Unidad 2. Documentos de Google Drive
En el primer apartado de este módulo ya tuvimos una toma de contacto con la interfaz. A continuación, profundizaremos en las opciones propias y más características de Documentos.
Documentos de Google es una herramienta de la suite ofimática gratuita de Google en la nube, que requiere un navegador y conexión a internet (aunque como veremos podemos trabajar sin conexión) Con Documentos de Google podrás crear tus documentos (textos oficiales -del centro, departamento, etc-, exámenes, apuntes, etcétera). Aunque esta suite ofimática no es tan potente o completa como LibreOffice Writer o Microsoft Word, pero cada vez añade más y más herramientas. Una de las últimas añadidas fue la herramienta de Marca de Agua (Insertar>Marca de agua)
Para abrir un nuevo Documento de Google desde nuestro Drive sólo debe hacer clic sobre el botón “Nuevo” y seleccionar del menú desplegable la opción Documento.
1. Primeros pasos
Configuración página Documentos de Google
Clica en Archivo - Configuración de página. En este menú podrás establecer la orientación, tamaño, color de la página y márgenes. Comienza a introducir texto como en cualquier procesador. También podrás copiar texto, cortarlo y pegarlo, pero tendrás que utilizar los atajos de teclado si no te has descargado la aplicación Documentos, que son respectivamente Ctrl+c, Ctrl+x y Ctrl+v. ¿Crees que podrías haber escrito una frase en otro sitio? Selecciónala y, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrástrala donde quieras. Dale formato a esa frase o a todo el texto si quieres utilizando los botones de la barra de herramientas.
Barra de herramientas de Documentos de Google
1.1. Un par de consejos
Da formato a tu texto: No cambies constantemente la fuente (tipo de letra). En su lugar, trata de seleccionar en cada momento el tipo de texto que estás añadiendo (Título, subtítulo, Título 1...). De esta manera tus documentos tendrán un aspecto uniforme y serán más fáciles de leer. Y si no te gustan los estilos que Documentos trae por defecto, no te preocupes, puedes crear los tuyos. Selecciona el texto que tenga el formato que quieras conservar como tipo de texto, clica en la zona derecha de la etiqueta Título, texto normal... y haz clic en la opción "Actualizar \_ para que coincida".
Asignando formato para los títulos
Añade tus fuentes: ¿Sabías que puedes añadir nuevas fuentes para usarlas en tus documentos? Cuando vayas a seleccionar la fuente que desees, en el primer campo verás la opción en “Más fuentes”. Haz clic, y selecciona la fuente que desees de entre decenas disponibles. Recuerda: Elige aquellas que vayas a utilizar, para evitar tener una lista interminable.
Imprimir
¿Tienes ya tu documento escrito? Imprímelo haciendo clic en el icono correspondiente o en “Archivo > Imprimir”. También puedes utilizar el atajo de teclado Ctrl+p. Podrás imprimir, descargar como .pdf o elegir una ubicación dentro de tu Drive o el de otra cuenta para guardarlo.
2. El menú insertar.
Merece especial atención el menú insertar y todas las posibilidades que nos ofrece. Clicando sobre él podrás insertar imágenes, enlaces, ecuaciones... y mucho más. Vayamos por partes:
2.1. Las imágenes y sus opciones.
Al insertar una imagen, Google nos ofrece múltiples opciones: subir una imagen desde tu dispositivo; hacer una foto con nuestra webcam y poder insertarla en el texto; insertar una imagen desde url (para ello debemos buscar una imagen, copiar la url y pegarla en el campo para tal fin); añadirla desde tus álbumes guardados en Google Fotos o en tu Drive o la opción de “Búsqueda en la web”, que posibilita encontrar imágenes que pueden reutilizarse con modificaciones para fines comerciales; una licencia libre de las más permisivas (Google hace el filtrado).
Por último, pero no por ello menos importante, existe una opción, relativamente nueva llamada “Explorar”, a la que accedemos a través del icono , situado en la parte inferior derecha de nuestra pantalla. Si nos posicionamos sobre este campo, nos ofrecerá la posibilidad de introducir una palabra o serie de palabras para realizar una búsqueda en tus documentos y en la web. Lo más interesante es que nos ofrece una gran variedad de resultados: links a páginas de información, imágenes (libres) y en tu Drive.
En el siguiente paso podremos incluso seleccionar el color predominante que queremos en nuestra imagen y el tipo (Cara, Fotografía, dibujo de líneas...).
Búsqueda de imagen en Documentos Opciones de edición de la imagen
Clica sobre la imagen y accede a más herramientas de gran utilidad. Echa un ojo a la imagen de la derecha para ajustar algunos parámetros de la imagen.
2.2. Si no encuentras la imagen que quieres, ¡créala tú!.
La herramienta dibujo nos abre una ventana dentro del propio documento donde crear nuestra imagen desde cero o trabajar sobre imágenes ya existentes. También nos puede servir para introducir leyendas en el pie de una imagen. Para ello, utiliza la opción de “Texto” y escribe el pie de la imagen. Es una herramienta sencilla de utilizar y que os invitamos a probar.
