Documentación y datos digitales

Papeles y datos digitales

• La información digital ocupa menos espacio, pero depende de la vida útil del soporte donde esté almacenada. Los papeles suelen durar más tiempo y, en muchos casos, es necesario conservar los originales, sobre todo en documentación que legalmente debemos conservar durante un tiempo determinado, o documentos firmados. Para ambos tipos de soporte, lo fundamental es que los almacenemos de forma segura y ordenada, y que las condiciones sean las adecuadas para que no se deterioren.
• El centro educativo fijará qué dispositivos pueden utilizarse y controlarlos. Por ello antes de usar ningún dispositivo personal como pendrives o discos externos o nuestros servicios en la nube personales (Dropbox, Google Drive, etc.), tendremos que preguntar al responsable. Su uso indiscriminado puede dar lugar a riesgos importantes y a fugas de información.
• Debemos asegurarnos que los soportes dónde guardamos la información se encuentran en buen estado y así no arriesgarnos a perder dicha información. Cuando seleccionamos un dispositivo de almacenamiento tenemos que conocer su vida útil para sustituirlo a tiempo y no perder la información que contiene.
• Las condiciones del entorno de los soportes donde guardamos la información resultan tan importantes como la seguridad de la información misma. Debemos procurar que se den las condiciones físicas (humedad, temperatura, etc.) adecuadas para que el soporte no se deteriore. También es importante que no esté al alcance de cualquiera y si es extraíble de no perderlo.
• Aunque reciclar está muy bien, no debemos tirar la información así sin más ya que alguien podría recuperarla. Debemos asegurarnos que la información se destruya antes de deshacernos de ella y que sea imposible su reconstrucción. Existen empresas especializadas que pueden encargarse de la destrucción segura y tendremos que llamarles cuando queramos destruir soportes con información de clientes o empleados por ejemplo.

Guía sobre el borrado seguro de la información

• Política de copias de seguridad (Backups). Tendremos presente la regla 3-2-1: Siempre se deben realizar y mantener tres copias de seguridad de los datos a respaldar. Se utilizarán al menos dos soportes distintos para realizar estas copias y uno de ellos tiene que estar siempre fuera de la empresa (en el entorno actual de trabajo, en la nube).