3.1. Funcionalidades de un gestor de referencias

Un gestor de referencias bibliográficas es una herramienta informática que se utiliza para crear o recopilar, organizar y exportar las referencias bibliográficas que se hayan obtenido en las búsquedas realizadas en diferentes fuentes de información, o tras la consulta directa de otros documentos.  La toma de los datos de los documentos, y la preparación de referencias en el estilo que se trate, puede llegar a ser complicada y prolija en detalles a los que hay que atender. Por ello, se han desarrollado diferentes aplicaciones que ayudan al usuario con estas tareas, faclitando al captura de datos, su gestión, y la creación de las referencias bibliográficas.

Videotutorial: Biblioteca de la Universidad de Cantabria (2020). Gestores bibliográficos.

El software para gestión de referencias bibliográficas es una herramienta clásica para la elaboración de documentos científicos y técnicos desde la década de 1980. La evolución de este software, junto a las necesidades y requerimientos que se han ido viendo en apartados anteriores, permiten trazar un panorama de las funcionalidades que deben ofrecer los gestores de referencias bibliográficas:

• Creación y captura de datos bibliográficos: debe facilitar tanto la introducción manual de los datos necesarios para crear una referencia, como la captura de éstos directamente de bases de datos y otros recursos de información disponibles a través de Internet. Esto significa que suelen ofrecer plugins o complementos que se instalan en el navegador, a través del cual se capturan datos y se pasan al gestor para su incorporación a la base de datos del usuario. Estos plugins o complementos lo que hacen es identificar en los documentos web los metadatos, y capturarlos automáticamente, con mayor o menor éxito.
  
• Gestión de datos bibliográficos: una vez introducidos, las funcionalidades de gestión deben permitir su edición y modificación, la organización de las referencias en carpetas, el etiquetado de contenidos, la obtención de listas de títulos de revista, de autores... o la creación de anotaciones sobre cada referencia (de contenido, de indicación de lectura o de relaciones con otras referencias, etc.). Una funcionalidad importante es la detección de duplicados, lo que facilita localizar y eliminar o fusionar referencias repetidas.
  
• Importación y exportación de datos: los gestores permiten el intercambio de datos de referencias usando varios formatos comunes  para ello. Los más utilizados son RIS, BibTeX y Endnote XML. Se pueden exportar o importar conjuntos de referencias entre diferentes herramientas de software usando estos ficheros, que contienen los datos etiquetados, no referencias formateadas.
  
• Gestión de documentos: los gestores de referencias permiten que a cada referencia pueda adjuntarse una copia del  original, si éste se ha encontrado en formato digital (en pdf). Además, suelen incorporar un visor o editor de pdf que permite, a su vez, anotar el contenido del pdf. Esto significa que estas herramientas dan un paso más allá convirtiéndose en instrumentos que ayudan a la elaboración y redacción de los trabajos propios del usuario.
  
• Generación de referencias: transforman los datos en referencias, en los estilos que el usuario necesite en cada momento. Los gestores trabajan con estilos definidos utilizando ficheros en formato .csl (Citation Style Language). Hay ficheros .csl para los principales estilos de referencia. De esta forma basta con tener los datos estructurados, ya que el gestor los formateará en cada estilo de manera rápida y eficaz.
  
• Integración con procesadores de texto: al igual que con los navegadores, los gestores ofrecen plugins o complementos que se integran con los procesadores de texto. Son útiles cuando se quieren integrar las referencias en el proceso de elaboración de un texto. Basta con llamar al complemento en el procesador, y éste ofrecerá las funciones necesarias para seleccionar la referencia deseada, el estilo oportuno, y lo incorporará al documento en el que esté trabajando el usuario.
• Publicación y difusión: Finalmente, los gestores también están preparados para preparar y publicar listas de referencias, en los diferentes estilos. La publicación en la actualidad no se limita a documentos de texto: es posible generar páginas web (etiquetadas en HTML), crear listas para gestores de contenidos web, y hay gestores que ofrecen cuentas en línea a través de las cuales publicar listas de referencias en la nube, llegando a la posibilidad de crear grupos de trabajo colaborativos en línea.
  

Es importante destacar que un gestor de referencias no captura o almacena referencias; lo que guarda en su base de datos son los datos o metadatos que, posteriormente y aplicando las reglas de los estilos, utilizará para formatear las referencias según las convenciones del estilo que se trate. De ahí se deduce la importancia de introducir o capturar correctamente los datos necesarios para cada documento: los gestores no pueden subsanar las carencias o vacíos en los datos con los que trabajan: eso queda para el usuario que los utiliza.