U1. Manual de Calidad
Comprende el conjunto de procesos que garantizan la correcta gestión y la mejora continua en la prestación del servicio de los Centros Públicos de Educación de Personas Adultas de la Comunidad Autónoma de Aragón.
Es el documento en donde, de manera detallada, se recogen los documentos y protocolos de actuación del Sistema de Gestión de Calidad. Este documento nos dice qué tenemos que hacer (procesos), con qué formatos o plantillas y cuándo, es decir, es como el manual de instrucciones del Sistema de Gestión de Calidad.
Conviene reseñar que los formatos que se reflejan en él son los mínimos, comunes para todos los CPEPA de Aragón, si bien cada CPEPA tiene libertad para disponer de aquellos formatos extra que estime necesarios. Por ejemplo, la ficha de matrícula, cuyo formato es F.2.3.2. es obligatoria para todos los centros, pero algunos centros utilizan también por organización propia del centro la Ficha de cursos cuyo formato sería F.2.3.X (proceso de prestación del servicio en relación con matrícula).
Un formato, como se ha asimilado anteriormente, sería como la plantilla que utilizamos para gestionar un proceso, dicho formato, una vez realizado el proceso (rellenar la ficha de matrícula) pasará a convertirse en un registro. Volviendo a los ejemplos anteriores, el formato F.2.3.2. Ficha de matrícula generará un registro por cada alumno matriculado y, en el supuesto de que el centro también utilice un formato para la ficha de cursos, se generará un registro por cada curso.
Observarás que en el Manual de Calidad y a lo largo de este módulo hablaremos con frecuencia de dos órganos competentes que a su vez desarrollan dos niveles de ejecución. Éstos son:
- Comité de Calidad: órgano colegiado responsable del Sistema de Gestión de Calidad general.
- Responsable de Calidad de cada CPEPA, que trabajará en estrecha colaboración con el Equipo directivo, se ocupará de la implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad en su CPEPA.
ImportanteAquí puedes bajarte el Manual de Calidad del SGC de los Centros Públicos de Educación de Personas Adultas de la Comunidad Autónoma de Aragón. Es un documento sencillo pero puede resultar un poco abstracto hasta familiarizarse con él. En las próximas unidades profundizaremos en su contenido.
Almacenamiento y difusión de formatos
El Sistema de Gestión de Calidad requiere que los formatos utilizados estén disponibles para todas aquellas personas que los puedan necesitar. Por este motivo se creó la aplicación Calidocs, aplicación informática para la gestión de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. Tiene tres zonas de acceso:
- Zona de administración general, que gestiona la administración de la aplicación: dar de alta nuevos centros y parámetros de configuración de la aplicación.
- Zona de administrador de centro, que gestiona la documentación del centro, tanto la documentación del SGC como los registros y auditorías.
- Zona de cliente de centro, que sólo da acceso a la documentación del centro, sin permisos de escritura.
En la actualidad la aplicación Calidocs es de carácter voluntario pues algunos CPEPA han optado por otros medios de almacenamiento y difusión, Calidocs sigue estando disponible pues otros CPEPA la continúan utilizando.
ImportanteCalidocs no es de uso obligatorio, muchos CPEPA utilizan otros servicios de alojamiento y difusión como Google Drive, OneDrive, Dropbox u otros. Lo que sí es imprescindible es que todas las personas que requieren un formato tengan siempre accesible la versión actualizada del mismo.