control de cambios:
- Control de cambios con OpenOffice Writer.
Actividad
Vas a practicar ahora con el control de cambios. Para ello, abre el archivo organizacion y lleva a cabo las siguientes tareas:
- Activa el control de cambios (acuérdate de que si trabajas en Word se realiza desde la ficha Revisar; si trabajas con OpenOffice Writer tienes que acceder al menú Editar, opción Cambios y activar Registro.).
- Elimina el primer párrafo de texto "La situación física de los ordenadores..." Observa que el texto no se ha borrado, sino que se aplica la marca seleccionada para eliminar texto.
- Ponte en el punto "4.1. Sala de ordenadores" y cambia el tipo de letra, aplicándole la letra Bookman Old Style. Comprueba que, en las líneas que soportan cambios, va apareciendo una línea vertical, que nos muestra que se ha realizado un cambio sobre esa línea.
- Pasa al punto 4.1.3. y cambia el texto "Nos conviene trazarnos unas estrategias" por "Conviene que tracemos unas estrategias". Observa aquí que se ha tachado el texto eliminado.
- Mediante arrastrar y colocar, pon el punto 4.4.1. después del punto 4.4.2.
Como has podido comprobar, cada modificación que se ha realizado sobre el documento, el procesador de textos te lo ha ido marcando.
U3. Trabajando con comentarios
Los comentarios son observaciones que introducimos al documento y que no ponemos en notas al pie; digamos que el comentario es una nota para ser vista u oída en pantalla.
Fíjate en estas dos imágenes:
Como puedes comprobar, tanto en Word como en OpenOffice Writer, los comentarios se insertan como "globos" en la parte derecha del margen. Estos comentarios no se usan sólo en el control de cambios, en cualquier documento puedes insertar comentarios interesantes para tus alumnos o hacer que ellos respondan a cuestiones planteadas o introduzcan aclaraciones al contenido mediante comentarios.
Importante
La insercción de un comentario se realiza:
- En Word 2007: Desde la ficha Revisar, opción Nuevo comentario.
- En OpenOffice Writer: Desde el menú Insertar, opción Comentario.
Para modificar el texto escrito en el comentario basta con posicionarse dentro del globo y modificar el texto.
Para eliminar un comentario, colocamos el puntero del ratón dentro del mismo, hacemos click con el botón derecho del ratón y tendremos la opción de eliminarlo, tal y como puedes observar en las siguientes imágenes.
Ampliación de contenidos
Para saber más
A continuación te presentamos algunas páginas Web donde puedes ampliar algunos de los contenidos estudiados: