3.F.- Gestión de tiempo y espacios.

a) Gestión del tiempo del centro

Desde el punto de vista normativo, los tiempos del centro se regulan principalmente mediante las diferentes IIOF para cada tipología de centro educativo:

Texto refundido de IIOF de centros públicos de educación infantil y primaria (Apartado 6)
Texto refundido de IIOF de Institutos de educación secundaria obligatoria (Apartados 4 al 6)
Decreto 146/2022, de 5 de octubre, del Gobierno de Aragón, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de los Centros Públicos Integrados de enseñanzas no universitarias de la Comunidad Autónoma de Aragón.
ORDEN ECD/1150/2022, de 1 de agosto, por la que se aprueban las instrucciones de organización y funcionamiento de las Escuelas Ofciales de Idiomas de la Comunidad Autónoma de Aragón.
ORDEN ECD/854/2024, de 18 de julio, por la que se aprueban las Instrucciones que regulan la organización y el funcionamiento de los Centros Públicos de Educación de Personas Adultas de la Comunidad Autónoma de Aragón.

Además los centros educación infantil y primaria pueden acogerse a la implantación de proyectos educativos de organización de tiempos escolares, organizada por diferente normativa en función del curso en el que se inicie el proyecto.

De este modo, a la hora de gestionar el tiempo disponible en el centro, se puede diferenciar dos actuaciones: La confección de horarios en función a estas instrucciones y otras normas que regulen, por ejemplo, los periodos lectivos de cada área o asignatura, y el aprovechamiento de las horas asignadas a tareas de gestión, coordinación o reunión.

La primera suele llevar un trabajo concienzudo con el objetivo de aprovechar al máximo las horas lectivas con las que dota la Administración a cada centro en función de las instrucciones de cupo para cada curso. Del mismo modo, la segunda debería planificarse y otorgarle el mismo protagonismo, puesto que se suele disponer de poco tiempo complementario para la realización de muchas tareas. Para la gestión del tiempo complementario, es necesario atender a lo siguiente:

Es conveniente que todas las semanas se dote de, al menos, una hora de trabajo personal al profesorado fuera del horario lectivo. Cargar las semanas con reuniones de distinta índole provoca que las actuaciones docentes se resientan, la carga de trabajo en casa aumente y las reuniones acaben siendo poco efectivas por la concentración de esfuerzos. Podemos no cumplir esta consigna en periodos concretos del curso (inicio de curso, evaluaciones) pero como norma general se debe respetar.
Programar todas las semanas una reunión de actualización de la información del centro: Se debe combinar el tipo de reunión, pero para propiciar una comunicación fluida entre los integrantes del claustro, todas las semanas debe existir una reunión par trasladar y recibir información. Algunas semanas será a través de CCP, otras a través de ciclos/departamentos u otras a través de comisiones o figuras análogas, pero la comunicación entre los diferentes equipos que componen el centro debe ser semanal para su correcto funcionamiento.
Crear equipos de trabajo para decidir y diseñar actuaciones: El Claustro de profesores es el órgano competente en tomar la mayoría de decisiones grupales del centro. Sin embargo, es mucho más efectivo crear equipos de trabajo con dotación horaria complementaria propia para gestionar diversas actuaciones del centro y que en el claustro únicamente se informe, puntualice y se resuelvan dudas. Intentar diseñar actuaciones con equipos de más de 10 personas es muy difícil y consume una gran cantidad de tiempo y recursos emocionales, por lo que se debe a evitar.

Por otro lado, en cuanto a la planificación de las reuniones convocadas por el Equipo Directivo, el éxito de cualquier reunión depende de la preparación previa y la habilidad del coordinador para dirigirla. Nunca se debería convocar una reunión que no tenga previamente preparada. Para ello, se propone seguir las siguientes fases:

Preparación previa:

Recogida de información sobre el tema de forma clara y resumida, alternativas de solución, ventajas e inconvenientes. Documento.
Conocer a los asistentes. Ver a quién afecta (claustro, ciclo, departamento, nivel, equipo…). Prever sus posibles puntos de vista y adelantar alternativas.
Fijar los objetivos. Trasmitir información, alcanzar acuerdos, generar debate,…
Preparar la discusión. Preparar la información, las preguntas, establecimiento de tiempos y procedimiento.

Coordinación de la reunión:

Presentación clara y concisa del tema.
Conducir la discusión: Animar a dar la opinión, manteniendo siempre centrado el tema. Saber dar por zanjado un punto de la reunión para pasar al siguiente.
Conseguir resultados: Resumir las aportaciones y formular conclusiones finales. No es oportuno imponer las soluciones, pero sí que la reunión se cierre con acuerdos positivos.
Cuidar las cuestiones formales. Espacios adecuados, materiales preparados, ambiente cordial y abierto a cualquier opinión, control del ritmo de la discusión fijando tiempos de intervención.

