¿Cómo podemos matricular alumnado y profesorado de forma masiva?

Creación de Fichero CSV

Una vez tenemos creada la estructura de cursos de nuestro centro, la persona encargada de la gestión de Aeducar en el centro llevará a cabo dos operaciones:

1. Dar acceso tanto al alumnado, como al profesorado, y como a las familias que vayan a utilizar Aeducar. Para ello se les creará una cuenta de usuario.
   
2. Asociar o vincular cada una de estas personas a los espacios o cursos dentro de Aeducar donde van a interactuar. Es la matriculación de participantes en los cursos correspondientes. En esta matriculación se les asignará el perfil o rol que corresponda (student/editingteacher) para cada curso. 
   

Ambas operaciones podremos realizarlas a la vez y para un elevado número de participantes al mismo tiempo mediante el uso de un fichero CSV con los datos de todas las personas que van a ser incorporadas a nuestro Aeducar.

Un fichero CSV podemos abrirlo con un programa de hojas de cálculo y veremos que en cada columna contiene los campos de la información requerida por la plataforma (ver campos posibles) y en cada fila los valores para esos campos de cada una de las personas a para las que crear cuenta y matricular en los cursos que requiera. 

Veamos el siguiente ejemplo de fichero CSV de usuarios:

En la primera fila tenemos los datos que generarán la cuenta profesociales y a la vez la matriculará con perfil de profesor en los cursos de sociales de sexto y en la tutoría de sexto y a esa misma persona la matriculará en el curso claustro con perfil de estudiante (En ese espacio/curso NO tendrá permisos de edición, será para consultar la información que desde el centro proporcionen a todo el claustro).

En las demás filas tenemos los datos de varias personas que se les va a matricular en los cursos de sociales, matemáticas y lengua de sexto, en cada uno de ellos con perfil de estudiante.

Una vez creado el fichero CSV lo subiremos a la plataforma (como indicamos más adelante) y ya habremos concluido la tarea.

¡¡No crees todavía el fichero CSV!!  Un poco más abajo te presentamos una utilidad que va a facilitarte mucho esta tarea.

Concepto de COHORTE

Para los centros en los que el mismo conjunto (cohorte) de personas participa en los mismos cursos, nos resultará muy cómodo utilizar el concepto de cohorte.  No está recomendado para la etapa de Secundaria, donde la variedad de optativas impiden que sea estable el conjunto de personas que participa en cada materia.

La idea es vincular a cada persona a un conjunto (cohorte) para luego vincular esa cohorte con las materias que vayan a cursar. 

Vemos ahora el ejemplo de antes utilizando cohortes: 

El fichero CSV queda más sencillo aunque nos quedará asociar la cohorte sextoA a las distintas materias que vayan a cursar. Esa asociación puede ser de dos maneras:

1. Mediante matriculación manual: cada profesor/a (o la persona gestora, si se prefiere) matricula en su curso la cohorte correspondiente. En la siguiente página se explica cómo matricular manualmente enlace.
   
2. Mediante sincronización de cohorte: La persona gestora puede definir el vínculo curso-cohorte para que sea permanente. Si se opta por esta opción cada septiembre, cuando haya que realizar la matriculación del nuevo alumnado, la tarea consistirá en "vaciar" las cohortes y asignar el nuevo alumnado a la cohorte. 

La sincronización de cohortes impredirá el reinicio de cursos de forma masiva. Obligará a vaciar manualmente cada cohorte, o bien eliminar directamente las cohortes y volverlas a crear, lo que se prefiera. 

Si vamos a indicar cohortes en el fichero CSV, NO es necesario crearlas previamente ya que si no existen Aeducar las creará en el momento de subir el fichero. Si más adelante queremos consultar estas cohortes para añadir o quitar algún miembro lo haremos desde:

Facilitando esta tarea de creación del fichero CSV de carga de usuarios.

Con el objetivo de facilitar esta tarea, desde CATEDU se ha creado la aplicación web csv.aeducar.es que genera automáticamente un csv a partir de un fichero descargable de GIR y SIGAD.

Las instrucciones de uso de esa aplicación varían en función del tipo de carga de usuarios, que se selecciona en el desplegable de la columna izquierda. Verás que los vídeos se crearon con la versión anterior de Aeducar, pero no impide la comprensión del procedimiento.

Si al final hemos optado por trabajar con cohortes, marcaremos la checkbox de emplear cohortes para que incorpore esa columna en el fichero csv que se va a generar.

Entre los campos a completar para usuarios:

• username: nombre de usuario. Debe ser único y no podrá haber dos personas con el mismo username en la plataforma. Usaremos el NIF para los docentes. La aplicación csv.aeducar.es construye los nombres de usuario de los estudiantes concatenando: (primera letra del nombre)+(tres primeras letras del primer apellido)+(cuatro ultimas cifras del número GIR).

