Crear el fichero CSV es fácil con csv.aeducar.es

Con el objetivo de facilitar esta tarea, desde CATEDU se ha creado la aplicación web csv.aeducar.es que genera automáticamente un csv a partir de un fichero descargable de GIR y SIGAD.

En la misma página de inicio de esta aplicación web encontraremos un vídeo explicativo Jesús López de Leyva, creador de esta utilidad, nos explica con mucho detalle cómo proceder para generar el fichero CSV y su subida posterior a la plataforma. Veréis que el vídeo está hecho con la versión previa de Aeducar, pero no hay pérdida ya que las opciones de administración del sitio para la gestión de usuarios siguen siendo las mismas. Básicamente cambian sólo los colores.

Nos fijamos que en la zona de la izquierda tenemos un desplegable para elegir diferentes tipos de usuarios y en función del que elijamos, aparecerán las indicaciones para la descarga del fichero que necesitamos bien de GIR o bien desde SIGAD.

Recordad que es muy importante no editar los datos descargados de GIR o SIGAD antes de subirlos a esta aplicación.

Si al final hemos optado por trabajar con cohortes, marcaremos la checkbox de emplear cohortes para que incorpore esa columna en el fichero csv que se va a generar.

Entre los campos a completar para usuarios:

username: nombre de usuario. Debe ser único y no podrá haber dos personas con el mismo username en la plataforma. Usaremos el NIF para los docentes. La aplicación csv.aeducar.es construye los nombres de usuario de los estudiantes concatenando: (primera letra del nombre)+(tres primeras letras del primer apellido)+(cuatro ultimas cifras del número GIR).
password: campo que permite asignar contraseña a cada usuario en el momento de la carga de este archivo. Asignaremos de inicio changeme (por ejemplo) y en la subida del archivo indicaremos que se fuerce al cambio de contraseña tras el primer acceso.
firstname: nombre de la persona.
lastname: apellidos.
email: dirección de correo electrónico. En este momento csv.aeducar.es les asigna el siguiente correo "alumnado@education.catedu.es" que está configurado para ignorar los correo entrante En la subida del csv deberá elegirse que NO se previene la duplicación de mail para que puedan tener el mismo mail diferentes usuarios. Este correo electrónico puede editarse por parte de cada usuario en su perfil para una mejor recepción de notificaciones.
cohort1: Nombre de la cohorte de la que forma parte ese usuario. csv.aeducar.es asigna a este campo el nombre que tiene en GIR/SIGAD el grupo del que forma parte el estudiante, por ejemplo 1ª primaria A. Una cohorte es un conjunto de diferentes usuarios. Las cohortes permiten una matriculación eficiente en los cursos.
course1: nombre corto de un curso en el que queremos que participe. Los cursos deberán existir previamente. Esto matricularía el participante en ese curso con el rol indicado en el campo "role 1". Creemos más recomendable la matriculación por cohortes.
role1: es un campo opcional, para poder especificar el rol con el que se matricula en ese curso (student, editingteacher). Si no usamos este campo, por defecto se matricularán como estudiantes. Creemos más recomendable la matriculación por cohortes.
course2: nombre corto de otro curso en el que va a participar.
role2: rol con el que matricula en este segundo curso
repetimos las columnas courseN roleN tantas veces como en cursos se vaya a matricular a esa persona.

Una vez hayamos preparado este fichero CSV, la carga de los usuarios es un proceso muy sencillo. Iremos a la opción Subir Usuarios y solo tendremos que seleccionar nuestro fichero CSV y cargarlo.

Nos aseguramos que como Delimitador CSV hemos elegido la coma (,) y que vamos a previsualizar un número de filas antes de que se proceda a la carga.

Errores mas frecuentes al subir el csv.

Si el delimitador csv no está bien seleccionado aparece un mensaje de error sobre las columnas presentes en el csv.

En caso de que no se vean bien algunos nombres, por ejemplo las tildes o las eñes, puede ser debido al formato de codificación del csv. Probar UTF-8 o Windows-1252

Después pulsamos Subir usuarios.

Algunas consideraciones a tener en cuenta con los ficheros CSV

Como hemos comentado, un fichero CSV es un fichero de texto plano que se compone de una serie de registros (filas) y cada registro se compone de una serie de campos (columnas).
Esta estructura de filas y columnas hace que sea posible abrirlo y editarlo fácilmente con un programa para hojas de cálculo (Calc, Excel, o las hojas de cálculo de Google Drive por ejemplo).
Como es un texto plano, es necesario utilizar un carácter que haga las funciones de delimitador, es decir, que separe los campos de un registro.

Aquí es donde podríamos encontrarnos algún problema: el delimitador o separador definido en la plantilla CSV que se enviará a los centro es la coma. Por eso indicamos que se seleccione la coma en los ajustes de subida del fichero CSV.

Es posible que, dependiendo con qué programa se edite ese fichero, al guardarlo aplique otro delimitador diferente, como el punto y coma. En ese caso, probad a abrirlo de nuevo y en las opciones de guardar fijaros bien cuál es el delimitador o separador que se usa. También es conveniente no utilizar caracteres especiales como la ñ o las tildes.

Nos llevará a la página de previsualización donde además de ver el listado de usuarios a cargar, debajo de este listado nos aparecerá una serie de configuraciones donde deberemos dejar los siguientes valores en los siguientes ajustes antes de pulsar Subir archivo:

Tipo de subida. Al seleccionar "Agregar nuevos y actualizar usuarios existentes" conseguimos crear los nuevos usuarios para los nuevos estudiantes y docentes del centro y conseguimos también asignar las nuevas cohortes a los usuarios existentes para su matriculación en el presente curso.

Contraseña de nuevo usuario: campo requerido en el archivo. Con esto, a los nuevos usuarios se les creará la cuenta con la contraseña "changeme" y al resto se les dejará su antigua contraseña salvo que seleccionemos lo contrario en los siguientes desplegables.

Detalles de usuario existente: Si seleccionamos "sobreescribir con valores de archivo" podríamos modificar nombres, apellidos y email de los usuarios existentes. También se volvería posible resetear todas las contraseñas pues al seleccionar esta opción nos aparece un nuevo desplegable.

Contraseña de usuario existente: Si elegimos actualizar, podemos resetear todas las contraseñas del centro a un valor= al indicado en el csv.

Estandarizar nombre de usuario: No

Prevenir duplicados de dirección email: No

Una vez finalizado este proceso podremos comprobar desde Administración del sitio >> Usuarios >> Examinar lista de usuarios que se han incorporado correctamente en nuestra plataforma Aeducar.