Como un formato de reunión inicial, se propone el de las Reuniones de puesta al día o status update meeting. El objetivo de estas reuniones es que todos los miembros del equipo estén al día de los avances, dificultades, modificaciones y actualizaciones del proyecto común a tratar. Para que sean efectivas, es importante disponer de un archivo en el que se vayan anotando las fases y metas alcanzadas. A continuación, se expone un modelo de acta de la reunión de puesta al día:

Fecha	Momento actual	Dificultades encontradas	Próximos pasos

Nº de reunión

Aspecto a tratar en la reunión		Modificaciones/ Propuestas de mejora

Gestión del tiempo individual

Además de la gestión del tiempo grupal y de las reuniones, es importante aprender a gestionar las horas de despacho para que sean lo más efectivas posibles. Existen principios para la utilización del tiempo y ladrones de tiempo. Conocer qué dicen los expertos nos puede facilitar el aprendizaje para mejorar el manejo que hacemos de nuestro tiempo:

Principio de distribución o de delegación. “Los gestores con acumulación de trabajo dirigen mal” (Reinhard Mohn). Al ser un recurso limitado es imprescindible realizar una buena distribución de tareas, saber delegar y tener confianza. Se ha de empezar primero dentro del mismo equipo directivo, pero no en exclusiva, hay que generar una red de responsables de tareas o áreas, empezando por las estructuras legalmente creadas y generando aquellas que sean necesarias según los proyectos puestos en marcha.
Principio de priorización. La escasez de este recurso hace necesaria una buena selección de las tareas a las que vamos a dedicar nuestro tiempo, empezando por lo que realmente es importante.
Principio de planificación y control. Aquello sobre lo que no tenemos un plan establecido y un control de lo que ocurre puede derivar por caminos inesperados. Es tan importante nuestro tiempo que no podemos empezar una jornada sin tener una previsión de tareas. Ya se encargarán las incidencias diarias de modificarnos el plan, pero sin plan estaremos en manos del azar diario y perderemos el control de nuestros objetivos.
Principio de globalización. Hay que ser consciente que cualquier acción que planifiquemos y ejecute alguien dentro del centro educativo va a requerir de su tiempo, pero además afectará en cadena al tiempo de los demás. Hay que ser cuidadoso en el momento de planificar.
Principio de clasificación. Muchas tareas están relacionadas. Agruparlas por temas facilitan su gestión y ahorran tiempo.
Principio de simplificación. Antes de empezar una tarea preguntarse por su utilidad, tener a mano todo lo que se va a necesitar, dividir la tarea en pequeños bloques y comprobar lo que tenemos previamente.
Ladrones del tiempo son aquellas actividades que consumen gran parte del tiempo de nuestras tareas y nos interrumpen con frecuencia. Los solemos conocer, pero no hacemos nada contra ellas por falta de pruebas. Son muchos y muy variados y no actúan igual en todas las personas por lo que es preciso hacer un análisis de cuales son y buscar estrategias. Algunos de estos ladrones pueden ser: exceso de reuniones, dominio de lo urgente, llamadas telefónicas y falta de filtro, visitas no planificadas o inoportunas, errores de terceros, tendencia a las relaciones sociales, incapacidad para decir no, desorden, posponer como principio, falta de planificación, puertas abiertas permanentes, falta de objetivos, falta de información, falta de estructura, desconfianza, falta de delegación.

c) Gestión de espacios.

Para tratar este tema, os dejamos las reflexiones de Juan Francisco Álvarez acerca de los espacios en el centro educativo, reflexiones que se pueden completar con esta entrada en su blog.

"Os habéis preguntado alguna vez ¿cuál sería vuestro centro ideal? o mejor incluso, ¿habéis preguntado a vuestros alumnos, a los padres, a vuestros compañeros de trabajo, a toda la comunidad educativa cómo sería su centro ideal?"

Son preguntas que vienen muy bien tanto a equipos directivos como a profesores para conocer cómo queremos que sean nuestros centros, nuestras aulas, nuestro trabajo.

Una gran mayoría de los implicados, tanto profesores como alumnos, pasamos más horas en nuestros centros escolares que en nuestras propias casas. Y dedicamos más horas al proceso de enseñanza-aprendizaje que a cualquier otra actividad. Está claro que se da un aprendizaje más eficaz, cuando este se consigue en unas condiciones de estar a gusto, de encontrarse cómodo, de estar viviendo y experimentando en primera persona ese cambio en nuestra persona. Actualmente, y cada vez en mayor medida, en la educación estamos comprobando como las metodologías activas cada vez cuentan con más adeptos. Aprender haciendo, por proyectos, con juegos, con clases invertidas, etc.; estamos cambiando la metodología en el aula, y ello exige que también realicemos cambios en los espacios y el mobiliario de nuestros centros.