Dibujando en Google Docs
2.3. Sácale partido a los Caracteres especiales.
En Documentos tienes la posibilidad de utilizar caracteres de todo tipo como parte del texto. La herramienta “Caracteres especiales” (Insertar>Caracteres especiales) nos ofrece símbolos, números o caracteres árabes hasta musicales. ¿No encuentras el que quieres? Búscalo por palabra clave o dibújalo para que Google lo reconozca. A continuación te ofrecemos un ejemplo.
Caracteres especiales en Documentos de Google
2.4. Crea tu índice.
Como vimos en el punto anterior, es importante seleccionar con cuidado qué tipo de texto estás escribiendo y que ordentes correctamente los estilos del mismo. Por ejemplo:
Título 1: Título de la unidad (1)
Título 2, Título del primer apartado (1.1)
Título 3. Para una sección dentro del apartado (1.1.1)
Si has creado tu texto incluyendo estilos y adaptándolos a tu gusto en todo tu documento, podrás generar un índice de forma sencilla y automática. Sitúa el cursor en la página donde quieras que se inserte y haz clic en “Índice” (Insertar>Índice), y elige el formato que mejor se adapte a tu trabajo.
¡Eso es todo! Podrás acceder a cada apartado de tu documento clicando en el ítem del índice correspondiente.
Importante
Recomendamos utilizar la opción “Ver>Mostrar el esquema del documento” para:
Poder ver cómo quedaría el índice antes de incluirlo al inicio del documento, o allí donde deseemos incluirlo. De esta forma podemos revisar si los estilos y la numeración de las unidades o de las partes del texto están correctamente realizadas.
Nos permite navegar de forma rápida por el texto una vez tenemos, siempre que apliquemos estilos.
Generando un índice en Documentos de Google
3. El menú herramientas.
Otro menú muy potente es el de Herramientas. Desde él podremos:
Comprobar la ortografía de nuestro documento en múltiples idiomas.
Investigar sobre un concepto o nombre propio sin salir de nuestra ventana.
Buscar definiciones desde el propio documento.
Contar las páginas, palabras, caracteres y caracteres sin espacios de nuestro texto.
Dictarle a Google para que escriba por nosotros.
Traducir nuestro texto a otro idioma.
Consultar y editar ciertas sustituciones de texto, por ejemplo (C) por ©.
Consultar y editar nuestro diccionario personal.
3.1. Ortografía...
Comprobando ortografía en Documentos de Google
Repasa la ortografía de tu documento en diferentes idiomas gracias a esta sencilla herramienta. Sustituye las palabras por las propuestas por el corrector, ignora la sugerencia de corrección o -si está bien escrita- añádela a tu diccionario para que no la vuelva a dar por mala. Como cualquier otro corrector ortográfico, alguna vez puede interpretar mal una expresión. Cuantas más palabras añadamos, mejor acabará corrigiendo nuestros textos.
3.2. Explorar.
¿Quieres saber más sobre un personaje reseñado en tu texto? No pierdas el tiempo abriendo otra pestaña para iniciar una búsqueda. Selecciona el texto y haz clic en el botón derecho y, seguidamente, elige la opción en Explorar. A la derecha de la pantalla aparecerá información relacionada con tu búsqueda. Filtra además tu búsqueda por imágenes, citas o busca dentro de tus documentos personales en Drive.
3.3. Definir.
Ya seas estudiante de idiomas o un amante de tu lengua materna ávido de conocimiento, esta herramienta te va a encantar. Selecciona cualquier palabra, haz clic con el botón derecho sobre la misma y selecciona Definir. Podrás buscar en diccionarios de casi cualquier idioma.
3.4. Escritura por voz.
Para iniciar la escritura por voz, hacemos clic en “Herramientas>Escritura por voz”. Para poder utilizar esta opción deberemos permitir a nuestro navegador el acceso al micrófono (Si no lo hemos hecho anteriormente, se nos pedirá ese acceso cuando iniciemos esta herramienta). A continuación nos aparecerá una ventana emergente. Seleccionamos el idioma. Hacemos clic sobre el símbolo del micrófono y... ¡a dictar!
Importante
La mejor forma de utilizar esta herramienta es con un micrófono que capte bien el sonido. Si tu dispositivo no incluye micrófono, tendrás que hacerte con un micrófono externo.
Si tu dispositivo tiene micrófono incorporado pero tienes problemas a la hora de aplicar esta herramienta, prueba con unos auriculares con micrófono que capten bien el sonido.
Presta atención al ruido de tu entorno y al micrófono que utilizas. Es difícil que el programa haga bien su trabajo si tenemos ruido de fondo.
Necesitas un ambiente silencioso para que esta opción funcione correctamente.
Además de dictar, hay trucos para mejorar con la escritura por voz. Por ejemplo, para poner punto, decimos al final de la frase “Punto”, o “Coma”, o Punto y aparte”, etcétera. Más comandos de voz en Support.Google.
