Herramientas de autor para la comunicación organizativa: el correo electrónico

Como hemos recalcado anteriormente, nuestras comunicaciones a través del correo electrónico pueden ser en cualquier idioma en el que nos sintamos cómodos, permitiendo a los docentes el poder mantener conversaciones en distintos idiomas sin necesidad de variar de plataforma.

A continuación proponemos una serie de usos que pueden ser muy útiles para nuestro uso del correo electrónico como herramienta de comunicación tanto con las instituciones, como con las familias o el alumnado.

El correo electrónico

El correo electrónico se ha posicionado como uno de los medios más utilizados en comunicaciones oficiales. Esto es debido a su inmediatez, así como a la información que arroja, ya que deja constancia de emisor, receptor así como de hora del envío, obteniendo carácter probatorio a la hora de realizar solicitudes o alegaciones dentro de plazos.
Además es más sostenible, permite abaratar costes y ahorrar tiempo dadas las múltiples opciones que nos permiten los actuales gestores de correo electrónico y que vamos a ver a continuación.

Generar un grupo de envío

Los actuales gestores de correo, nos permiten generar distintos grupos de correo para que enviar notificaciones grupales sea más sencillo y rápido. Podemos crear tantos grupos como queramos incluyendo en ellos las direcciones de los contactos, tanto para la comunicación entre docentes del centro, como para las familias del alumnado o proveedores de servicios externos.

Idea de uso:
Podemos crear distintos grupos de envío. Uno de ellos llamado "claustro", que incluya a todos los docentes. Otros que se llamen "primer ciclo", "segundo ciclo", "tercer ciclo", con los docentes inscritos en esos ciclos, otro de "coordinadores/jefes de departamento" para enviarles convocatorias a CCP, y también podemos crear distintos grupos con las direcciones de las familias organizadas según su clase "primero primaria", "Segundo de Bachillerato" "infantil 3 años"...

Youtube. GRUPOS DE CONTACTO PARA ENVÍOS MASIVOS GMAIL. de Sergio García

Youtube. ¿Como Crear Contactos y Grupos en Outlook? de Tec Innova

Programar un envío

Pese a tratarse de comunicación asíncrona, hemos de ser conscientes del derecho a la desconexión digital de familias y compañeros, no obstante, no siempre disponemos de tiempo para enviar correos electrónicos en horas apropiadas. Es en este punto donde el programar envíos se vuelve una herramienta muy útil ya que nos permite decirle al gestor qué día y a qué hora queremos que el e-mail sea enviado.

Youtube. Cómo programar un correo en Gmail de ComputerHoy.com

Youtube. Programar envio correo outlook web de Educacyl Portal de Educación.

Envío con copia oculta

Como ya hemos visto, los grupos de envío nos ahorran mucho tiempo a la hora de enviar e-mails a grupos numerosos, pero hemos de ser sensibles y precavidos con la ley de protección de datos y el derecho a la intimidad de los usuarios. Para ello, veremos a continuación como enviar un e-mail con copia oculta, de modo que el receptor no sea consciente de todas las direcciones a las que ha sido reenviado ese e-mail.

Youtube Enviar correos en copia oculta - Outlook CCO de Tecnología Uncomo

Firma automatizada

Finalmente, tanto para evitarnos un trámite rutinario como para proyectar una imagen de seriedad, podemos predeterminar una firma que aparecerá, por defecto, cada vez que enviemos un e-mail. Esta firma puede estar formada por texto, por un archivo de imagen o incluso incluir hipervínculos.

Youtube. Tutorial FIRMA GMAIL 🖊 2021 | Español | Cómo Añadir una Firma a tus Emails en Gmail de EducaTIC

Youtube. Como añadir FIRMA personalizada en Outlook web de mistrucos

Otras formas de comunicación:
En el apartado anterior, hemos visto los gestores de correo ya que pueden ser la herramienta más utilizada para estos cauces, no obstante, cada centro establece su propio plan de comunicación y la herramienta que va a utilizar, que puede ser desde un gestor de correo hasta el que incorporan los actuales entornos virtuales de aprendizaje (EVA) como pueden ser Aeducar o Classroom o apps como TokApp School, Dinantia, ClassDojo o Slack.