De ahí la importancia a que nuestros centros, nuestras aulas, sean lugares donde nos encontremos cómodos, donde podamos aprender a gusto, sintiéndonos como en nuestra propia casa o mejor, en aquel lugar del que no nos importaría quedarnos las horas que fuesen necesarias y donde éstas pasasen volando.

En esta ocasión, estoy hablando de espacios y mobiliario, un aspecto al que pocas veces le damos importancia, pero que pienso que es trascendental para el buen desempeño y una eficaz consecución de cualquier proceso de enseñanza aprendizaje.

Hay que considerar la necesidad de un replanteamiento de espacios y mobiliario en las aulas.

Yo, particularmente, sueño con aulas diáfanas, grandes, para dar cabida a dos de las habituales clases de 25-30 alumnos, es decir, clases con hasta 60 alumnos, y en las que pudiesen estar atendidos, orientados y guiados por tres o hasta cuatro profesores. En este espacio habría cabida para una zona con mesas grupales (para hasta 5 alumnos) orientadas hacia una pantalla para posibles proyecciones. En otra zona de la sala habría un pequeño estudio cerrado donde poder realizar grabaciones de vídeo, de audio, etc., a modo de estudio. Y dos espacios más, uno a modo de anfiteatro, donde poder realizar las exposiciones o difusiones de los proyectos que se realizasen por los alumnos, y otro, a modo de rincón donde pensar, crear, invernadero o incubadora de ideas (posiblemente con sofás, butacas cómodas o en su defecto, un espacio con moqueta en el que poder sentarse o estirarse libremente en el suelo). Las paredes contarían con pizarras, así como las paredes intermedias o separantes, que serían de metacrilato que posibilitase el poder escribir y borrar en ellas.

Claro, por soñar, que no quede. Pero la realidad de nuestros centros es muy diferente y difícilmente podríamos adaptar los espacios actuales a estas exigencias que propongo. De ahí, que ante el reto, siempre busque opciones que pueda superar. La creatividad, la inventiva, el repensar los espacios, las acciones, hacen, por qué no, que piense en salir del aula y permitir que mis alumnos o yo mismo, busquemos en el centro o fuera de él, aquellos espacios que mejor se adapten a nuestras exigencias del momento. Un rincón para pensar bien puede ser debajo de una escalera, o en una esquina del patio. Un estudio donde grabar audio o vídeo bien pueden ser la biblioteca o cualquier despacho. Encontrar mesas para trabajo cooperativo y/o en grupo, bien puede adaptarse el laboratorio o un aula de tecnología que tengan mesas grupales.

Otras opciones pasan por trasladar toda la clase a un parque cercano al centro (en mi caso tengo uno que tiene hasta anfiteatro para las exposiciones), o bien quitar puertas entre clases que se encuentren pegadas entre sí facilitando que se pueda trabajar con las dos a la vez, sin distinción entre ellas y con varios profesores, y así un largo etc. de posibilidades. Si por otro lado, conseguimos aulas que atiendan a nuestras necesidades y exigencias, el siguiente paso a dar es el mobiliario.

No podemos seguir dotando nuestras aulas con las mesas individuales de ese color verde feo o con las filas de mesas atornilladas al suelo que aun hoy se siguen poniendo en las aulas de nueva creación de muchas universidades. Los centros, los alumnos, la educación, están pidiendo a gritos otro tipo de mobiliario. Más de acorde con las metodologías que se están utilizando, cada vez más, en nuestras aulas. Más de acorde con la creación de ambientes más cercanos, más empatizantes con el quehacer de los alumnos y profesores, y que estos puedan sentirse más a gusto, sentirse cómodos, pues sólo así conseguiremos resultados positivos.

Por supuesto, habría que seguir hablando de los pequeños detalles y complementos a añadir en estos espacios o a acompañar al mobiliario: enchufes o regletas (su número y situación estratégica en el aula), taquillas dentro o fuera de la clase, luces y lámparas (la iluminación es un aspecto primordial y que no se debe descuidar en cualquier aula), armarios, estanterías, el color de las paredes, el tamaño y distribución de las ventanas, y un largo etc.
Y sí el espacio real se te queda corto, siempre puedes optar por crear tu propia clase virtual en cualquiera de las plataformas de realidad virtual que tenemos a nuestro alcance."