4. Complementos y combinaciones de teclas.
Añade más funcionalidades a tus Documentos de Google obteniendo complementos. Los complementos son extensiones elaboradas por terceras partes que puedes añadir, no sólo a la aplicación Documentos de tu cuenta de Google, también hay complementos específicos para Hojas de Cálculo, Formularios y Presentaciones, siendo algunas de ellas de extremada utilidad.
4.1. Añadir complemento.
Haz clic en “Complementos>Descargar complementos”. Aparecerá una ventana emergente con todos los complementos disponibles. Pasa el ratón por encima de cada una y verás una breve descripción. Si quieres más información, capturas de pantalla e incluso vídeos sobre su funcionamiento, haz clic sobre cada uno de ellos. Cuando decidas cuál deseas utilizar, añádelo a tu colección pulsando en + Gratis (casi todos son gratuitos, pero debes considerar que aún siendo gratuitos algunos requieren registro o cuentas premium).
Una vez añadido podrás acceder siempre que vayas a utilizarlo desde el menú Complementos. Desde este menú también podrás “Gestionar complementos” de tu colección, eliminando los que ya no te interesen.
Complementos de Documentos de Google
4.2. Combinaciones de teclas.
Si con el tiempo y las horas de uso te vas convirtiendo en un experto, aprovecha el potencial de los atajos de teclado. Vienen reseñados a la derecha de cada opción en los distintos menús. En sistemas operativos Windows puedes acceder a todas las combinaciones de teclas a través del menú Ayuda - Combinaciones de teclas, o también usando Ctrl+/.
Para saber más, o sólo para saber cómo usarlo con otros SO o dispositivos, puedes acudir al apartado de la ayuda de Google “Combinación de teclas para dispositivos Android, ordenadores o IOS”.
5. Colaborando en Documentos.
En un apartado anterior de este módulo vimos cómo compartir archivos en Google Drive. También puedes compartir el archivo estando ya dentro del documento. Para ello, hacemos clic en , situado en la esquina superior derecha de nuestra pantalla. El proceso de compartir es similar al descrito, tanto para introducir usuarios como dar permisos para compartir, por lo que no repetiremos el proceso. Recomendamos su consulta.
A continuación profundizaremos en las herramientas de edición colaborativa dentro de Documentos.
5.1. Comentar, sugerir y editar.
Una vez se ha compartido el documento y hemos dado los permisos pertinentes, se podrán añadir más usuarios para trabajar en el documento, añadir partes, hacer comentarios y/o sugerencias de revisión. ¿Hay un punto controvertido? Selecciona el texto o la imagen y haz clic en el icono de “Añadir comentario” o a través del menú principal “Insertar> Comentar”. Los colaboradores podrán responder a la nota que has añadido a la derecha del texto e, incluso, resolverla si procede, eliminando todos los comentarios realizados sobre el ítem en concreto.
¿Vas a realizar un cambio necesario y obvio, pero quieres contar con la aprobación del autor? Puede sugerir un cambio en la edición. Si los colaboradores están de acuerdo sólo tendrán que aceptarla y tu texto sustituirá automáticamente al anterior. Para hacer esto cambia de modo edición a modo sugerencias, selecciona el texto o la imagen en cuestión y comienza a escribir tu aportación.
Sugiriendo en Documentos de Google
Si varias personas están editando un documento al mismo tiempo, los cambios podrán verse en las pantallas de todos los colaboradores en tiempo real. El cursor coloreado identifica a cada colaborador. Podrás chatear con ellos clicando sobre sus avatares para tener una comunicación más fluida. siempre que estén accediendo al documento con su cuenta de Google..
5.2. Ver historial de revisión.
¿Alguien ha añadido material inadecuado o ha borrado algo importante de nuestro texto? No pasa nada. Accediendo al historial de revisión verás quién ha editado el documento y qué cambios ha realizado en cada momento. Podrás también restablecer el documento a una versión anterior, recuperando tu texto y la calma.
Visita el historial de revisión en “Archivo>Historial de versiones”. Una vez ahí puedes ir haciendo clic en las distintas versiones. Cuando selecciones uno, se te mostrará la opción “Restaurar esta revisión”. Si haces clic sobre el nombre de cada colaborador, aparecerán coloreadas -con el color que identifica a cada uno- las modificaciones que ha realizado en esa revisión.
5.3. Descarga, publica y comparte.
Descargando Documentos de Google
Si el documento ya está listo, puedes descargarlo en multitud de formatos e incluso publicarlo en la web mediante un enlace o embebido en tu blog. También puedes enviarlo como archivo adjunto a un mail desde la propia interfaz de Documentos. Todas estas opciones están disponibles desde el menú “Archivo”.
Y por último, ¿ves que tu compañero está editando en ese momento y quieres decirle algo? Aprovecha el chat integrado. Clica sobre el icono Icono de chat junto a los avatares de los participantes.