Uso de fichero CSV para la creación y matriculación masiva de usuarios. Concepto de cohorte.
Creación de Fichero CSV
Una vez tenemos creada la estructura de cursos de nuestro centro, la persona encargada de la gestión de Aeducar en el centro llevará a cabo dos operaciones:
- Dar acceso tanto al alumnado, como al profesorado, y como a las familias que vayan a utilizar Aeducar. Para ello se les creará una cuenta de usuario.
- Asociar o vincular cada una de estas personas a los espacios o cursos dentro de Aeducar donde van a interactuar. Es la matriculación de participantes en los cursos correspondientes. En esta matriculación se les asignará el perfil o rol que corresponda (student/editingteacher) para cada curso.
Ambas operaciones podremos realizarlas a la vez y para un elevado número de participantes al mismo tiempo mediante el uso de un fichero CSV con los datos de todas las personas que van a ser incorporadas a nuestro Aeducar.
Un fichero CSV podemos abrirlo con un programa de hojas de cálculo y veremos que en cada columna contiene los campos de la información requerida por la plataforma (ver campos posibles) y en cada fila los valores para esos campos de cada una de las personas a para las que crear cuenta y matricular en los cursos que requiera.
Veamos el siguiente ejemplo de fichero CSV de usuarios:
En la primera fila tenemos los datos que generarán la cuenta profesociales y a la vez la matriculará con perfil de profesor en los cursos de sociales de sexto y en la tutoría de sexto y a esa misma persona la matriculará en el curso claustro con perfil de estudiante (En ese espacio/curso NO tendrá permisos de edición, será para consultar la información que desde el centro proporcionen a todo el claustro).
En las demás filas tenemos los datos de varias personas que se les va a matricular en los cursos de sociales, matemáticas y lengua de sexto, en cada uno de ellos con perfil de estudiante.
Una vez creado el fichero CSV lo subiremos a la plataforma (como indicamos más adelante) y ya habremos concluido la tarea.
¡¡No crees todavía el fichero CSV!! En la siguiente página te presentamos una utilidad que facilita mucho esta tarea.
Concepto de COHORTE
Para los centros en los que el mismo conjunto (cohorte) de personas participa en los mismos cursos, nos resultará muy cómodo utilizar el concepto de cohorte.
La idea es vincular cada persona a un conjunto (cohorte) para luego vincular esa cohorte con las materias que vayan a cursar. Una persona puede pertenecer a una o a varias cohortes.
Vemos ahora el ejemplo de antes utilizando cohortes:
El fichero CSV queda más sencillo aunque nos quedará asociar la cohorte sextoA a las distintas materias que vayan a cursar. Esa asociación puede ser de dos maneras:
- Mediante matriculación manual: cada profesor/a (o la persona gestora, si se prefiere) matricula en su curso la cohorte correspondiente. En la siguiente página se explica cómo matricular manualmente. Si aparece nuevo alumnado, habrá que matricular a éste de manera individual a posteriori en el curso, aunque lo añadamos a la cohorte.
- Mediante sincronización de cohorte: la sincronización de cohorte nos ayudará en los casos en los que la cohorte se modifica frecuentemente por la llegada de nuevo alumnado, por ejemplo. La sincronización de la cohorte nos permitirá que al añadir este nuevo alumnado a la cohorte, ya quede automáticamente matriculado en los cursos con los que estuviera sincronizada la cohorte. Para habilitar esta sincronización cada profesor/a (o la persona gestora, si se prefiere) añadirá el método de matriculación sincronizar cohorte, que establece un vínculo permanente entre la cohorte y el curso. Desde la página Participantes, elegirá Métodos de matriculación en el desplegable que aparece en la parte superior y así le llevará a la página donde añadir este método de matriculación. La sincronización de cohortes impedirá el reinicio de cursos de forma masiva.
Si vamos a indicar cohortes en el fichero CSV, NO es necesario crearlas previamente ya que si no existen Aeducar las creará en el momento de subir el fichero.
Cuando comencemos un nuevo curso escolar, será necesario eliminar las cohortes utilizadas en el curso anterior. Al volver a cargar el fichero CSV las creará de nuevo. Si no las eliminásemos antes, sumaría en cada cohorte el alumnado del curso anterior y el del actual.
Si más adelante queremos consultar estas cohortes para añadir o quitar algún miembro lo haremos desde:
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