• password: campo que permite asignar contraseña a cada usuario en el momento de la carga de este archivo. Asignaremos de inicio changeme (por ejemplo) y en la subida del archivo indicaremos que se fuerce al cambio de contraseña tras el primer acceso. 

• firstname: nombre de la persona.

• lastname: apellidos.

• email: dirección de correo electrónico. En este momento csv.aeducar.es les asigna el siguiente correo "alumnado@education.catedu.es" que está configurado para ignorar los correo entrante En la subida del csv deberá elegirse que NO se previene la duplicación de mail para que puedan tener el mismo mail diferentes usuarios. Este correo electrónico puede editarse por parte de cada usuario en su perfil para una mejor recepción de notificaciones.

• cohort1:  Nombre de la cohorte de la que forma parte ese usuario. csv.aeducar.es asigna a este campo el nombre que tiene en GIR/SIGAD el grupo del que forma parte el estudiante, por ejemplo 1ª primaria A. Una cohorte es un conjunto de diferentes usuarios. Las cohortes permiten una matriculación eficiente en los cursos.
  

• course1: nombre corto de un curso en el que queremos que participe. Los cursos deberán existir previamente. Esto matricularía el participante en ese curso con el rol indicado en el campo "role 1". Creemos más recomendable la matriculación por cohortes.

• role1: es un campo opcional, para poder especificar el rol con el que se matricula en ese curso (student, editingteacher). Si no usamos este campo, por defecto se matricularán como estudiantes. Creemos más recomendable la matriculación por cohortes.

• course2: nombre corto de otro curso en el que va a participar.

• role2: rol con el que matricula en este segundo curso

• repetimos las columnas courseN roleN tantas veces como en cursos se vaya a matricular a esa persona.

Una vez hayamos preparado este fichero CSV, la carga de los usuarios es un proceso muy sencillo. Iremos a la opción Subir Usuarios y solo tendremos que seleccionar nuestro fichero CSV y cargarlo. 

Nos aseguramos que como Delimitador CSV  hemos elegido la coma (,) y que vamos a previsualizar un número de filas antes de que se proceda a la carga. 

Errores mas frecuentes al subir el csv.

Si el delimitador csv no está bien seleccionado aparece un mensaje de error sobre las columnas presentes en el csv.

En caso de que no se vean bien algunos nombres, por ejemplo las tildes o las eñes, puede ser debido al formato de codificación  del csv. Probar UTF-8 o Windows-1252

Después pulsamos Subir usuarios.

Algunas consideraciones a tener en cuenta con los ficheros CSV

• Como hemos comentado, un fichero CSV es un fichero de texto plano que se compone de una serie de registros (filas) y cada registro se compone de una serie de campos (columnas).

• Esta estructura de filas y columnas hace que sea posible abrirlo y editarlo fácilmente con un programa para hojas de cálculo (Calc, Excel, o las hojas de cálculo de Google Drive por ejemplo).

• Como es un texto plano, es necesario utilizar un carácter que haga las funciones de delimitador, es decir, que separe los campos de un registro.

Aquí es donde podríamos encontrarnos algún problema: el delimitador o separador definido en la plantilla CSV que se enviará a los centro es la coma. Por eso indicamos que se seleccione la coma en los ajustes de subida del fichero CSV.

Es posible que, dependiendo con qué programa se edite ese fichero, al guardarlo aplique otro delimitador diferente, como el punto y coma. En ese caso, probad a abrirlo de nuevo y en las opciones de guardar fijaros bien cuál es el delimitador o separador que se usa. También es conveniente no utilizar caracteres especiales como la ñ o las tildes.

Nos llevará a la página de previsualización donde además de ver el listado de usuarios a cargar, debajo de este listado nos aparecerá una serie de configuraciones donde deberemos dejar los siguientes valores en los siguientes ajustes antes de pulsar Subir archivo:

Tipo de subida. Al seleccionar "Agregar nuevos y actualizar usuarios existentes" conseguimos crear los nuevos usuarios para los nuevos estudiantes y docentes del centro y conseguimos también asignar las nuevas cohortes a los usuarios existentes para su matriculación en el presente curso.

Contraseña de nuevo usuario: campo requerido en el archivo. Con esto, a los nuevos usuarios se les creará la cuenta con la contraseña "changeme" y al resto se les dejará su antigua contraseña salvo que seleccionemos lo contrario en los siguientes desplegables.

Detalles de usuario existente: Si seleccionamos "sobreescribir con valores de archivo" podríamos modificar nombres, apellidos y email de los usuarios existentes. También se volvería posible resetear todas las contraseñas pues al seleccionar esta opción nos aparece un nuevo desplegable.

Contraseña de usuario existente: Si elegimos actualizar, podemos resetear todas las contraseñas del centro a un valor= al indicado en el csv.

Estandarizar nombre de usuario: No

Prevenir duplicados de dirección email: No

Una vez finalizado este proceso podremos comprobar desde Administración del sitio >> Usuarios >> Examinar lista de usuarios que se han incorporado correctamente en nuestra plataforma Aeducar.